Von der Beschaffung von Büromaterial über Software-Abonnements bis hin zu Ad-hoc-Ausgaben – sie verwalten ein erhebliches Ausgabenvolumen. Sie sorgen dafür, dass die richtigen Produkte und Dienstleistungen zum passenden Preis und bei den passenden Lieferanten beschafft werden – und unterstützen dabei gleichzeitig Compliance, Kosteneffizienz und Unternehmensstrategie. Wie behalten sie dabei den Überblick? Und wie tragen sie dazu bei, dass Unternehmen ihre Ziele erreichen?
Das Beschaffungsmanagement ist eine entscheidende strategische Funktion, die maßgeblich beeinflusst, wie Unternehmen Ressourcen beschaffen, Zahlungen abwickeln und Wachstum gestalten.
Im Mittelpunkt steht der Procurement Manager/in – die Schlüsselrolle, die die Verbindung zwischen Beschaffung, Lieferanten, Strategie und Zahlungsprozessen herstellt. Die Position trägt die Verantwortung dafür, Einkaufsentscheidungen zu überwachen, die Leistung der Lieferanten sicherzustellen, Compliance zu gewährleisten und die Ausgaben an den übergeordneten Unternehmenszielen auszurichten.
Doch Beschaffung ist weit mehr als der reine Einkauf: Es geht darum, durch smarte, strukturierte und zunehmend digitale Prozesse echten Mehrwert zu schaffen.
Werfen wir einen genaueren Blick darauf, was dies im Detail bedeutet.
Im Arbeitsalltag sind Procurement Manager:innen mit komplexen Herausforderungen konfrontiert – entscheidend ist jedoch, diese Komplexität in Klarheit zu verwandeln. Zu ihren zentralen Aufgaben gehören:
Entwicklung von Sourcing-Strategien, die Kosteneffizienz sowie operative Resilienz fördern. Dies umfasst die Bewertung von Lieferanten und das Führen von Vertragsverhandlungen, die langfristigen Mehrwert schaffen.
Aufbau und Pflege starker Lieferantenbeziehungen, um Leistungsfähigkeit, Compliance und reibungslosere Zahlungsprozesse sicherzustellen.
Das Identifizieren von Einsparpotenzialen, ohne die Qualität zu beeinträchtigen, ist ein wichtiger Bestandteil der Tätigkeit. Sie analysieren Einkaufsverhalten, überwachen relevante Kennzahlen und setzen Initiativen zur Optimierung des Working Capitals um.
Sicherstellung, dass alle Einkaufs- und Zahlungsaktivitäten den internen Richtlinien sowie den sich wandelnden externen Anforderungen – von ESG-Kriterien bis hin zu Finanzregulierung – entsprechen.
Das breite Spektrum der Verantwortlichkeiten macht die Rolle im Procurement anspruchsvoll und stellt sie vor zahlreiche Hürden.
Zu den wichtigsten Herausforderungen zählen:
Schwankungen wie Inflation können Preise, Nachfrage und Lieferkettenstrukturen erheblich beeinflussen. Unabhängig davon, ob diese durch globale Ereignisse, geopolitische Veränderungen oder logistische Verzögerungen ausgelöst werden, müssen Einkaufsabteilungen flexibel und reaktionsfähig auf Störungen reagieren.
Steigende Preise in verschiedenen Kategorien erhöhen den Druck auf Budgets – dadurch sind smartere Verhandlungen und eine konsequente Steuerung der Ausgaben erforderlich.
Das Überprüfen und kontinuierliche Überwachen von Lieferanten hinsichtlich:
Sämtliche Einkaufsaktivitäten müssen geltenden Gesetzen und Vorschriften entsprechen – von Antikorruptionsrichtlinien bis hin zu Nachhaltigkeitsvorgaben.
Während technologische Fortschritte die Geschäftswelt weiter transformieren, steht das Procurement an einem Wendepunkt.
Investitionen in moderne Technologien bieten enormes Potenzial für mehr Effizienz, bessere Transparenz und optimiertes Management. Die Integration in Beschaffungsplattformen reduziert nicht nur manuelle Arbeit, sondern ermöglicht auch präzisere Prognosen, erhöhte Compliance und eine gesteigerte Zufriedenheit auf Lieferantenseite.
Gleichzeitig hängt der Erfolg weiterhin von menschlicher Aufsicht, strategischem Denken und einer breiten Akzeptanz im gesamten Unternehmen ab.
Procurement-Leader sind die wesentlichen Innovationstreiber – doch die Einführung neuer Tools bringt Herausforderungen mit sich, etwa bei der Systemintegration, der Sicherstellung der Datenqualität oder im Umgang mit sich rasch ändernden internen Richtlinien.
Zeitgleich steigen die Erwartungen: Der Druck wächst, das volle Potenzial dieser Technologien auszuschöpfen und ihren Wert nachzuweisen[1].
Langfristige, dezentralisierte Ausgaben – sogenannte Long Tail Expenses – machen bis zu 80 % aller Transaktionen aus, beanspruchen jedoch nur rund 20 % des Gesamtbudgets eines Unternehmens[2]. Daher wird die Rolle des Procurement zunehmend mit fortschrittlichen Corporate-Payment-Lösungen verknüpft, die mehr Kontrolle, Effizienz und Transparenz bieten.
Einkaufsteams werden heute nicht mehr nur als Kostenoptimierer, sondern als strategische Beziehungsgestalter wahrgenommen[3]. Sie agieren als Partner, die Kosteneffizienz, Business Continuity und intelligentere Zahlungsprozesse vorantreiben.
Mit der weiteren Entwicklung der Unternehmen wächst auch die Rolle der Beschaffung – der Fokus liegt künftig noch stärker auf Daten, Digitalisierung und dem Schaffen von Mehrwert, der weit über den reinen Preis hinausgeht.
[1] Deloitte Global CPO Survey: How AI is Driving Transformation | Procurement Magazine
[2] A New Take on Tail Spend Management | Billhop
[3] How to Build a Self-Driving Global Trade Netword | PYMNTS