Harmonische Zusammenarbeit

Mit dem Dürr-Konzern verbindet AirPlus eine über 30-jährige Zusammenarbeit.

Der börsennotierte Maschinen- und Anlagenbauer vertraut bereits seit den 1990er Jahren auf unsere effizienten Zahlungslösungen. Auch bei Geschäftsreisen setzt das Unternehmen auf langfristige Beziehungen und realisiert diese seit fast 15 Jahren mit unserem Partner BCD Travel. Was die enge Zusammenarbeit mit AirPlus und BCD Travel so besonders macht – und wie der Dürr-Konzern von unserer engen Partnerschaft profitiert– darüber haben wir uns ausführlich mit Shirin Wagner, Referentin Corporate Mobility Management, unterhalten.

Drei Faktoren, auf die der Dürr-Konzern bei Geschäftsreisen hohen Wert legt. Und zugleich drei Argumente, die für unseren Partner BCD Travel als globalen Reisedienstleister sprechen. Denn neben einem überzeugenden Angebots- und Leistungsumfang bietet er persönliche Ansprechpartner vor Ort: So kümmert sich BCD Travel in der Konzernzentrale in Bietigheim-Bissingen um die Reisebuchungen der deutschen Gesellschaften. Der Dürr-Konzern mit seinen insgesamt rund 20.500 Mitarbeitenden setzt in 22 Ländern auf die Betreuung von BCD Travel. Dafür verfügt BCD Travel über entsprechende Schnittstellen, die ein weltweites Reporting aller Buchungsdaten sowie die zentrale Abrechnung über AirPlus ermöglichen.

Nahtlose Integration mit höchster Servicequalität

Bei den Geschäftsreisenden kommen die hohe Servicequalität und der persönliche Kontakt sehr gut an: „Unsere Mitarbeiter wissen den Service von unserem BCD Travel Implant sehr zu schätzen, ebenso wie ihnen die AirPlus Corporate Cards das Bezahlen auf Reisen vereinfachen“, sagt Shirin Wagner. Denn diese sorgen im Dürr-Konzern ebenso für schnelle und sichere Zahlungsprozesse wie unternehmensspezifische AirPlus Company Accounts und AirPlus Virtual Cards, die in der Beschaffung zum Einsatz kommen.

„Mit Corporate Cards sollen Geschäftsreisende aber nur jene Ausgaben bezahlen, die tatsächlich während der Reise anfallen, etwa für Hotels“, erläutert Shirin Wagner. „Alle Kosten für Flüge, Bahntickets, Mietwagen oder Visa rechnen wir vorab zentral über den entsprechenden AirPlus Company Account ab, um von einer höheren Transparenz und einer vereinfachten Reisekostenabrechnung zu profitieren.“

Die enge Partnerschaft zwischen AirPlus und BCD Travel spielt daher bei sämtlichen Zahlungs- und Abrechnungsprozessen eine sehr wichtige Rolle: Diese ermöglicht dem Dürr-Konzern eine einheitliche konsolidierte Rechnungsstellung, sodass interne Prozesskosten im Zusammenhang mit Geschäftsreisen so gering wie möglich ausfallen. Und da die Abrechnung von AirPlus zudem alle notwendigen Zusatzdaten enthält, erfolgt nachkurzer Prüfung die Verrechnung auf Kostenstellen und Projekten automatisiert. Eine enorme Entlastung für alle Beteiligten, wie Shirin Wagner betont:

Prozessintegrierte Einhaltung der Richtlinien

Auch bei der Einhaltung der Konzernvorgaben zahlt sich die gute Zusammenarbeit zwischen BCD Travel und AirPlus aus: „So garantieren neben einer Ampelkonfiguration innerhalb der Online Booking Engine (OBE) viele Möglichkeiten von AirPlus die Einhaltung der Travel Policy“, erklärt Shirin Wagner.

Diese umfassen etwa:

• Zahlungslimits
• Einschränkungen von Ausgabearten
• und/oder der Ausschluss von bestimmten Anbietern oder Händlern.

Hinter diesem reibungslosen Prozess verbirgt sich eine komplexe und hochindividuelle Kundenanforderung an BCD Travel und AirPlus: Denn während Zusatzdaten wie die Angabe der Personalnummer und der Kostenstelle in die dafür vorgesehenen Datenfelder eingegeben werden können, stellten die längeren Projektnummern des Dürr-Konzerns zunächst eine Herausforderung dar. Die Lösung: Über zwei programmierte Datenfelder werden diese Informationen zunächst getrennt übergeben und in der Abrechnungsdatei später wieder zusammengeführt.

Von all diesen Prozessen im Hintergrund spüren die Geschäftsreisenden natürlich nichts. Ganz im Gegenteil: Die Reisekostenabrechnung ist vollständig digitalisiert. So können Reisende Smartphone-Fotos von Belegen über eine Schnittstelle eigenständig hochladen und in wenigen Klicks die Abrechnung erledigen.

Auf allen Ebenen eine harmonische und nahtlose Partnerschaft

Das Corporate Mobility Management des Dürr-Konzerns kann sich unterdessen auf andere Prozesse konzentrieren. Denn Berührungspunkte zu den buchenden Reisenden hat Shirin Wagner keine, was angesichts der mehr als 20.500 Mitarbeiter weltweit ohnehin schwierig wäre. Daher stehen für sie in der Zusammenarbeit mit BCD eher strategische Themen auf der Agenda, etwa die Implementierung neuer Mobilitätsservices.

Wie gut eingespielt das Trio aus Dürr-Konzern, AirPlus und BCD Travel tatsächlich ist, stellt Shirin Wagner besonders dann fest, wenn neue Geschäftseinheiten zur Unternehmensgruppestoßen und implementiert werden müssen: „Wir wissen genau, was AirPlus und BCD in diesem Fall an Unterlagen und Informationen benötigen. So lässt sich alles gut vor- und aufbereiten, damit die Implementierung der Schnittstelle harmonisch und reibungslos funktioniert."

Und genau diese zwei Wörter sind es, die wir im Zusammenhang mit dieser Partnerschaft immer hören – und auch von BCD Travel zurückgespielt bekommen. „Alle Abläufe funktionieren reibungslos– selbst in dringenden Angelegenheiten läuft die Kommunikation zwischen unserem BCD-Team und AirPlus sehr lösungsorientiert“, freut sich Shirin Wagner. Dieses Zusammenspiel hat sich über die Jahre für den Dürr-Konzern bewährt.

Sich immer aufeinander verlassen zu können und Herausforderungen stets lösungsorientiert anzugehen– auch das zeichnet diese Verbindung aus. Gerade in besonderen Situationen, wie in der zurückliegenden Pandemie: „Covid war dafür das beste Beispiel, denn wir konnten trotzdem noch sehr viel reisen, weil es BCD Travel möglich gemacht und uns dabei geholfen hat.“ Und das natürlich ebenso reibungslos.

So stellt die langjährige Partnerschaft zwischen dem Dürr-Konzern, AirPlus und BCD Travel ein Musterbeispiel für effizientes Travel Management dar. Durch die nahtlose Integration von Zahlungs- und Abrechnungsprozessen werden interne Prozesskosten minimiert und die Transparenz erhöht. AirPlus und BCD Travel ermöglichen eine konsolidierte, automatisierte Abrechnung, die das Finanz- und Controlling-Team entlastet. Und Geschäftsreisende profitieren von einer vollständig digitalisierten Reisekostenabrechnung sowie einem exzellenten Service.