Eine Erfolgsgeschichte seit über 15 Jahren
Interview mit Michael Krenz, Corporate Rates Club
Der Corporate Rates Club setzt beim Einkauf von Hotelleistungen seit Jahren auf die virtuellen Kreditkarten von AirPlus. Wie es dazu kam und wieso die enge Kooperation mit AirPlus einen End-to-End-Prozess ermöglicht, der weltweit zu über 99 Prozent funktioniert, haben wir von CEO Michael Krenz erfahren.
Geht es die Buchung von Hotelleistungen für Geschäftsreisende, ist der Corporate Rates Club (CRC) immer eine gute Adresse: Die Plattform verfügt über eine Auswahl von über 750.000 Hotels weltweit und bietet sowohl Unternehmen wie auch Reisebüros und Hotels einen exzellenten Service – von der Buchung über die Rechnungsprüfung bis hin zur zentralen Abrechnung.
Seinen Hoteleinkauf im Kundenauftrag realisiert der CRC mit der digitalen Zahlungslösung AirPlus Virtual Card Travel Trade. Die virtuellen Kreditkarten ermöglichen dem CRC effizientere und automatisierte Prozesse, bieten mehr Sicherheit sowie mehr Transparenz, wie uns Michael Krenz im Gespräch erzählen wird.
Der CEO des Corporate Rates Club ist bestens gelaunt, die ersten Quartalszahlen für 2023 sind vielversprechend.
Bevor wir jedoch auf die aktuelle Entwicklung eingehen, reisen wir gemeinsam zurück in die Zeit vor der Digitalisierung und möchten von ihm wissen: Wie hat sich der Hoteleinkauf in den letzten 25 Jahren eigentlich verändert?
Zurück in die Steinzeit der Hotelbuchung
„Früher war es üblich, dass der Geschäftsreisende die Hotelleistung entweder vor Ort in bar oder im Zweifel mit der eigenen Kreditkarte vorgestreckt hat“, erinnert sich Michael Krenz, der den Corporate Rates Club als Buchungsplattform für Geschäftsreisen im Jahre 2000 ins Leben gerufen hat. „Beim Check-out bekam er dann die Rechnung ausgedruckt, reichte sie mit seiner Reisekostenabrechnung im Unternehmen ein und musste dann auf die Rückerstattung warten.“
Täglich Hunderte von Papierrechnungen
Allerdings konnte damals weder von Digitalisierung noch von Nachhaltigkeit gesprochen werden: Täglich erhielten die Mitarbeitenden des CRC Hunderte von Hotelrechnungen in Papierform per Post zur manuellen Überprüfung.
Der Hoteleinkauf des CRC erfolgte meist per Banküberweisung. Ein digitaler Zahlungsfluss zu den Hotels existierte schlichtweg nicht. Es fehlte noch der letzte technologische Fortschritt, das entscheidende digitale Bindeglied, um den gesamten Prozess effizienter zu gestalten.
Der Corporate Rates Club erkannte früh ein enormes Optimierungspotenzial in diesem Prozess: Fehlerhaft ausgestellte Rechnungen sorgten in Unternehmen für einen erheblichen Mehraufwand. Etwa, wenn die genannte Firmenbezeichnung nicht der vom Finanzamt gewünschten Form zur Rückerstattung der Mehrwertsteuer entsprach. Oder Hotelleistungen aufgeführt waren, auf die der Mitarbeitende gar keinen Anspruch hatte.
Mit der Übernahme der Rechnungsbeschaffung und Rechnungsprüfung hinsichtlich inhaltlicher und steuerrechtlicher Aspekte konnte der CRC Unternehmen bereits einen besonderen Mehrwert bieten.
Ein weiterer Meilenstein für den Corporate Rates Club folgte Ende 2006: Die Kooperation mit AirPlus ermöglichte es fortan, den Einkauf und die Bezahlung von Hotelleistungen über ein zentrales Abrechnungskonto völlig neu zu gestalten.
"Die Einführung von virtuellen Kreditkarten war für uns ein Quantensprung"
Die zentrale Abrechnung über AirPlus vereinfachte zwar bereits die Buchhaltung des CRC – der Rechnungsabgleich war jedoch dennoch sehr mühsam: „Wir hatten damals eine große Kreditkarte, auf der sich Tausende von Buchungen befanden, die wir einzeln abgleichen mussten“, erinnert sich Krenz. „Daher war die Einführung von virtuellen Kreditkarten für uns ein Quantensprung: Plötzlich konnten wir jeder Buchung, jeder Transaktion exakt eine einzelne Kreditkarte zuordnen!"
Virtual Cards: Hinterlegte Buchungsnummer vereinfacht Abgleich
Denn das virtuelle Zahlungsmittel verfügt über einen entscheidenden Vorteil: Digitale Zusatzdaten wie die individuelle Buchungsnummer werden bereits bei der Generierung mit der Virtual Card verknüpft. Was für den späteren Zahlungsabgleich bedeutet: Die Abrechnungsdaten werden mitsamt der Buchungsnummer übergeben. Dies gewährleistet nicht nur die eindeutige Zuordnung und den leichten Abgleich, sondern ermöglicht die vollständige Prozessautomatisierung.
„Für uns erhöht die Verwendung virtueller Kreditkarten die Sicherheit, ermöglicht mehr Transparenz und viel schnellere Arbeitsabläufe“, sagt Krenz.
Im Hintergrund sorgt eine gemeinsam entwickelte XML-Schnittstelle dafür, dass im Fall einer Hotelbuchung über den CRC die entsprechende Virtual Card samt individueller Sicherheitsparameter (wie Budgetlimits) sowie Referenz und Zusatzdaten direkt und automatisch generiert wird.
Umfassender CRC-Service als zusätzlicher Erfolgsgarant
Um einen reibungslosen Verlauf sicherzustellen, versorgt der CRC das entsprechende Hotel vorab zusätzlich mit buchungsbegleitenden Informationen: „Wir stellen sicher, dass das Hotel ganz genau weiß, welche Kosten über die virtuelle Kreditkarte abgerechnet werden dürfen“, erklärt Krenz. Schließlich muss der Buchungsbetrag exakt mit dem Abrechnungsbetrag übereinstimmen.
Auch ggf. anfallende Mehrkosten wie Parkgebühren, WLAN oder weitere Services können – nach Abstimmung mit dem Firmenkunden – bei einer Buchung mit Virtual Cards deutlich flexibler berücksichtigt werden.
Virtual Cards: Sicherheit und flexible Budget-Limits
„Gerade hier zeigt sich ein besonderer Vorteil von Virtual Cards: Wir können das Kartenbudget um ein paar Prozentpunkte erhöhen, damit das Hotel auch zusätzliche Leistungen abrechnen kann. Dennoch verfügt die Karte über ein Limit, sodass selbst im Fall der Fälle der Schaden minimal ausfällt“, so Krenz. „Ganz im Gegensatz zu früher, als der Hotelier über eine physische Kreditkarte eigentlich das abrechnen konnte, was er wollte.“
Ist die Leistung erbracht, belastet das Hotel die vorliegende Virtual Card. Die Abrechnungsdaten werden digital an den CRC übermittelt, der diese prüft und letztlich an AirPlus zur zentralen Abrechnung mit dem Endkunden weitergibt.
Da das Hotel die Kostenübernahme durch den CRC im Vorfeld zurück bestätigen muss, ist dieser Prozess gleich mehrfach abgesichert.
„Wir haben eine Erfolgsquote von über 99 Prozent – der Prozess funktioniert weltweit, ganz egal, wo Geschäftsreisende unterwegs sind“, freut sich Krenz. Schließlich werden AirPlus Virtual Cards im gesamten Netzwerk von Mastercard® weltweit akzeptiert.
„Wir gelten heute im Markt als der Vorreiter für die zentrale Bezahllösung“
Für den CRC geht mit der vollständigen Digitalisierung seines Zahlungsprozesses ein Alleinstellungsmerkmal einher, der sich sehr positiv auf die Neukundengewinnung auswirkt: „Wir gelten heute im Markt als der Vorreiter für die zentrale Bezahllösung. Und unsere Kunden bestätigen uns zudem, dass wir den besten Service in diesem Bereich bieten. Was wiederum dafür sorgt, dass auch neue Interessenten auf uns zu kommen, die uns aufgrund unserer Größe zunächst gar nicht im Fokus hatten – wir sind ja eher ein kleines, mittelständisches Unternehmen.“
Die sehr gute Zusammenarbeit zwischen dem CRC und AirPlus sowie die gemeinsame fortlaufende Produktentwicklung zahlt sich heute besonders aus. Daneben sorgt ein weiterer Faktor dafür, dass der CRC in eine sehr positive Zukunft blickt: Die Pandemie hat die Digitalisierung in Unternehmen enorm beschleunigt, wie Michael Krenz aus eigener Erfahrung zu berichten weiß: „Wir haben es während Corona erlebt, dass die Kunden plötzlich Zeit hatten, über die Digitalisierung von Prozessen nachzudenken.“
2023: CRC rechnet mit über 50 Prozent Wachstum
Für den Corporate Rates Club wird sich insbesondere das Neukundengeschäft 2023 sehr positiv auswirken: „Wir planen für dieses Jahr mit einem Wachstum von über 50 Prozent – aber nicht auf Basis von 2022, sondern von 2019“, prognostiziert Krenz.
Und kommt abschließend nicht umher, die seit 17 Jahren bestehende Kooperation mit AirPlus hervorzuheben: „Ich kann mir keinen besseren Partner im DACH-Markt vorstellen. AirPlus unterstützt uns mit seiner virtuellen Zahlungslösung umfassend beim Hoteleinkauf. Daher empfehlen wir auch unseren buchenden Kunden, für ihre Abrechnung von Hotelleistungen die zentrale Abrechnungslösung von AirPlus einzusetzen. Es ist rundum ein Anbieter, der sich in Zahlung und Daten einfach auskennt und über eine exzellente Expertise verfügt."