We leven in een wereld die steeds digitaler wordt, en ook bedrijven beseffen dit meer en meer. Data bevestigt dit: Het gebruik van virtuele kaarten - de ideale betaaloplossing voor online uitgaven - zal naar verwachting met 30% toenemen tegen 2024, een tempo dat aanzienlijk hoger ligt dan dat van traditionele kaarten. Tegelijkertijd groeien de uitgaven voor digitale marketing wereldwijd met bijna 10% en overtreffen ze de traditionele media met een zekere marge.
Het mag dan ook geen verrassing zijn dat bedrijven nu virtual cards gebruiken om te betalen voor hun online marketingbehoeften. Ze bieden een veel handigere manier om te betalen en zijn zeer geschikt voor de prestatiegedreven betalingsmodellen die worden gebruikt door populaire digitale advertentieplatforms zoals Google, Facebook en LinkedIn.
Sommige bedrijven zijn dan ook al mee met deze trend.
GTÜ is een voorbeeld van hoe u virtuele kaarten kunt implementeren om uw betalingen voor digitale advertentiecampagnes te vereenvoudigen en te stroomlijnen. Wij spraken met Nicole Müller, een coördinator op de accounts receivable en accounts payable afdeling bij GTÜ om erachter te komen hoe zij virtuele kaarten gebruiken voor hun online marketinguitgaven.
Hier is hoe ze het doen.
Mijn naam is Nicole Müller, ik ben een coördinator in de accounts receivable en accounts payable afdeling. Sinds ongeveer anderhalf jaar gebruiken wij de creditcards van AirPlus voor reizen en inkopen.
GTÜ - Gesellschaft für Technische Überwachung GmbH - is gevestigd in Stuttgart. Wij zijn verantwoordelijk voor de professionele keuring van motorvoertuigen, d.w.z. de hoofdkeuring en de uitlaatgasemissietest. Wij beschikken over ongeveer 750 testcentra in heel Duitsland en ongeveer 2.500 deskundigen die diensten verlenen.
Op het gebied van financiën en controlling ben ik de gespecialiseerde coördinator die verantwoordelijk is voor de boekhoudkundige processen, en ik heb dus veel contact met AirPlus, vooral met betrekking tot creditcard statements en reiskostendeclaraties.
We hebben een nieuw platform voor reiskosten geïmplementeerd, en tijdens de implementatie werd ons geadviseerd om een virtuele creditcard te gebruiken waarmee reiskosten centraal kunnen worden afgerekend. Daar hebben we voor gekozen - de AirPlus BTM Company Account. Na een maand of twee kwamen er procurement kaarten voor de inkoop en toen besloten we ook virtuele creditcards te gaan gebruiken.
Voorheen hadden we een gewone bedrijfscreditcard die we bij de leveranciers stortten. We waren echter niet altijd in staat om de debiteringen direct aan de afdelingen toe te wijzen en de kosten liepen op. We vonden ook dat het veel tijd kostte om deze debiteringen toe te wijzen, en daarom besloten we over te schakelen op een centrale factureringsmethode, juist omdat AirPlus billing meer details biedt dan de conventionele creditcardfacturering.
We gebruiken de virtuele kaarten om verschillende dingen te betalen, zoals onze leveranciers of IT-diensten, en de multi-use virtual cards koppelen aan onze Facebook- en Google-accounts voor verschillende AdWords-advertenties enz.
Bij GTÜ hebben we afgesproken dat als een order is goedgekeurd en er een creditcard nodig is voor de leverancier of dienstverlener, deze centraal moet worden aangevraagd bij de Inkoopafdeling. Het gaat dan als volgt: Of Inkoop maakt de creditcard aan en geeft deze door aan de medewerker, of anders voert Inkoop deze opdracht zelf uit en maakt daarbij de creditcard aan.
Vervolgens vullen we de extra velden in. Wij zorgen ervoor dat wij ons intern ordernummer invoeren, dat wij dan kunnen gebruiken om op de factuur te zien wie achter de kosten staat en wie de factuur eventueel nog bij ons moet indienen.
Wij maken gebruik van de extra velden bij het aanmaken van de kaart. Zo voeren wij bijvoorbeeld ons interne ordernummer in. Op die manier weten wij precies wanneer het debet plaatsvond, alsook welke afdeling en welke medewerker het debet initieerde. Op die manier kunnen wij, als de facturen niet beschikbaar zijn, de medewerkers rechtstreeks vragen of zij ons de factuur kunnen sturen.
In het begin moesten we elke nieuwe creditcard op al onze rekeningen storten, alles omzetten en het nieuwe proces aan onze medewerkers uitleggen. We kregen echter zeer goede ondersteuning van AirPlus. We hadden een directe contactpersoon die ons gedurende de omschakeling bijstond. De AirPlus Portal werd ons vervolgens uitgelegd en dit leerde ons de processen beter te begrijpen.
Nu hebben de AirPlus Virtual Cards voor Procurement in een nieuwe portal waar we de profielen en veiligheidsinstellingen wat beter en gemakkelijker kunnen aanpassen. Ook het aanmaken van de creditcards gebeurt in de nieuwe portal en u kunt elke transactie volgen en de statements digitaal downloaden.
Bij sommige leveranciers storten wij de creditcard rechtstreeks bij hen. Bij leveranciers die voor de betaling een beroep doen op een intermediaire dienstverlener waarbij het IBAN bij elke factuur verandert, is het voor ons wat moeilijk om de master data aan te maken en deponeren wij dus de kredietkaart, terwijl andere leveranciers de voorkeur geven aan een snelle betaling met kredietkaart. Wij deponeren ook een creditcardnummer bij de leveranciers.
Virtuele creditcards zijn ook veiliger dan de gewone, omdat het creditkaartnummer wordt gegenereerd en slechts eenmaal bij de leverancier kan worden gebruikt. Wij kunnen de debiteringen dan ook direct toewijzen door gebruik te maken van de extra velden, zoals in ons geval het ordernummer. Wij hebben een directe contactpersoon in het bedrijf die ons de factuur bezorgt, en hebben dus geen openstaande items meer bij ons.
Naast de boekhouding heeft ook de inkoop er baat bij. Eigenlijk alle GTÜ-medewerkers wel, vind ik. We hebben de interne processen nu duidelijk gedefinieerd. We hebben de contactpersonen vastgelegd die de creditcards kunnen genereren, en de medewerkers weten dat ze nog steeds facturen moeten indienen of doorgeven aan de boekhouding zodra ze een creditkaart moeten aanmaken.
Voor GTÜ boden de AirPlus Virtual Cards een oplossing die veel van de werklast wegnam die gepaard gaat met het doen van online betalingen. De kaarten hielpen niet alleen bij het stroomlijnen van hun betalingsprocessen voor hun online marketinguitgaven, maar zorgden ook voor meer transparantie in de totale uitgaven van het bedrijf dankzij de toevoeging van aanvullende transactiegegevens.
Nu digitale marketing een steeds grotere focus krijgt voor bedrijven, kan een betaaloplossing die compatibel is met online platformen u tijd en geld besparen. Leer meer over onze AirPlus Virtual Card Procurement oplossing in ons e-book.
Hartelijk dank aan Nicola en GTÜ voor hun deelname aan het interview.