Zakenreizen houden bedrijven in beweging. Maar achter elke soepel lopende reis, elke tijdige aankomst en elk gecontroleerd budget staat iemand die het allemaal regisseert: de corporate travel manager.
Hun werk draait allang niet meer enkel om het boeken van vluchten en hotels. De moderne travel manager is strateeg, analist en probleemoplosser tegelijk. Voortdurend op zoek naar de juiste balans tussen kostenbeheersing, reizigerservaring, duurzaamheid en compliance.
De dag begint vroeg. Meestal met een reeks nieuwe reisaanvragen. Een team op weg naar Kopenhagen voor klantafspraken. Een last-minute salestrip naar Stockholm. Een directiebezoek aan Brussel.
Elke aanvraag vraagt om precisie: efficiëntie, kostenbeheersing en naleving van het reisbeleid moeten in evenwicht blijven.
Volgens het BCD Travel Global Travel Manager Survey 2024 is 68% van de travel managers tegenwoordig ook verantwoordelijk voor travel sourcing, en 51% beheert bovendien payment en expense management. De functie evolueert dus duidelijk naar een meer strategische rol binnen de organisatie.1
Met stijgende ticketprijzen en inflatie is het geen verrassing dat travel management complexer is dan ooit, en dat travel managers dagelijks moeten schakelen tussen kosten, compliance en reizigerstevredenheid.
Tegen de middag draait alles om samenwerking. Travel managers werken nauw samen met procurement (58%) en finance (43%) om budgetten af te stemmen, leveranciers te beheren en uitgaven te monitoren.¹
Geen dag is hetzelfde: een geannuleerde vlucht, een verplaatste meeting of een vertraagde visumprocedure kan de planning in één klap overhoophalen. Dan is snel schakelen cruciaal. Met oplossingen die zowel binnen beleid vallen als de reiziger én de financiële afdeling tevreden houden.
Die constante dynamiek eist zijn tol. Uit het SAP Concur Global Business Travel Managers Report 2023 blijkt dat 47% van de travel managers hun functie stressvoller vindt dan een jaar geleden, en maar liefst 99% verwacht dat de uitdagingen de komende tijd nog verder zullen toenemen.²
De belangrijkste oorzaken? Stijgende reiskosten, veranderende technologieën, ambitieuze duurzaamheidsdoelen en beperkte datatransparantie.
Terwijl de meeste reizigers onderweg zijn, verschuift de focus naar data — het kloppend hart van modern travel management.
Rapportage en analyse zijn niet langer administratieve taken, maar strategische instrumenten. Volgens BCD Travel besteedt 44% van de travel managers een groot deel van hun tijd aan rapportage en supplier management.¹
Met de juiste data kunnen zij kostenbesparingen identificeren, compliance monitoren en betere contractvoorwaarden onderhandelen.
Maar datakwaliteit blijft een uitdaging: zonder betrouwbare, gecentraliseerde spend data wordt het lastig om écht datagedreven beslissingen te nemen.
Tegelijkertijd is duurzaamheid uitgegroeid tot een belangrijk KPI. 61% van de zakenreizigers geeft aan dat milieu-impact meespeelt in hun reisgedrag.³ Voor travel managers betekent dat: zoeken naar de balans tussen kostenbeheersing en duurzaam reizen.
Aan het einde van de dag is de blik alweer gericht op de toekomst: reisbeleid verfijnen, leverancierscontracten heronderhandelen en nieuwe strategische initiatieven uitwerken.
De rol van de travel manager is niet meer puur operationeel, maar fundamenteel strategisch.
Vandaag bevinden ze zich op het snijvlak van finance, procurement, HR en sustainability — met als doel dat zakenreizen niet alleen soepel verlopen, maar ook bijdragen aan bredere bedrijfsdoelstellingen zoals kostenoptimalisatie, duty of care en milieubewust beleid.
Ze managen niet enkel reizen; ze helpen bedrijven vooruit te gaan.
Technologie kan de onvoorspelbaarheid van zakenreizen niet wegnemen, maar wel helpen om slimmer te werken.
De juiste payment- en expense management-oplossingen centraliseren data, automatiseren reconciliatie en bieden realtime inzicht in uitgaven. Zo kunnen travel teams zich richten op strategie in plaats van administratie.
Bij AirPlus International werken we dagelijks samen met travel managers wereldwijd om elk aspect van de reisbetalingscyclus te vereenvoudigen — van boeking tot rapportage — en de inzichten te leveren die nodig zijn om travelprogramma’s te optimaliseren en duurzame groei te stimuleren.
Wilt u meer weten over de uitdagingen die corporate travel vandaag vormen en hoe u die kunt aanpakken?
Download dan onze gratis Strategische Survivalgids voor Travel Managers en ontdek praktische inzichten, expertadvies en bewezen strategieën om moderne business travel onder controle te krijgen.
3 AirPlus | Travel Manager's Strategic Survival Guide