La carte corporate et la carte logée sont deux moyens de paiement dédiés aux dépenses professionnelles. Elles sont particulièrement appréciées par les entreprises pour régler les frais engagés lors des voyages d’affaires.
Cependant, ces deux cartes sont radicalement différentes… à commencer par le fait que l’une est une carte plastique et l’autre une carte dématérialisée.
Quelles sont les différences entre ces deux solutions de paiement et comment choisir la plus adaptée à votre entreprise ?
Pour répondre à ces questions, nous vous proposons un tour d’horizon des avantages, des inconvénients et des usages de chacune des deux cartes.
Les avantages et inconvénients de la carte logée
Comment fonctionne la carte logée ?
La carte logée est une carte dématérialisée et “logée” au sein d’un réseau d’agences de voyages.
Votre entreprise reçoit un numéro de carte unique, qui vous permet d’engager des dépenses auprès de vos prestataires voyages : agences de voyages, fournisseurs de voyages, self-booking tools, etc.
Vous effectuez vos réservations via le prestataire de voyages et c’est ce dernier qui règle le fournisseur final. Votre entreprise n’est facturée qu’en différé : vous recevez un relevé de facturation unique qui centralise l’ensemble des dépenses engagées sur la période, auprès de multiples fournisseurs.
En résumé, la carte logée est une solution de paiement centralisé qui transforme les multiples achats voyages en un seul paiement au regard de l’entreprise cliente.
Les avantages de la carte logée :
Ce fonctionnement est extrêmement avantageux pour l’entreprise cliente, sur bien des points : visibilité des données, simplification organisationnelle, sécurité…
1. Une visibilité optimale sur le budget voyages grâce à un reporting détaillé
La carte logée fournit un reporting fin et des données avec un niveau de détails très fin. De plus, ce rapport est intégré automatiquement dans vos outils de gestion. De cette façon, vous avez les clés en main pour optimiser votre budget voyages d’affaires.
2. La simplification et l’automatisation de vos procédures de gestion
La carte logée est une solution de paiement qui centralise principalement vos dépenses de billetterie en un seul lieu. En découle de nombreuses simplifications organisationnelles… et des économies indirectes.
Par exemple, le pilotage multifournisseurs et multi-factures est remplacé par la gestion d’un interlocuteur unique. De plus, le traitement et l’intégration des nombreuses données sont automatisés, mettant ainsi fin à des processus souvent chronophages, inutilement complexes et peu créateurs de valeur. C’est le cas notamment de :
- La saisie des factures
- Les rapprochements facture - réservation
- L’émission, le traitement et la validation des notes de frais
- L’identification et l’intégration en comptabilité de la TVA récupérable
3. La suppression du risque de fraude
L’usage de la carte logée est hautement sécurisé, car la carte est dématérialisée et acceptée uniquement au sein du réseau de partenaires. De fait, le risque de fraude est nul.
Les points d'attention de la carte logée :
L’usage de la carte logée est optimal dans un certain nombre de configurations, mais il présente des désavantages en dehors de ces dernières.
Le principal inconvénient est que la carte logée est uniquement dédiée aux dépenses réalisées via votre prestataire de voyages. Elle est idéale pour les prestations à réserver auprès des prestataires voyages, comme les billets d’avion ou les nuitées d’hôtel… En d’autres termes, elle est réservée aux achats de type billetterie principalement.
La carte logée laisse donc peu de place à l’improvisation. Elle ne sera pas utile pour régler les dépenses imprévues ou non réservables, comme des frais de carburant ou autres dépenses dites ‘nomades’.
Par ailleurs, l’offre de prestations disponibles avec la carte logée est limitée à l’offre proposée par les prestataires partenaires. A priori, cela ne devrait pas poser de grands problèmes, le réseau de prestataires voyages étant suffisamment large pour que les voyageurs d’affaires y trouvent leur compte.
Enfin, il existe une barrière à l’entrée pour mettre en place la carte logée. Elle est principalement réservée aux entreprises qui réalisent un nombre conséquent de déplacements professionnels chaque année. Si vous ne voyagez qu’occasionnellement, il existe des alternatives plus adaptées, comme la carte virtuelle.
Les avantages et inconvénients de la carte affaires
Le fonctionnement de la carte corporate :
La carte affaires, ou carte corporate, est une carte plastique nominative. Elle est adossée à un compte spécifique : celui de l’entreprise ou, plus souvent, le compte personnel de l’employé. Cela signifie que chaque voyageur d’affaires est pourvu de sa propre carte corporate pour régler ses dépenses professionnelles.
La carte corporate est acceptée pour régler n’importe quelle dépense couverte par le réseau bancaire associé. Dans le cas des cartes corporate délivrées par AirPlus, il s’agit du réseau Mastercard.
De même que la carte logée, la carte corporate dispose de son propre fichier de reporting qui recense l’ensemble des dépenses effectuées avec la carte. Vous bénéficiez d’une vue consolidée qui compile les dépenses effectuées avec chaque carte corporate.
Les avantages de la carte corporate :
Les cartes corporate ont la capacité de régler n’importe quelle dépense - ou presque - pendant un voyage d’affaires. En effet, le réseau d’acceptation des cartes corporate, comme le réseau Mastercard, est extrêmement large et couvre un très grand nombre de pays.
Les voyageurs d’affaires s’en servent pour engager les frais suivants, peu importe leur localisation :
- Frais de restauration
- Frais de taxi
- Essence et carburant
- Frais de parking
- Frais de péage
Etc.
Par conséquent, la carte corporate offre une flexibilité sans précédent. Elle est à la fois idéale pour les dépenses à engager en cours de déplacements professionnels et pour toute dépense imprévue.
Côté reporting, la carte corporate est la carte bancaire physique la plus avantageuse. La vue consolidée offre un gain de temps considérable pour centraliser les dépenses effectuées avec chaque carte bancaire professionnelle et pour comparer les dépenses de chaque voyageur d’affaires.
Avec la carte corporate, votre entreprise profite d’avantages organisationnels, grâce à l’intégration automatique des données de transactions dans vos systèmes d’informations.
Le traitement des dépenses est simplifié, à la fois pour le voyageur d’affaires et pour l’administrateur. C’est particulièrement le cas avec les notes de frais, dont l’émission est automatisé et le traitement simplifié.
- Cas de la carte corporate adossée au compte de l’employé : le nombre de lignes de notes de frais à réaliser au retour du déplacement est largement réduit.
- Cas de la carte corporate adossée au compte de l’entreprise : le voyageur d’affaires n’avance pas de frais… Il n’y a donc aucune note de frais à gérer !
Le saviez-vous ? En France, l’option favorite est la carte corporate adossée au compte du collaborateur. Cependant, il y a de nombreux avantages à privilégier le compte de l’entreprise…
Les points d'attention de la carte corporate :
La carte corporate présente son lot d’avantages, mais certains points sont à garder en tête.
Son reporting, par exemple, est meilleur que celui proposé par la carte business… Mais moins précis que le reporting de la carte logée.
- Niveau de données de la carte corporate : 1
- Niveau de données de la carte logée : 3
De même, elle est moins sécurisée qu’une carte dématérialisée. Une carte plastique est davantage exposée au risque de vol, de perte et de fraude.
Enfin, lorsque la carte corporate est adossée au compte personnel de son porteur, ce dernier doit avancer lui-même les frais professionnels engagés en déplacement. Cela n’est pas sans inconvénients :
- L’avance de trésorerie est susceptible de placer le collaborateur dans une situation d’inconfort financier en attendant le traitement des notes de frais et leur remboursement.
- L’avance de frais est facteur d’anxiété auprès des employés qui craignent de ne pas être remboursés - si par mégarde ils égarent un justificatif ou engagent une dépense non-conforme à la politique de coûts de l’entreprise.
- L’avance de frais alourdit la charge mentale de l’employé qui, en plus de sa mission principale, doit dédier du temps à la gestion des frais professionnels. Réfléchir à la conformité de chaque dépense avant de payer avec sa carte, veiller à bien conserver les justificatifs, songer à effectuer les notes de frais… autant de tâches qui demandent de l’énergie - et autant d’énergie en moins pour se concentrer sur sa mission principale.
Bilan : des usages distincts mais complémentaires
La carte logée et la carte corporate sont deux excellentes solutions pour régler les dépenses relatives aux déplacements professionnels.
Chacune offre l’opportunité de mieux gérer vos dépenses, d’intégrer le reporting dans votre système d’information, de garantir la conformité des dépenses vis-à-vis de la politique voyages, d’épargner du temps aux voyageurs d’affaires, de simplifier les procédures de gestion…
… Mais chacune à leur façon !
Mieux encore, ces deux cartes présentent des avantages et des inconvénients complémentaires :
- Techniquement, vous pouvez régler les dépenses de type billetterie, comme les transports ou les hôtels, avec une carte corporate. Cependant, la carte logée est nettement plus avantageuse pour cet usage : la qualité des données est supérieure, vous avez davantage de contrôle, de visibilité, etc.
- À l’inverse, la carte logée ne couvre pas tous les types de dépenses, ce qui fait de la carte corporate la meilleure option pour les dépenses nomades et les coûts imprévus. Même si la couverture de la carte logée s’élargit au fil des années, certaines dépenses sont impossibles à réserver via un prestataire de voyages.
Ainsi, chaque carte présente des avantages pour un usage spécifique. Leur utilisation n’est optimale que dans les conditions adéquates. Plutôt que de choisir entre carte logée et carte corporate, l’idéal est donc d’opter pour un mix de solutions de paiement.
Puisque les voyages d’affaires sont composés de plusieurs types de dépenses, choisissez :
- D’utiliser la carte logée pour les dépenses de type billetterie et les réservations en amont du voyage.
- D’utiliser la carte corporate pour rester flexible pendant le déplacement et régler les dépenses qui se présentent en cours de voyage.
Et c’est encore mieux si la carte corporate estadossée au compte de l'entreprise, pour encore plus d'optimisation!
