Repenser le coût
des petits achats
AirPlus et Mazepay optimisent ensemble les processus achat des moyennes et grandes entreprises, et offrent une solution de paiement B2B pour les achats indirects.
Notre solution permet à vos collaborateurs de régler les achats non stratégiques avec les AirPlus Virtual Cards, simplement, en toute sécurité et en respectant les règles de conformité. Elle garantit également le respect de tous les processus d’approbation requis par la politique d’achat de votre entreprise.
Cette solution entièrement basée sur le cloud vous aide à contrôler vos petites dépenses.
Mode de fonctionnement
1. Demande
Le collaborateur renseigne dans Mazepay le formulaire de demande pour un achat ponctuel ou une commande récurrente.
5. Téléversement des reçus
Les justificatifs sont soit ajoutés par le collaborateur suite à une notification automatique soit automatiquement transmis à Mazepay par le fournisseur s’il s’agit de paiements récurrents.
2. Approbation
Si nécessaire, il est également possible de paramétrer des procédures d’approbation à plusieurs niveaux sur la base des règles de validation de votre entreprise enregistrées
dans Mazepay. La validation peut se faire en suivant les liens hiérarchiques, ou différemment (notamment en cas d’approbations individuelles du service juridique et/ou SI).
6. Relevé de facturation AirPlus
La direction financière enregistre et règle le relevé AirPlus sur la base de la documentation détaillée de Mazepay.
3. Réception de la carte
Le système délivre automatiquement une AirPlus Virtual Card Procurement spécifique au collaborateur.
7. Écriture
Pour les écritures régulières automatisées, la direction financière télécharge le fichier dans Mazepay.
4. Achat
Le collaborateur effectue l’achat en ligne en réglant avec l'AirPlus Virtual Card générée à cet effet.
8. Audit
L’audit s’appuie sur une piste d’audit complète et documentée.
Que vous apporte le partenariat entre
AirPlus et Mazepay ?
Formulaires de demande dynamiques
Facilitez les demandes d’achat pour vos collaborateurs, et pour votre direction financière, la collecte de toutes les informations requises telles que centre de coûts, catégorie
d’achats, etc.
Processus d’approbation
Grâce à des processus d’approbation prédéfinis, vous assurez la validation avant l’achat – y compris les approbations spécifiques aux services en SaaS (Software-as-a-Service) et cloud qui sont à
faire valider par votre DSI ou votre direction financière.
Vérificateur de conformité et des transactions
Toutes les informations nécessaires au contrôle de la conformité sont saisies automatiquement. Le vérificateur des transactions traite ces informations et identifie les transactions qui seraient à contrôler directement ou à surveiller de près.
Paiement intégré
Avec les cartes virtuelles, vous effectuez vos paiements facilement et en toute sécurité tout en restant sur la même page d’écran. Mazepay génère votre carte virtuelle AirPlus automatiquement pendant la procédure d’achat. Les cartes étant exemptées de l’authentification à trois facteurs, tout votre processus Procure-to-Pay peut s’effectuer au sein d’un seul et unique système.
Comptabilité et remboursement de la TVA
L’automatisation des processus permet d’assurer la saisie de l’ensemble des données et des justificatifs d’achat, et les exporte dans le système comptable.
Gestion des paiements récurrents
Vous obtenez une vue d’ensemble sur tous les paiements récurrents de votre entreprise et assurez un paiement sans faille de vos fournisseurs.
Les avantages de la solution commune
d’AirPlus et de Mazepay
Votre direction des achats :
Vous gérez vos dépenses « long-tail spend » sans avoir à examiner chaque achat. Vous avez par ailleurs une visibilité sur toutes les dépenses de votre entreprise.
Votre direction générale :
Les achats sont validés en amont en seulement quelques clics. Vous n’avez pas à contrôler les plafonds ni autres détails car toute utilisation de la solution d’AirPlus et de Mazepay respecte les règles fixées précédemment par votre entreprise.
Votre direction financière :
Vous avez un aperçu sur les dépenses « long-tail spend » de votre entreprise et pouvez établir les règles commerciales et workflows d’approbation applicables à votre organisation.
Vos collaborateurs :
L'offre AirPlus combinée à la plateforme Mazepay permet à vos salariés d’effectuer des achats en toute conformité.
