Der digitale Wandel verändert zunehmend auch die Zahlungslandschaften – insbesondere von Unternehmen. Aktuellen Prognosen zufolge wird der Einsatz von virtuellen Kreditkarten, die als ideale Online-Zahlungslösung gelten, bis 2024 um 30 Prozent zunehmen – und damit eine Wachstumsrate aufweisen, die jene herkömmlicher Kartenlösungen bei Weitem übertrifft.
Zugleich zeigt sich die fortschreitende Digitalisierung im Anstieg der Unternehmensausgaben für digitales Marketing, die mit einem Plus von fast 10 % deutlich über den Investitionen in traditionelle Werbemedien liegen.
Dass Unternehmen verstärkt auf virtuelle Zahlungslösungen für den Online-Marketingbedarf setzen, liegt auf der Hand: Virtuelle Kreditkarten bieten eine viel bequemere Art der Bezahlung und eignen sich bestens für die Performance-basierten Zahlungsmodelle der beliebten Werbeplattformen von Google, Facebook und LinkedIn.
Innovative Unternehmen wie die GTÜ Gesellschaft für Technische Überwachung GmbH sind ein gutes Beispiel dafür, wie auch Sie Ihre Zahlungen für digitale Werbekampagnen mit dem Einsatz von virtuellen Kreditkarten vereinfachen und rationalisieren können.
Wie virtuelle Karten bei der GTÜ zum Einsatz kommen, haben wir im Gespräch mit Nicole Müller, Koordinatorin in der Debitoren- und Kreditorenbuchhaltung bei der GTÜ, erfahren.
Ich bin Koordinatorin in der Debitoren- und Kreditorenbuchhaltung bei der GTÜ – Gesellschaft für Technische Überwachung GmbH mit Sitz in Stuttgart. Wir sind zuständig für die Sicherstellung der fachgerechten Prüfung von Kraftfahrzeugen, d. h. der Hauptuntersuchung und der Abgasuntersuchung. Bundesweit verfügen wir über rund 750 Prüfstellen und 2.500 Sachverständige, die unsere Dienstleistungen erbringen.
Seit ca. eineinhalb Jahren nutzen wir die Kreditkarten vom AirPlus im Bereich der Reisen und des Einkaufs. Im Bereich Finanzen und Controlling bin ich als Fachkoordinatorin für die Abrechnungsprozesse zuständig und habe daher viel Kontakt mit AirPlus, insbesondere bei Kreditkartenabrechnungen und Reisekostenabrechnungen.
Im Zuge der Einführung einer neuen Plattform für Reisekosten wurde uns die Verwendung einer virtuellen Kreditkarte empfohlen, um Reisekosten zentral abrechnen zu können. Wir haben uns damals für den AirPlus Company Account entschieden. Ein, zwei Monate später wurden Firmenkreditkarten für den Einkauf eingeführt – und wir haben uns entschieden, auch virtuelle Kreditkarten zu verwenden.
Zuvor haben wir eine normale Firmenkreditkarte verwendet, die bei den Lieferanten hinterlegt wurde. Wir waren jedoch nicht immer in der Lage, die Abbuchungen direkt den Abteilungen zuzuordnen, während die Ausgaben stetig zunahmen.
Wir stellten außerdem fest, dass die Zuordnung dieser Abbuchungen sehr viel Zeit in Anspruch nimmt. Deshalb entschieden wir uns, auf ein zentrales Abrechnungsverfahren umzusteigen. Und auch da die AirPlus-Abrechnung mehr Details bietet als eine herkömmliche Kreditkartenabrechnung.
Wir verwenden die virtuellen Karten, um verschiedene Dinge zu bezahlen, z. B. unsere Lieferanten oder IT-Dienstleistungen. Und vor allem hinterlegen wir unsere Multi-Use Kreditkarten bei Facebook und in unseren Google Accounts für die verschiedensten Werbeanzeigen.
Bei der GTÜ haben wir es wie folgt geregelt: Wenn eine Bestellung genehmigt wurde und der entsprechende Lieferant oder Dienstleister eine Kreditkarte benötigt, muss diese zentral beim Einkauf angefordert werden. Der Einkauf generiert dann die virtuelle Kreditkarte – und gibt diese an den Mitarbeiter zur Hinterlegung weiter – oder der Einkauf führt diese Bestellung selbst durch und erstellt die virtuelle Kreditkarte währenddessen.
Wir nutzen die zusätzlichen Datenfelder bei der Erstellung der Karte. Wir geben zum Beispiel unsere interne Auftragsnummer ein. So wissen wir genau, wann die Abbuchung erfolgt ist und welche Abteilung und welcher Mitarbeiter die Abbuchung veranlasst hat. Wenn die Rechnungen nicht verfügbar sind, können wir die Mitarbeiter direkt fragen und sie können uns die Rechnung schicken.
Am Anfang mussten wir jede neue Kreditkarte in sämtlichen Konten hinterlegen, alles umstellen und unseren Mitarbeitern den neuen Zahlungsprozess erklären. Allerdings wurden wir hierbei von AirPlus sehr gut unterstützt. Wir hatten einen direkten Ansprechpartner, mit dem wir uns in Verbindung setzen konnten. Uns wurden die Funktion des Portals erklärt und wir konnten die Abläufe besser verstehen.
Mittlerweile können wir dank dem neuen Procurement-Portal die Profile und Sicherheitseinstellungen noch besser und einfacher einstellen. Dort erstellen wir auch die virtuellen Kreditkarten und können jede Transaktion nachvollziehen sowie die Kontoauszüge digital herunterladen.
Virtuelle Kreditkarten sind sicherer als die regulären, weil die Kreditkartennummer generiert wird und nur einmal beim Lieferanten verwendet werden kann. Wir können die Abbuchungen dann direkt zuordnen, indem wir die zusätzlichen Felder nutzen – in unserem Fall die Bestellnummer. Wir haben einen direkten Ansprechpartner im Unternehmen, der uns die Rechnung zur Verfügung stellt – und so haben wir keine offenen Posten mehr.
Neben der Buchhaltung profitiert auch der Einkauf. Eigentlich alle GTÜ-Mitarbeiter, wie ich finde. Wir haben jetzt die Prozesse klar definiert und die Ansprechpartner bestimmt, die die virtuellen Kreditkarten erstellen dürfen. Und die Mitarbeiter wissen, dass sie auch im Fall der Generierung einer virtuellen Kreditkarte weiterhin Rechnungen einreichen oder an die Buchhaltung weiterleiten müssen.
Wir bedanken uns bei Nicole Müller und bei der GTÜ für die Teilnahme an unsrem Interview!
Der GTÜ bieten virtuelle Kreditkarten eine passende Zahlungslösung, da sie den mit Online-Zahlungen verbunden Aufwand deutlich reduzieren. Virtuellen Kreditkarten haben jedoch bei der GTÜ nicht nur dazu beigetragen, die Ausgaben für Online-Marketing zu rationalisieren, sondern sorgen dank zusätzlicher Transaktionsdaten auch für mehr Transparenz hinsichtlich der Gesamtausgaben des Unternehmens.
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