Geoptimaliseerd B2B-betalen voor indirecte procurement in (middel)grote bedrijven
De gezamenlijke oplossing van AirPlus en Mazepay is niet alleen gemakkelijk en veilig, maar stelt uw werknemers ook in staat om op een conforme manier aankopen te doen met behulp van AirPlus Virtual Cards. Tegelijkertijd verzekert het u ervan dat alle goedkeuringen werden voltooid in overeenstemming met het geldende bedrijfsbeleid.
Met deze volledig cloudgebaseerde oplossing krijgt u controle over al uw long-tail uitgaven.
Hoe werkt het?
1. Aanvraag
Werknemer vult via het Mazepay-platform een aanvraagformulier in voor een ad-hoc- of abonnementsaankoop.
2. Goedkeuring
Op basis van de bedrijfsregels die ook in het Mazepay-platform staan ingesteld is goedkeuring op meerdere niveaus mogelijk (indien vereist). Er kan ook gebruik worden gemaakt van meerdere lagen buiten de rapporteringslijnen (bijvoorbeeld afzonderlijke juridische en/of IT-goedkeuring).
3. Ontvang uw kaart
Het systeem levert automatisch een AirPlus Virtual Card aan de medewerker.
4. Aankoop
De werknemer voert de online aankoop uit met behulp van de AirPlus Virtual Card.
5. Kassabon opladen
Ofwel wordt de medewerker hiervan op de hoogte gesteld en wordt de kassabon geüpload. Ofwel wordt deze bij betaling van een abonnement automatisch naar Mazepay verzonden.
6. Airplus statement
De finance-afdeling betaalt de factuur van AirPlus, op basis van volledige documentatie in het Mazepay-platform.
7. Posting
De finance-afdeling downloadt het bestand in het Mazepay-platform voor geautomatiseerd posting op regelmatige basis.
8. Audit
Audit op basis van een volledig gedocumenteerd en compleet audittraject.
Wat de samenwerking tussen AirPlus en Mazepay voor u betekent:
Dynamische aanvraagformulieren
Maak het eenvoudig voor medewerkers om een aankoop aan te vragen en maak het voor de financiële afdeling gemakkelijk om alle benodigde informatie te verzamelen, zoals kostenplaats, aankoopcategorie etc.
Goedkeuringsstromen
Goedkeuringsstromen zorgen ervoor dat alle goedkeuringen vóór de aankoop worden gedaan, inclusief specifieke goedkeuringen zoals IT-beveiliging en juridische vereisten die nodig zijn voor SaaS en Cloud.
Compliance en transaction auditor
Alle compliance-informatie wordt automatisch verzameld. Vervolgens wordt deze verwerkt door de Transaction Auditor, die transacties markeert die de moeite waard kunnen zijn om in de gaten te houden.
Naadloos betalen
Geniet van flexibele en veilige virtuele kaartbetalingen zonder dat u van scherm hoeft te wisselen. Uw AirPlus Virtual Card wordt tijdens het aankoopproces automatisch aangemaakt in Mazepay en is vrijgesteld van SCA, wat betekent dat uw gehele procure-to-pay-proces nu binnen hetzelfde systeem kan plaatsvinden.
Accounting en BTW-recuperatie
Het geautomatiseerde proces zorgt ervoor dat alle gegevens en documentatie over de aankopen worden verzameld, zodat deze eenvoudig naar het boekhoudsysteem kunnen worden geëxporteerd.
Abonnementsbeheer
Krijg een holistisch overzicht van alle abonnementen die in de hele organisatie worden gebruikt, terwijl u verzekerd bent van een naadloos betalingsproces aan de betrokken leveranciers.
Uw voordelen op een rijtje:
Procurement
Beheer alle long-tail uitgaven binnen de onderneming zonder dat u betrokken hoeft te zijn bij de individuele aankoop. Krijg inzicht in alle uitgaven binnen de organisatie.
Managers
In slechts een paar klikken keurt u uitgaven goed nog voor ze uitgevoerd worden. Gedaan met goedkeuringslimieten herinneren en onzekerheid over wat precies wanneer te doen; met de oplossing van AirPlus en Mazepay, weet u dat u handelt in overeenstemming met het bedrijfsbeleid.
Finance
Krijg inzicht in alle long-tail uitgaven binnen uw onderneming en stel de bedrijfsregels en goedkeuringsstructuur op die men in de organisatie dient op te volgen.
Medewerkers
De oplossing van AirPlus en Mazepay maakt het voor medewerkers gemakkelijk om op een compliant manier in te kopen.