«Fare di più con meno» è diventata la nuova realtà per gli organizzatori di eventi e i responsabili degli acquisti. Sebbene i budget possano sembrare in crescita sulla carta, l’aumento dei costi di location, fornitori e trasferte riduce rapidamente il potere di spesa disponibile.
Allo stesso tempo, gli stakeholder – dai responsabili finanziari ai dirigenti aziendali – si aspettano eventi coinvolgenti, ricchi di esperienze e in grado di generare un chiaro ritorno sull’investimento.
Bilanciare queste esigenze può sembrare non sempre facile. Tuttavia, con le giuste strategie e un utilizzo più intelligente dei dati, i responsabili eventi possono massimizzare l’esperienza dei partecipanti mantenendo sotto controllo i costi.
Secondo l’Amex GBT Global Outlook 2026 i budget destinati a eventi e meeting sono in crescita, ma l’inflazione e l’aumento dei costi applicati dai fornitori continuano a mettere sotto pressione gli organizzatori: il 38% indica infatti l’incremento dei costi come la principale sfida, evidenziando la necessità di una pianificazione più efficiente e di una gestione più attenta della spesa.
I problemi più comuni includono:
• Aumento dei costi di location e fornitori nonostante modesti incrementi di budget
• Scarsa visibilità delle spese tra categorie e aree geografiche, che rende difficile individuare inefficienze
• Tensioni tra le esigenze di controllo dei costi dei responsabili finanziari e il desiderio dei team eventi di offrire esperienze significative
• Difficoltà nel negoziare condizioni vantaggiose con i fornitori, soprattutto quando i costi sembrano non negoziabili
La soluzione consiste nel far rendere di più ogni euro investito. Gli organizzatori dovrebbero esplorare nuovi approcci per offrire esperienze di qualità senza aumentare la spesa.
Ridurre la durata di un evento non significa ridurne l’impatto. Concentrando l’agenda sui contenuti più rilevanti, è possibile offrire esperienze più efficaci in meno tempo e con costi inferiori. Il trend è confermato dal Baromètre M&E 2025: il 57% della spesa è destinato a workshop di una giornata, contro il 35% per eventi serali e l’8% per workshop di più giorni. Un segnale chiaro della crescente preferenza per formati brevi, capaci di ottimizzare budget e risultati
Ad esempio, una conferenza di due giorni con workshop di alto livello e opportunità di networking può generare più coinvolgimento rispetto a un evento di quattro giorni, in cui attenzione e budget tendono a disperdersi. Programmi più brevi riducono inoltre i costi di location, alloggio e viaggio.
La pressione sui costi non significa accettare passivamente i prezzi proposti. Molte strutture e fornitori sono disponibili a negoziare pacchetti integrati o servizi aggiuntivi senza incrementare significativamente il costo complessivo.
Gli eventi ibridi e quelli in presenza con partecipazione più contenuta rappresentano strategie efficaci per bilanciare costi ed esperienza.
Ogni euro investito e ogni sessione devono contribuire a un obiettivo preciso. Progettare gli eventi in funzione di risultati concreti consente di trasformare la spesa in valore misurabile.
Ciò può significare dare priorità alle attività che favoriscono l’acquisizione di clienti, il coinvolgimento dei dipendenti o la condivisione della conoscenza, eliminando quelle con impatto limitato. I dati di spesa consentono di misurare indicatori come costo per partecipante, costo per lead o costo per attività di engagement.
Uno dei principali ostacoli al principio del «fare di più con meno» è la mancanza di visibilità su come vengono realmente spesi i fondi. Senza dati chiari, le inefficienze restano nascoste e le decisioni risultano meno efficaci.
Gli strumenti di analisi delle spese consentono di:
• Ottenere una visione completa dei pagamenti relativi a location, fornitori e viaggi.
• Confrontare i costi tra fornitori e identificare le offerte più vantaggiose.
• Rafforzare il potere negoziale grazie a dati consolidati.
• Monitorare il ROI e dimostrare il valore degli eventi ai responsabili finanziari e al management.
Gli organizzatori di eventi operano oggi sotto una forte pressione: devono creare esperienze memorabili affrontando al contempo vincoli di budget, costi in aumento ed esigenze spesso contrastanti.
Il messaggio è chiaro: non è necessario scegliere tra disciplina finanziaria ed esperienze memorabili. Con creatività, capacità negoziale e trasparenza dei dati è possibile ottenere entrambe.
AirPlus aiuta i responsabili MICE a fare di più con meno grazie a:
• Strumenti di analisi delle spese per migliorare visibilità ed efficienza.
• Supporto alle negoziazioni con dati concreti e verificabili.
• Strumenti di monitoraggio del ROI che soddisfano sia le esigenze finanziarie sia gli obiettivi degli eventi.
La pressione sul budget non deve tradursi in una riduzione della qualità. Con le strategie giuste e un utilizzo intelligente dei dati, i professionisti del MICE possono organizzare eventi di grande impatto rispettando al tempo stesso gli obiettivi di controllo dei costi.
Il futuro del settore MICE consiste nel trovare modi più intelligenti per ottenere le esperienze desiderate con le risorse disponibili.
AirPlus dispone di una suite di soluzioni di pagamento in grado di supportarti per tutte le fasi di organizzazione, dal pre al post evento. Scopri di più cliccando qui!