Procurement is tegenwoordig een belangrijk onderwerp. Nu werknemers op afstand werken en meer uitgaven online gebeuren, beginnen bedrijven te beseffen dat het tijd is om de manier waarop zij dit soort betalingen faciliteren, te optimaliseren.
Maar dit roept de vraag op: hoe kunnen bedrijven hun online uitgaven optimaliseren, met name voor procurement? Gelukkig hebben wij het antwoord in de vorm van virtual cards.
Hoe kunnen zij bijdragen tot snelle, gemakkelijke en veilige online betalingen?
Net zoals de consumentenbestedingen online beginnen te verschuiven, verschuiven ook bedrijven naar het digitale domein.
De voordelen zijn in beide gevallen overduidelijk, dus het is geen verrassing dat het aantal onlineaankopen in alle afdelingen aanzienlijk toeneemt, parallel met de groei van onlineplatforms en -leveranciers, en de verspreiding van telewerken.
Meer dan 70% van de ondervraagde bedrijven verklaarde dat hun online aankoopvolume in de komende jaren zou toenemen, en meer dan een kwart zei dat het aanzienlijk zou stijgen.
Helaas heeft deze nieuwe trend voor het bedrijfsleven tot een aantal problemen geleid, die door de pandemie nog zijn verergerd.
Het grootste probleem is dat onlineplatforms, onlineretailers en onlineleveranciers meestal het gebruik van kredietkaarten als betaalmiddel verplicht stellen, of deze ten minste als voorkeursbetaalmiddel hanteren.
Maar heel vaak zijn bedrijven hier niet op voorbereid. Het ontbreekt hen aan de juiste gecentraliseerde corporate betalingsmethoden om met dit soort aankopen om te gaan.
Het is zelfs zo dat 60% van de door AirPlus ondervraagde corporate bedrijven 3 of meer betaalmethoden naast elkaar gebruikt, wat leidt tot verhoogde controle-inspanningen en verlies van overzicht. Deze methoden draaien meestal om bankoverschrijvingen en automatische incasso's, althans voor zover ondersteund.
Dat laatste is van essentieel belang, aangezien onlinebetalingen deze methoden vaak niet ondersteunen, zodat bedrijven een ander betaalmiddel moeten gebruiken.
Sommige bedrijven voorzien in deze behoefte door hun werknemers te vragen te betalen met hun privé-creditcard, een prepaidkaart, een afdelingskaart of zelfs een kaart van de manager, en dan terugbetaald te worden via onkostennota's.
Dit is een probleem. Bedrijven hebben het moeilijk om deze aankopen te volgen, aangezien ze via verschillende kanalen, door verschillende werknemers en met verschillende betaalmethoden worden gedaan.
Dit alles wetende, zou het duidelijk moeten zijn waarom het hebben van zo'n uiteenlopend scala van betaalmethoden en het parallel gebruiken ervan naar gelang van de situatie het ongelooflijk moeilijk maakt om effectief overzicht te houden.
Onlangs heeft zich een nieuwe “hindernis” aangediend. Sinds januari 2021 is de regelgeving inzake sterke klantenauthenticatie of "SCA" in werking getreden.
In wezen vereiste dit een verandering in het betalingsgedrag: voor alle onlinebetalingen door consumenten moeten onder meer twee onafhankelijke elementen worden gebruikt bij de toegang tot rekeningen en het verrichten van elektronische betalingen.
Deze procedure, ook wel "two-factor authentication" of kortweg "2FA" genoemd, stelt kaartuitgevers in staat de identiteit van een betaler te verifiëren voordat zij een transactie autoriseren.
Hoe goed dit ook is voor de veiligheid, het maakt zakelijke betalingen ingewikkelder en het proces noch flexibel, noch snel en naadloos, zoals het zou moeten zijn.
We zouden nu op de hoogte moeten zijn van de pijnpunten waarmee bedrijven te maken krijgen als het gaat om betalingen voor procurement.
Er is weinig zicht op de uitgaven, en bedrijven vragen om een veilige, snelle en gemakkelijke online betaalmethode die aansluit bij deze nieuwste aankooptrend. U ziet het aan de cijfers.
33% van de door ons ondervraagde bedrijven gaf aan enorme problemen te hebben met de beveiliging van online betalingen, terwijl nog eens 13% moeite heeft om hun werknemers zo snel als nodig een betalingsoplossing te bieden en de administratieve werklast te verminderen.
Gelukkig is er een oplossing die aan de eisen voldoet: veilige, snelle en gemakkelijke betalingen in één: virtual cards.
Virtual Cards kunnen een antwoord bieden op de veel voorkomende problemen die de moderne procurement wereld teisteren: het onvermogen om snelle en veilige online betalingen te verwerken van meerdere aanvragers en meerdere aanbieders.
Veiligheid is een groot voordeel van virtual cards bij online betalingen.
Nieuwe, unieke kaartnummers, met bijbehorende kaartinformatie, kunnen in slechts enkele seconden, zo niet automatisch, worden aangemaakt. Deze kunnen dan worden vergrendeld voor zeer specifiek gebruik.
Zo kunnen bijvoorbeeld het doel, het precieze factuurbedrag, de valuta en de gebruiksperiode worden beperkt tot de precieze behoeften van elke betaling. Ze worden ook ongeldig nadat ze zijn gebruikt, waardoor het risico van misbruik verder wordt beperkt.
Omdat de onderliggende processen en protocollen als bijzonder veilig zijn geclassificeerd, komen AirPlus Virtual Cards single-use in aanmerking voor vrijstelling van 2FA-verificatie. Eenvoudig gezegd is er geen PIN of wachtwoord nodig bij betalingen met virtuele kaarten voor eenmalig gebruik, wat tijd bespaart.
Voor betalingstransacties en autorisaties met AirPlus Virtual Cards multi-use, bedacht voor terugkerende betalingen, wordt 2FA gebruikt om de veiligheid van deze betalingen te verhogen.
Het is echter mogelijk om een handelaar/merchant permanent uit te sluiten van deze vereiste. Nadat de eerste transactie met de 2FA-code is verricht, wordt de handelaar in het systeem "gelogd", wat betekent dat andere handelaren die kaart dan niet meer kunnen belasten.
Een 2FA-code zal dus niet langer nodig zijn voor volgende, al dan niet maandelijkse, afrekeningen.
Virtual Cards zijn misschien wel de beste manier voor bedrijven om hun procurement uitgaven te optimaliseren. Betalingen hoeven niet langer met een geleende kaart te worden gedaan, waardoor bij elke aankoop vertrouwelijke gegevens zoals 2FA-codes en PIN-codes moeten worden gedeeld.
Het boekhoudkundig team zal ook dankbaar zijn dat het een goed overzicht krijgt van de werkelijke uitgaven zonder dat onkostennota's van werknemers die hun eigen kaarten gebruiken, nodig zijn.
De mogelijkheid om ze te beperken tot zeer specifieke betalingen helpt om ze veilig te stellen, biedt controle aan het boekhoud- of aankoopteam en helpt hen om de uitgaven voor aankopen in het oog te houden.
Ontvang ons e-book om meer te lezen over hoe Virtual Cards uw bedrijf voordeel kunnen opleveren of neem contact met ons op voor een snelle demo over AirPlus Virtual Cards Procurement.