XRechnung
XRechnung ist ein XML‑basiertes Format und basiert auf der europäischen Norm EN 16931. Es ermöglicht strukturierte, maschinenlesbare Rechnungen, die einfach verarbeitet und archiviert werden können.
XRechnung ist gültig für Kunden mit Sitz und Umsatzsteuerregistrierung in Deutschland,
sowohl im öffentlichen als auch im privaten Sektor. Die ausführende Behörde ist die KOSiT in Bremen.
Derzeit bietet AirPlus XRechnung ausschließlich unseren Kunden des öffentlichen Sektors, die den AirPlus Company Account nutzen, über das PEPPOL-Netzwerk an.
Ab dem 1. Januar 2027 wird AirPlus XRechnung für alle Produkte und Dienstleistungen anbieten, bei denen wir in Deutschland als „rechtlicher Rechnungsaussteller“ auftreten. Die Übermittlung erfolgt als Standard über das AirPlus Portal. Alternative Kanäle sind SFTP, E-Mail und ebenfalls PEPPOL.
Durch die Einführung von XRechnungen können Sie:
- Die Rechnungsverarbeitung automatisieren und die manuelle Dateneingabe und Verarbeitungszeit reduzieren.
- Compliance sicherstellen: Erfüllen Sie mühelos regulatorische Anforderungen und Standards.
- Die Effizienz verbessern: Beschleunigen Sie die Genehmigungs- und Zahlungszyklen von Rechnungen.
Das Format XRechnung enthält alle umsatzsteuerlich erforderlichen Pflichtangaben. Zudem sind weitere Informationen, wie die Lieferantennummer, eine Bestellidentifikationsnummer oder eine Leitweg-Identifikationsnummer, Teil der XRechnung.
XRechnung im Überblick:
Legitimierung für XRechnungen
Alle deutschen Organisationen des öffentlichen Sektors (wie Bundes- und Landesämter, Gemeinden, Städte, Krankenhäuser, Universitäten, Schulen usw.) sowie Unternehmen und Organisationen des privaten Sektors mit rechtlichem Sitz und Umsatzsteuerregistrierung in Deutschland sind für die XRechnung qualifiziert.
AirPlus-Produkte, die für XRechnungen qualifiziert sind
Aktuell stehen XRechnungen ausschließlich für unsere zentralen Bezahllösungen zur Verfügung (aufgrund gesetzlicher Bestimmungen und dem Rechnungsstatus). Alle Änderungen werden auf dieser Landingpage und über Ihre AirPlus-Ansprechpartner kommuniziert. implementation@airplus.com.
XRechnung Übertragung
XRechnungen werden über das AirPlus Portal (Standard), PEPPOL-Netzwerk, per E-Mail und per SFTP angeboten.
Die Übertragung über das PEPPOL-Netzwerk erfolgt dabei in Zusammenarbeit mit unserem Dienstleister Unifiedpost.
Ab dem 01. Januar erhalten alle Kunden mit einer juristischen Adresse in Deutschland zusätzlich zu den bisherigen Abrechnungsdateien eine XRechnung von AirPlus.
Was ändert sich?
Die bisherige Rechnung wird künftig nicht mehr als rechtsverbindliche Rechnung dienen, sondern als Abrechnung klassifiziert.
- Der Inhalt der Abrechnungsübersicht sowie Ihr aktuelles E-Billing-Setup bleiben unverändert
- Die Abrechnung unterstützt weiterhin Ihre internen Buchhaltungsprozesse als Buchungshilfe
- Es sind keine Änderungen an Ihren bestehenden internen Prozessen erforderlich
Die XRechnung wird als zusätzliches Dokument zur Erfüllung gesetzlicher Anforderungen bereitgestellt. Für Kunden der AirPlus-Lodged-Produkte (AirPlus Company Account, AirPlus Travel Trade Account and AirPlus Debit Account) wird die XRechnung inhaltlich in Bezug auf Datentiefe weitgehend der aktuellen Rechnung entsprechen.
Für AirPlus Corporate Card und AirPlus Virtual Cards betrifft die Einführung der XRechnung ausschließlich die Rechnung der von AirPlus selbst erhobenen Gebühren.
Übertragungskanal
Die XRechnung wird über folgende Kanäle bereitgestellt:
- AirPlus Portal (Standard)
- SFTP
- E-Mail
- PEPPOL
Wie bisher bleibt das AirPlus Portal der Standard-Übermittlungsweg. Die XRechnung kann dort ab dem 01.01.2027 an derselben Stelle wie Ihre bisherigen PDF-Rechnungen eingesehen und heruntergeladen werden. Bitte stellen Sie die Aktivierung sicher.
Nur für den Empfang über die alternativen Kanäle müssen Sie sich an AirPlus wenden.
Einrichtung und technische Details
- Alternative Übermittlungswege (SFTP, E-Mail, PEPPOL) werden im unterstützten Einrichtungsprozess (assisted mode) eingerichtet
- XRechnungen werden über SFTP und E-Mail im verschlüsselten Format (PGP und ZIP) bereitgestellt
- Wenn Sie die XRechnung über das PEPPOL-Netzwerk empfangen möchten, stellen Sie bitte sicher, dass Sie über eine aktive PEPPOL-ID verfügen
FAQ
Allgemeine Fragen
XRechnung ist ein standardisiertes elektronisches Rechnungsformat, das entwickelt wurde, um Rechnungsprozesse zu optimieren und die Einhaltung der europäischen Standards zu gewährleisten, die vom Bundesministerium des Innern und für Heimat im Bundesanzeiger definiert wurden (§ 4 Abs. 2 E-RechV). Es bietet eine strukturierte Möglichkeit zur Darstellung von Rechnungsdaten, die es Unternehmen und Behörden erleichtert, Rechnungen effizient zu verarbeiten. XRechnungen enthalten wichtige Informationen wie Umsatzsteuerdetails, Lieferantennummern und Bestellidentifikationsnummern, um die Rechnungsbearbeitung zu vereinfachen und die Transparenz bei Transaktionen zu verbessern.
Dieses Format wurde entwickelt, um die Automatisierung zu verbessern, manuelle Fehler zu reduzieren und den nahtlosen Austausch von Rechnungen zwischen Unternehmen und Regierungsbehörden zu erleichtern. XRechnungen sind auf das CEN-Datenmodell abgestimmt und gewährleistet Konsistenz und Kompatibilität mit den europäischen Rechnungsstellungsvorschriften. Seine Einführung fördert die Modernisierung des Rechnungsmanagements und kommt sowohl Lieferanten als auch Rechnungsempfängern zugute, indem Workflow und Compliance optimiert werden.
XRechnung ist ein E-Rechnung-Format. Es handelt sich um ein XML-basiertes Format, das durch den deutschen Gesetzgeber definiert ist.
Ihre bestehendes E‑Billing‑Setup bleibt unverändert. Sie erhalten XRechnung zusätzlich als weiteres Format.
XRechnungen sind gesetzlich vorgeschrieben und daher berechnen wir unseren Kunden keine Gebühren.
XRechnung gilt spezifisch für Deutschland. Andere Länder haben eigene Umsetzungen von E-Invoicing-Regulierungen, die in der Regel auf der EN 16931 basieren. Viele EU-Länder, wie Belgien, Italien und die Tschechische Republik, haben bereits eigene E-Invoicing-Frameworks eingeführt oder befinden sich derzeit in der Umsetzung.
Die Schweiz ist als Nicht-EU-Land nicht direkt an EU-Vorgaben gebunden. Dennoch sind auch dort ähnliche Digitalisierungstrends erkennbar, und es ist zu erwarten, dass sich die Anforderungen an E-Invoicing weiterentwickeln werden.
Zusammenfassend lässt sich sagen, dass XRechnung zwar spezifisch für Deutschland ist, elektronische Rechnungsstellung jedoch zunehmend in ganz Europa verpflichtend wird.
Aktuell fokussiert sich AirPlus auf die Einführung von XRechnung, um sowohl unsere B2B- als auch B2G-Kunden gleichermaßen zu unterstützen und die gesetzlichen Anforderungen zu erfüllen. Über mögliche weitere Entwicklungen werden wir Sie auf dem Laufenden halten.
Zu Ihrer Unterstützung erhalten Sie zusätzlich weiterhin ein PDF parallel zur XRechnung als Buchungshilfe, um die Verarbeitung in Ihren ERP-Systemen zu erleichtern. Darüber hinaus stellen wir Ihnen wie gewohnt weiterhin Ihre bestehenden E-Billing-Formate zur Verfügung, um Ihre aktuellen Prozesse und Integrationen zu unterstützen.
Unifiedpost ist der Dienstleister von AirPlus zur Übertragung von XRechnungen über das PEPPOL-Netzwerk an unsere Kundinnen und Kunden. Unifiedpost ist ein zertifizierter PEPPOL Access Point Anbieter für XRechnungen.
Bitte beachten Sie, dass AirPlus alle XRechnung-Dateien intern erstellt. Für die Zustellung an den PEPPOL Access Point des Empfängers nutzen wir jedoch den Service von Unifiedpost.
Empfang von XRechnung
Airplus bietet XRechnung über das AirPlus Portal, E‑Mail, SFTP und PEPPOL an. Um XRechnung über PEPPOL zu empfangen, stellen Sie bitte sicher, dass Sie über eine registrierte PEPPOL‑ID im PEPPOL‑Netzwerk verfügen.
Weitere Informationen zur Erstellung einer PEPPOL‑ID finden Sie hier: Wie kann ich eine Peppol-ID erstellen? - Invoice-Portal
XRechnung ist ein eigenständiges AirPlus-Produkt, das allen deutschen Kunden, sowohl aus dem öffentlichen als auch aus dem privaten Sektor angeboten wird.
Airplus bietet XRechnung als Standard über das AirPlus Portal an. Sie können XRechnung auch per E‑Mail, SFTP und PEPPOL erhalten. Der Empfang per E-Mail ist über das CRM möglich.
Nutzung von XRechnung
Es ist vorgesehen, dass alle PDF‑Rechnungen weiterhin wie gewohnt gemäß Ihren aktuellen EDI‑Profilen versendet werden. Ab dem 1. Januar 2027 dienen PDFs jedoch nicht mehr als rechtliche Rechnung, sondern lediglich als Buchungshilfe.
XRechnung ist ein gesetzlich vorgeschriebenes Standardformat für die elektronische Rechnungsstellung in Deutschland. Ob Ihr ERP‑System XRechnung verarbeiten kann, hängt von Ihrer spezifischen Systemkonfiguration und den vorhandenen Funktionen ab. Wir empfehlen, Ihren ERP‑Anbieter oder Ihr internes IT‑Team zu kontaktieren, um die Kompatibilität sowie eventuell notwendige Anpassungen zu prüfen.
Die Codeliste UNTDID 5305 wird zur Kennzeichnung der Mehrwertsteuersätze verwendet. Für die Kodierung des Mehrwertsteuersatzes ist es nebensächlich, ob es sich um inländische oder ausländische Rechnungen handelt. Der konkrete Mehrwertsteuerbetrag wird in einem anderen Element ausgewiesen.
Es ist nicht möglich, den Erhalt von XRechnung abzulehnen, da diese ab Januar 2027 für alle B2B‑Unternehmen in Deutschland gesetzlich verpflichtend wird.
PEPPOL
Das PEPPOL-Netzwerk ist ein internationales Framework, das es Unternehmen und Organisationen des öffentlichen Sektors ermöglicht, elektronische Dokumente wie Rechnungen, Bestellungen und Kataloge zu standardisieren und sicher auszutauschen.
Ein Zugangspunkt (Access Point) innerhalb des PEPPOL-Netzwerks ist ein Gateway oder ein Dienstanbieter, der als Vermittler zwischen Handelspartnern fungiert und es ihnen ermöglicht, elektronische Dokumente unter Verwendung der PEPPOL-Spezifikationen zu verbinden und auszutauschen. Hierbei werden die sichere Übertragung und Validierung der Dokumente nach Inhalt und Format des PEPPOL-Standards sichergestellt.
Zusammengefasst ist das PEPPOL-Netzwerk ein standardisierter Rahmen für die elektronische Beschaffung in ganz Europa und weltweit.
Falls Sie bereits über einen PEPPOL-Access Point mit einer Leitweg-ID verfügen, dieser jedoch noch nicht mit unserem Dienstleister Unifiedpost getestet wurde, wenden Sie sich bitte an AirPlus. AirPlus wird einen Test mit unserem Dienstleister organisieren.
Bitte beachten Sie, dass AirPlus nur für Prozessthemen verantwortlich ist, die mit unserem Setup auftreten können. Wir übernehmen keine Verantwortung für Probleme, die an Ihrem PEPPOL Access Point auftreten können.
Stellen Sie sicher, dass Sie uns an Ihrem PEPPOL Access Point aktiviert haben, um Ihnen die XRechnung-Dateien zu senden. Sofern Sie uns nicht von Ihrer Seite aus freischalten, erhalten Sie von unserer Seite keine XRechnung.
Wenn diese Anforderungen alle gegeben sind, wenden Sie sich bitte ab 1. Januar 2027 an das technische Implementierungsteam von AirPlus: timde@airplus.com.
Leitweg-ID
Eine Leitweg-ID (oder Routing-ID) im Zusammenhang mit XRechnungen ist Ihre individuelle Adresse im PEPPOL-Netzwerk. Mit der Leitweg-ID kann sichergestellt werden, dass die Rechnung an die richtige Ansprechperson oder die zuständige Verarbeitungsstelle innerhalb der Organisation weitergeleitet wird.
Die Leitweg-ID wird in der Standard-XRechnung im Feld "Besteller Referenz" (BT-10 Bestellerreferenz) angegeben und muss als Pflichtangabe auf jeder XRechnung übermittelt werden.
Die Leitweg-ID setzt sich aus drei Komponenten zusammen:
- Grobadressierung
- Feinadressierung
- Prüfziffer
AirPlus übernimmt keine Verantwortung für die Richtigkeit der angegebenen Leitweg-ID. Eine falsche Leitweg-ID kann zu Verzögerungen bei der Einrichtung Ihrer XRechnung führen.
Weitere Informationen finden Sie auf der offiziellen Website: www.leitweg-id.de
Ein Rechnungsempfänger im PEPPOL-Netzwerk verfügt mindestens über eine Leitweg-ID.
Allerdings kann eine Organisation oder ein Rechnungsempfänger mehrere Leitweg-IDs besitzen. Zum Beispiel, wenn die Rechnungsverarbeitung über unterschiedliche Teams, Organisationseinheiten, Standorte oder thematische Zuständigkeiten erfolgt.
Für den öffentlichen Sektor
XRechnungen beantragen (für unsere Kunden des öffentlichen Sektors)
Unsere B2B-Kunden erhalten XRechnungen ab dem 1. Januar 2027. Weitere Infos finden Sie in unseren FAQ weiter unten.
Unsere Kunden des öffentlichen Sektors folgen bitte diesem Prozess:
- Laden Sie das XRechnung-Antragsformular von dieser Landingpage herunter.
- Füllen Sie alle Felder sorgfältig aus.
- Senden Sie das ausgefüllte Formular per E-Mail an Ihren AirPlus Hauptansprechpartner oder das Customer Service Team, mit dem sie bisher zu diesem Thema in Kontakt waren.
- Für B2G: Stellen Sie sicher, dass der Empfang von AirPlus XRechnungen an Ihrem PEPPOL ACCESS POINT (Zugang) über Unifiedpost eingerichtet & freigeschaltet ist.
- Sofern Ihr Unternehmen nicht Teil des BUNDES, der Länder oder Kommunen ist, fügen Sie bitte eine kurze Begründung zur Legitimation der Nutzung der XRechnung im E-Mail-Text hinzu. Dies hilft den Prozess auf unserer Seite zu beschleunigen.
- Sobald die Implementierung abgeschlossen ist, erhalten Sie eine Bestätigungs-E-Mail von AirPlus.
Beachten Sie bitte, dass wir, falls Sie noch nicht Teil unseres Unifiedpost -Netzwerks sind, Ihre Plattform bzw. Ihren PEPPOL ACCESS Point in Zusammenarbeit mit Unifiedpost erst testen müssen.
Um eine XRechnung per E-Mail oder SFTP zu empfangen, nutzen Sie bitte den unterstützten Modus im CRM. Bitte vergessen Sie nicht, die Leitweg-ID Ihres Unternehmens anzugeben.
Plattformen des öffentlichen Sektors, die bereits bei Unifiedpost registriert sind:
- Baden-Württemberg: Zentraler Rechnungseingang
- Berlin: OZG-RE
- Brandenburg: OZG-RE
- Bremen: zERIKA
- Hamburg: Hamburg Service E-Rechnungsportal
- Mecklenburg-Vorpommern: OZG-RE
- Thüringen: OZG-RE
- Niedersachsen: ZeRN-Schnittstelle ePoststelle des Landes Niedersachsen
- Nordrhein-Westfalen: vergabe.NRW E-Rechnung
- Rheinland-Pfalz: Zentralen E-Rechnungseingang RLP
- Saarland: Zentralen E-Rechnungseingang RLP
- Sachsen: OZG-RESachsen-Anhalt: E-Rechnungsportal des Landes Sachsen-Anhalt
- Schleswig-Holstein: SH E-Rechnungsportal
Haben Sie noch Fragen?
Wir helfen Ihnen gerne. Bitte kontaktieren Sie Ihren AirPlus Account Manager oder unser AirPlus Service Team.