Mit seinen besonders vielen und vielfältigen Transaktionen bringt speziell der Bereich der Long-Tail Ausgaben große Herausforderungen mit sich. Warum es sich auszahlt, gerade den Long-Tail Spend effizient zu managen, wie sich dieser zusammensetzt und mit welchen Lösungen Sie ihn in den Griff bekommen, erfahren Sie in diesem Blog!
Warum Spend Management so wichtig ist
Wie Sie vielleicht bereits wissen, umfasst Spend Management alle Aspekte des effizienten und strategischen Ausgabenmanagements und verfolgt drei Hauptziele: Kosteneinsparungen zu erzielen, die betriebliche Effizienz zu optimieren und die finanzielle Performance zu steigern.
Dafür ist es wichtig zu wissen, auf welche Bereiche sich die Ausgaben im Unternehmen verteilen: Zunächst werden daher sämtliche Transaktionen in strategische und nicht-strategische Ausgaben unterteilt.
80 zu 20: der typische Tail Spend
Hierbei zeigt sich bei den meisten Unternehmen dasselbe Muster: 80 % der Ausgaben fließen an 20 % der Lieferanten. Dieses sogenannte Pareto-Prinzip kennen Sie vielleicht. Allerdings gilt auch der umgekehrte Fall: 20 % der Ausgaben gehen an 80 % der Lieferanten. Die typische Verteilung verdeutlicht folgende Kurve:
Wie sein Name schon vermuten lässt, bildet der „Tail Spend“ das Ende der Verteilungskurve und umfasst prinzipiell sämtliche nicht-strategischen Ausgaben.
Und diese entsprechen zwar nur 20 % des Gesamtvolumens, umfassen aber eben auch die höchste Vielfalt an Lieferanten. Auf diese sind Unternehmen im Tagesgeschäft angewiesen: Bei Global Playern übersteigt deren Anzahl laut Forbes sogar die Zehntausender Marke, während andere gar nicht wissen, wie viele Dienstleister sie eigentlich beauftragen.
Dabei werden natürlich einige Lieferanten stärker in Anspruch genommen als andere. Und gerade bei diesen zahlt sich ein präzises Long-Tail Spend Management besonders aus, wie wir noch sehen werden.
Nachdem wir den Tail Spend als Ganzes angesehen haben, konzentrieren wir uns jetzt auf die Ausgaben im Long-Tail.
Was sind Long-Tail-Ausgaben?
Im Long-Tail Spend begegnen wir allen sogenannten nicht-strategischen oder indirekten Ausgaben. Hier tummelt sich eine sehr hohe Anzahl von Lieferanten, auf die jeweils nur geringe Beträge entfallen. Der Long-Tail Spend birgt das wohl größte Einsparpotenzial in der Beschaffung.
Doch welche Art von Transaktionen fallen unter den Long-Tail? Schauen wir mal auf ein paar Beispiele:
Was ist der Tail-End Spend?
Am äußeren Ende unserer Verteilungskurve befinden sich die einmaligen Lieferanten und Dienstleister. Aber auch sämtliche Einkäufe von Waren oder Dienstleistungen, die außerhalb der standardisierten Beschaffungswege getätigt wurden – der sogenannte „Maverick Spend“.
Die Verwaltung des Long-Tail Spend – und speziell des Tail-End Spend mitsamt allen nonkonformen Einkäufen – ist mit einem besonders hohen Aufwand verbunden. Denn die ordnungsgemäße Verbuchung dieser Ausgaben erfordert, jeden einzelnen Lieferanten inklusive aller erforderlichen Daten im Beschaffungssystem zu hinterlegen.
Dennoch kann ein effektives Management dieser Ausgaben sowohl betriebliche Einsparungen als auch Kostensenkungen ermöglichen. Aber da der Long-Tail Spend so vielschichtig ist, wird er als Optimierungsfaktor oft ignoriert. Doch warum gilt dieser Bereich als derart komplex?
Die Komplexität des Long-Tail Spend
Zum einen sind Transaktionen im Long-Tail Spend sehr heterogen: Der Einkauf von Büromaterialien unterscheidet sich beispielsweise erheblich von der Beschaffung von Materialien für Forschung und Entwicklung. Blicken wir auf das Volumen, sprechen wir bei einigen Ausgaben von kleinen, regelmäßig anfallenden Beträgen, bei anderen von großen, einmaligen Anschaffungen. Dazu kann der Long-Tail Spend nahezu alles umfassen – von Kosten für Mitarbeitende und Abonnements bis hin zu Forschungsinvestitionen.
Zum anderen haben sich Art und Weise der Beschaffung grundlegend geändert: Online-Plattformen bieten uns heute eine nie da gewesene Auswahl an Lieferanten. Eine Vielfalt, die mit herkömmlichen Beschaffungsprozessen nicht abgebildet werden kann. Womit unvorhersehbare Kosten und eine zu komplizierte Verwaltung einhergehen.
Hinzu kommen weitere wichtige Faktoren wie die Einhaltung von Compliance-Bestimmungen oder eine zeitgemäße Prozessgestaltung basierend auf dem neuesten technologischen Stand, um am Markt nicht ins Hintertreffen zu geraten.
Ein sorgfältiges Management des Long-Tail Spend lohnt sich also gleich mehrfach, um finanziellen Auswirkungen vorzubeugen und stattdessen diese Kosten mit den operativen Strategien und Unternehmenszielen in Einklang bringen.
Doch welche Lösungen existieren für all diese Herausforderungen?
Long-Tail Spend Management mit virtuellen Kreditkarten
Die gute Nachricht gleich vorweg: Mit modernen Zahlungslösungen wie virtuellen Kreditkarten bekommen Sie den Long-Tail Spend in den Griff und können die Kontrolle über Beschaffungs- und Zahlungsprozesse verbessern.
Virtuelle Kreditkarten bieten Ihnen dabei noch weitere Vorteile:
- Sie ermöglichen schnelle und nahtlose Transaktionen, die leicht widerrufen werden können und eignen sich besonders gut für Online-Käufe, die oft den größten Teil des Long-Tail Spend ausmachen.
- Sie können in unbegrenzter Zahl in nur wenigen Klicks erstellt werden und verfügen über individuelle Kartendaten. Daher sind Einkäufe mit virtuellen Kreditkarten verursachergerecht zuzuordnen und leicht zu verwalten.
- Virtuelle Kreditkarten können bei der Generierung mit individuellen Sicherheitsfunktionen versehen werden – etwa mit einem Budget-Limit und einer Händlerbindung.
Mit virtuellen Kreditkarten können Sie zudem die Einhaltung der Beschaffungsrichtlinien sicherstellen, den Zahlungsprozess effizienter gestalten und sogar die Beziehungen zu Ihren Lieferanten verbessern.
Übrigens: Unternehmen, die ihren Tail-Spend auf diese Weise digital managen, konnten die jährlichen Ausgaben im Schnitt um 5 bis 10 % reduzieren.
Das Management Ihres Long-Tail Spend können Sie jedoch noch weiter optimieren, wenn Sie Beschaffungsprozesse automatisieren.
Automatisierung in der Beschaffung
Wie wir bereits gesehen haben, sind es insbesondere die große Masse der Transaktionen und die Vielzahl an Lieferanten, welche die effiziente Verwaltung des Long-Tail Spend erschweren. Automatisierte Beschaffungsprozessen bieten Ihnen hierbei eine Vielzahl an Vorteilen:
Der automatisierte End-to-End-Prozess mit virtuellen Kreditkarten
Die Kombination aus Zahlungen mit virtuellen Kreditkarten und automatisierten Vorgängen ist der Schlüssel zu einem erheblich rationalisierten Beschaffungsvorgang: einem nahtlosen End-to-End-Prozess.
Wenn Sie den gesamten Einkaufsprozess – von der ersten Bestellanfrage bis zur Abrechnung – vollständig transparent gestalten können, erhalten Sie wichtige Daten zur Entwicklung aller Ausgaben. Eine solide Basis für deren Verwaltung, für die Zuweisung passgenauer Budgets und auch für kommende Verhandlungen mit Ihren Lieferanten.
Mit virtuellen Kreditkarten, automatisierten Prozessen und einem nahtlosen Einkaufsprozess erfüllen Sie alle Kriterien an ein solides Spend Management:
Sie erzielen Kosteneinsparungen, ✔
verbessern die betriebliche Effizienz ✔
und optimieren die finanzielle Gesamtleistung ✔
Entdecken Sie jetzt die perfekten Tools
Den Long-Tail Spend effizient zu managen ist eine Herausforderung, die Sie jedoch mit den richtigen Tools meistern können. Rationalisieren Sie Ihre Beschaffungsprozesse mit virtuellen Kreditkarten und nutzen Sie Vorzüge der Automatisierung. So erlangen Sie mehr Kontrolle und Transparenz über Ihre Unternehmenseinkäufe, sparen Ressourcen ein und stellen Sie die Einhaltung Ihrer Beschaffungsrichtlinien sicher.
Die gemeinsame Lösung von AirPlus und Mazepay bietet Ihnen jetzt die perfekte Chance, Ihr Long-Tail Spend Management zu optimieren. Erfahren Sie mehr darüber im kostenlosen Webinar on demand mit unserem Account-Manager Alexander Ghoul und Lina Thun, International Sales Consultant bei Mazepay:
