Die 3 häufigsten Herausforderungen im B2B-Zahlungsverkehr

Finanzen sind das Herzstück eines jeden Unternehmens, aber die Verwaltung verläuft nicht immer ganz reibungslos.

Viele Unternehmen kämpfen immer noch mit umständlichen Workarounds, nicht miteinander verbundenen Systemen und ständiger Sorge  vor Missbrauch. Das ist eine frustrierende Mischung, die definitiv nicht nachhaltig ist.

 Der Lichtblick? Einige Unternehmen überdenken bereits die Art und Weise, wie der Zahlungsverkehr in Unternehmen funktioniert und erzielen dabei mehr Kontrolle, Transparenz und Effizienz.

Werfen wir gemeinsam einen Blick auf drei zentrale Herausforderungen im B2B-Zahlungsverkehr und darauf, mit welchen wirkungsvollen Ansätzen Unternehmen ihnen begegnen – so erhalten Sie wertvolle Impulse, die Sie in Ihrem eigenen Geschäftsumfeld nutzen können.

1. Dezentralisierung und Datenabgleich

Die Herausforderung: In vielen Unternehmen laufen die Zahlungen nicht über ein zentrales System. 

Reisekosten werden möglicherweise in einem OBE-System erfasst, Beschaffungskosten in einem anderen, und einmalige Zahlungen werden noch Bar abgewickelt. Jede Abteilung hat ihre eigene Arbeitsweise, Zahlungen abzuwickeln. Für die Buchhaltung bedeutet das in der Regel, dass sie ein Puzzle aus Zahlungen und Rechnungen zusammensetzen muss, um zu verstehen, was wirklich vor sich geht.

Fehlt der umfassende Überblick über sämtliche Zahlungsströme, leidet die Transparenz der Unternehmensausgaben erheblich. Dies führt zu Verzögerungen beim Abgleich und verursacht vermeidbaren manuellen Aufwand.

Wenn ein CFO die Gesamtausgaben des Unternehmens wissen möchte, kann die Zusammenstellung dieser Daten Tage dauern. In der Zwischenzeit sind die Mitarbeiter mit dem Ausfüllen von Formularen und dem Einholen von Genehmigungen beschäftigt.

Was führende Unternehmen anders machen:

1. Viele Teams fangen an, den Flickenteppich an Tools zu beseitigen und auf eine Plattform umzusteigen, die Geschäftsreisen, Beschaffungen und tägliche Zahlungen gemeinsam abwickelt.
2. Für die Buchhaltung ist das eine enorme personelle Entlastung. Anstatt Berichte von verschiedenen Quellen abzurufen und zu hoffen, dass die Zahlen übereinstimmen, können Sie endlich alle Ausgaben auf einen Blick sehen. Das beschleunigt den Abschluss  der Bilanzen, aber noch wichtiger ist, dass dadurch ein Großteil des Rätselraten entfällt.
3. Mit Level 3 Transaktionsdaten in der Hand können Führungskräfte Trends erkennen, auf bessere Lieferantenverhandlungen drängen und tatsächlich das Gefühl haben, die Kontrolle  über alle Ausgaben zu haben.
4. Zahlreiche Unternehmen setzen gezielt auf virtuelle Karten, die spezifisch für einzelne Lieferanten oder sogar für individuelle Transaktionen ausgestellt werden. Diese Lösung erhöht Flexibilität und Sicherheit im Zahlungsprozess, ohne zusätzliche Komplexität zu schaffen.

2. Integrationsprobleme

Die Herausforderung: Selbst mit modernen ERP-Systemen haben viele Unternehmen immer noch mit lückenhaften Verbindungen zwischen ihren Finanzplattformen und Bankpartnern zu kämpfen.

Branchenberichten zufolge verbringen CFOs und Finanzteams bis zu 520 Stunden pro Jahr mit manuellen Prozessen allein für die Zahlungsabwicklung, wie Dateneingabe, manueller Abgleich und Fehlerkorrekturen.

Das sind 520 Stunden oder etwa 13 Wochen Vollzeitarbeit, nur um routinemäßige Zahlungsabläufe manuell zu verwalten.  Das bedeutet Zeitverlust, höhere Fehlerquoten und Mitarbeitende, die eher reaktiv als proaktiv arbeiten. Für global tätige Unternehmen, die mehrere Währungen und Niederlassungen verwalten, vervielfacht sich diese Herausforderung noch zusätzlich.

Was führende Unternehmen anders machen:

1. Die Umstellung auf moderne Standards wie ISO 20022 hilft Unternehmen, die Integration zu rationalisieren.
2. Indem sie dieselbe "Sprache" wie die Banken sprechen, können Unternehmen die Interoperabilität verbessern und manuelle Schritte einsparen. APIs ermöglichen außerdem Echtzeitverbindungen zwischen Zahlungssystemen, Banken und ERP-Systemen.
3. Ein weiterer Ansatz ist die Zahlungsorchestrierung.
4. Stellen Sie sich dies als eine Ebene vor, die auf dem bereits vorhandenen System aufbaut. Anstatt Dutzende von Verbindungen zu verschiedenen Anbietern aufrechtzuerhalten, können sich Finanz- und Einkaufsabteilung an einem Ort anmelden und die Arbeit erledigen.
5. Und der Vorteil? Wenn ein Zahlungsweg plötzlich ausfällt, bleibt das System nicht stehen. Es findet einfach einen anderen Weg und sorgt dafür, dass das Geld weiter fließt. Kein Drama, keine verzweifelten Telefonanrufe - die Geschäfte laufen einfach weiter wie gewohnt.

3. Sicherheits- und Betrugsrisiken

Die Herausforderung: Da immer mehr Zahlungen online abgewickelt werden, ziehen sie auch mehr unerwünschte Aufmerksamkeit auf sich.

Die Betrüger werden immer raffinierter, sei es durch Phishing, Kontoübernahmen oder neue Tricks, um die Sicherheit zu umgehen. Echtzeit-Zahlungen beschleunigen die Abläufe für Unternehmen, aber leider auch schneller für Betrüger.

Für Unternehmen ist das ein großes Risiko.

Ein einziger erfolgreicher Betrug kann die Beziehungen zu den Lieferanten belasten, den Cashflow blockieren und das Vertrauen in des Unternehmens erschüttern. Dazu kommt noch die ständige Arbeit, um Vorschriften wie PCI DSS oder GDPR einzuhalten. Für die Finanzteams ist das eine Menge, die es zu bewältigen gilt.

Was führende Unternehmen anders machen:

1. Immer mehr Unternehmen integrieren KI und maschinelles Lernen in ihre Zahlungsabwicklung.
2. Anstatt sich nur auf Menschen zu verlassen, um Fehler zu erkennen, können diese Systeme eine große Anzahl von Transaktionen scannen und alles markieren, was ungewöhnlich aussieht - und manchmal sogar eine Zahlung stoppen, bevor sie ausgeführt wird.
3. Auch bei der Einhaltung von Vorschriften schleicht sich die Automatisierung ein. Digitale Tools übernehmen sich wiederholende Aufgaben wie Risikoprüfungen, Audit-Updates und die Überwachung von Vorschriften in verschiedenen Regionen. Das entlastet das Team und macht die Ergebnisse zuverlässiger.
4. Was die Sicherheit betrifft, so werden Token und virtuelle Karten immer häufiger eingesetzt. Indem sie einmalige Kartennummern für einen einzigen Kauf oder Lieferanten generieren, machen es Unternehmen viel schwieriger, gestohlene Daten erneut zu verwenden.

Gestaltung eines intelligenteren Zahlungsökosystems

Anstatt Schwachstellen mit manuellem Aufwand zu beheben, setzen Unternehmen auf Automatisierung, Integration und Echtzeit-Intelligenz. Diese Entwicklung führt zu einer intelligenteren und einfacheren Zahlungsabwicklung.

Von dieser Transformation profitieren nicht nur die Buchhaltung. Sondern auch:

• Beschaffungsmanager erhalten Transparenz bei Lieferantenzahlungen,
• Reisemanager können ihre Ausgaben leichter abgleichen und
• CFOs gewinnen Vertrauen in die Genauigkeit und Sicherheit ihrer Finanzdaten.

Bei AirPlus haben wir gesehen, wie der Übergang von verstreuten, manuellen Prozessen zu integrierten Lösungen die Art und Weise, wie Unternehmen Zahlungen verwalten, verändern kann.

Ob mit Firmenkreditkarten, virtuellen Karten oder Orchestrierungsplattformen, das Ziel ist immer das gleiche:

• Mehr Kontrolle,
• mehr Transparenz und
• mehr Sicherheit.

Für Unternehmen, die immer noch mit fragmentierten Zahlungen zu kämpfen haben, stellt sich nicht die Frage, ob eine Veränderung notwendig ist, sondern wie schnell sie bereit sind zu handeln.

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Quellen:

1: https://comms.airplus.com/en/blog/the-future-of-corporate-payment

2: https://accesspay.com/knowledge-hub/connectivity/erp-bank-integration-5-ways-to-simplify-business-banking/

3: https://www.iso20022.org/

4: https://comms.airplus.com/en/blog/an-experts-guide-to-choosing-the-right-corporate-payment-solution