Was im privaten Bereich längst selbstverständlich ist, stellt Unternehmen vor sehr zeitaufwendige Herausforderungen: Der schnelle, spontane Online-Einkauf ist zu Hause in nur wenigen Klicks erledigt.
Bei unternehmensbezogenen Ad-hoc-Beschaffungen sieht dies ganz anders aus: Ob eine Bestellung von Büromaterialien oder die sofort benötigte Verlängerung eines Software-Abos – der damit verbundene Zahlungsprozess ist weder schnell noch effizient. Zunehmend dezentrale Zahlungen erschweren zudem den Abgleich und die Budget-Kontrolle in Unternehmen. Folgendes Standardverfahren für berufliche Beschaffungen kommt Ihnen bestimmt bekannt vor:
Doch dieser Prozess funktioniert nicht immer wie gewünscht: Ist der Lieferant noch nicht in der Unternehmensdatenbank vorhanden, muss dieser zunächst dort hinterlegt werden, ehe die Bestellung (Schritt 3) bearbeitet werden kann. Ein aufwendiger Prozess, gerade wenn man berücksichtigt, dass viele Ad-hoc-Käufe nur einmalig getätigt werden und ihr Ausgabevolumen vergleichsweise gering ausfällt.
Mehr Homeoffice: dezentrale Einkäufe nehmen zu
Zum weiterhin boomenden Online-Handel kommt ein weiterer Faktor hinzu: Immer mehr Mitarbeitende verfügen über Remote- oder Hybrid-Arbeitsplätze – und gerade das Thema Homeoffice genießt eine ungebrochen hohe Priorität. Die Summe dieser beiden Umstände bedeutet für Unternehmen eine kontinuierliche Zunahme dezentraler Einkäufe – und sorgt unter anderem für höhere Verwaltungskosten bei reduzierter Ausgabentransparenz. Die vorhandenen Zahlungsprozesse sind sowohl komplex als auch zu langsam.
Während Mitarbeitende die Flexibilität und Freiheit schätzen, ihren Verpflichtungen auch von zu Hause aus nachkommen zu können, benötigen sie nach wie vor wichtige Ressourcen. Um diese online zu beschaffen, ist in der Regel eine Kreditkarte erforderlich. Da jedoch nicht jeder Mitarbeitende über eine Firmenkreditkarte verfügt, bleibt die private Vorauszahlung als einzig praktikable Lösung. Selbst wenn es einige Zeit dauern wird, bis der Arbeitgeber respektive die Buchhaltung diesen Betrag erstatten wird. Dass letztgenannte erst im Nachhinein davon erfährt, dass Kosten verursacht wurden, steht zudem im Gegensatz zu einer soliden Budget-Planung.
Mehr Flexibilität und Kontrolle: AirPlus Virtual Cards
Die Lösung dieser Herausforderungen liegt im Zahlungsmittel: Stellen Sie sich einfach vor, Sie könnten jedem Mitarbeitenden in nur wenigen Klicks eine individuelle Kreditkarte erstellen, die projektbezogen einsetzbar ist und u. a. mit einem vorab definierten Budget versehen werden kann. Eine Zahlungslösung, bei der Sie einerseits sämtliche Ausgaben zentral kontrollieren können und anderseits mehr Flexibilität im Einkauf ermöglichen. Und die weltweit bei Millionen von Händlern im Mastercard®-Netzwerk akzeptiert wird. AirPlus Virtual Cards Procurement bieten Ihnen all dies – und noch viele weitere Vorteile.
Als Karteninhaber bestimmt Ihr Unternehmen sämtliche kauf- und sicherheitsbezogenen Einstellungen der virtuellen Kreditkarten: So können Sie etwa ihren Gültigkeitszeitraum beschränken, ein Transaktionslimit oder eine bestimmte Währung definieren. Weisen Sie Abteilungen individuelle Budgets zu, die sie etwa für Marketing- oder IT-Ausgaben nutzen können. So gewähren Sie eine maximale Flexibilität, ohne dass die Kosten außer Kontrolle geraten. Und Ausgaben außerhalb der Unternehmensrichtlinien gehören ebenso der Vergangenheit an.
Volle Transparenz und zahlreiche Zusatzdaten
Virtual Cards ermöglichen nicht nur den schnellen und sicheren Online-Einkauf, sondern vereinfachen den Abgleich von Zahlungen. Bereits bei Kartenerstellung können Sie wichtige Transaktionsdaten – wie Kostenstelle, Abteilungs- oder Projektnummer und vieles mehr – mit der entsprechenden Karte verknüpfen. Beim späteren Abgleich zwischen Transaktion und Bestellung sparen Sie sich auf diese Weise enorm viel Zeit und vermeiden kostspielige Ausbuchungen.
Mit AirPlus Virtual Cards Procurement beschleunigen Sie Zahlungsprozesse und verbessern zugleich die Transparenz sämtlicher Ausgaben. Dabei erhalten Sie am Ende des vereinbarten Abrechnungszeitraums nur eine einzige, leicht verständliche Sammelabrechnung von AirPlus. Und während Sie auf diese Weise von einem verlängerten Zahlungsziel profitieren, genießen Ihre Dienstleister und Lieferanten eine sofortige Bezahlung durch AirPlus. So schonen Sie den Cashflow Ihres Unternehmens und können die Kreditorenlaufzeit optimieren.
Kostenlose Webinare & E-Books zu Virtual Cards
Erfahren Sie mehr über die Funktionsweise, die Chancen und Möglichkeiten von AirPlus Virtual Cards Procurement für Ihr Unternehmen. Wir laden Sie herzlich ein, sich unsere kostenlosen Webinare und Power Sessions on demand anzusehen. Weitere Informationen und Use Cases finden Sie auch in unseren E-Books zum Thema. Und sollten Sie weitere Fragen zu Virtual Cards haben, kontaktieren Sie uns gerne!
