3 Gründe für eine moderne Procure-to-Pay-Lösung

Über ein gutes Business Spent Management zu verfügen, sprich: die eigenen Unternehmensausgaben effizient zu verwalten, sollte eigentlich gegeben sein. Gerade im Bereich Procurement ist es wichtig, den Cashflow stets genau im Blick zu haben. Eine moderne Procure-to-Pay-Lösung hilft Ihnen dabei – und bietet noch zahlreiche weitere Vorteile.

Dass sich die Zahlungslandschaft im Zuge der Digitalisierung stark gewandelt hat, trifft besonders das Beschaffungswesen: Das Angebot an Lieferanten ist jetzt vielfältiger, verlagert sich in den Online-Sektor und verändert den gesamten Procure-to-Pay-Prozess.

Procure-to-Pay

Ein Procure-to-Pay-Prozess beschreibt die Koordination zwischen Einkaufsabteilung und Kreditorenbuchhaltung. Er ermöglicht es Unternehmen, Waren und Dienstleistungen zu einem angemessenen Preis einzukaufen und fristgerecht zu bezahlen.

Herkömmliche Zahlungsmethoden wie Banküberweisungen werden immer weniger kompatibel, was für die am Beschaffungsprozess Beteiligten zunehmend zum Problem wird. Erschwerend kommt hinzu, dass Procurement- und Zahlungsprozesse oft streng isoliert voneinander gedacht werden und stark auf manuelle Verfahren angewiesen sind.

Ursache und Lösung liegen jedoch eng beieinander: Die Digitalisierung ermöglicht es uns nämlich ebenso, den gesamten Prozess – von der Beschaffung bis zur Bezahlung – deutlich effizienter zu gestalten. Mit einer zeitgemäßen Procure-to-Pay-Strategie, die sich nahtlos in das Ausgabenmanagement Ihres Unternehmens einfügt.

Wir möchten Ihnen jetzt einen reibungslosen, schlanken Prozess vorstellen, der es ermöglicht, Zeit zu sparen, mehr Transparenz zu gewinnen und die Liquidität zu steuern. Und dies über die gesamte Prozesskette hinweg – von der ersten Bestellanforderung bis hin zur Kostenzuweisung durch Ihr Finanzteam. Sie werden schnell erkennen, dass es mindestens drei gute Gründe gibt, über eine moderne Procure-to-Pay-Lösung ernsthaft nachzudenken.

1: Ein zentraler Überblick über sämtliche Ausgaben

Wenn die linke Hand nicht weiß, was die rechte gerade macht, wird koordiniertes Handeln schwer. Für den Bereich Procurement bedeutet dies: Eine umfassende Transparenz über getätigte Zahlungen und Zahlungsströme ist elementar wichtig. Doch diese ist oftmals nicht gegeben. Etwa, weil Online-Beschaffungen im Unternehmen aus unterschiedlichen Gründen außerhalb definierter Prozesse erfolgen. Dieses Maverick Buying führt zudem noch zu höheren Kosten, besonders bei Long-Tail-Ausgaben.

Es lohnt sich also gleich aus mehreren Gründen, einen ganzheitlichen Überblick über den Procure-to-Pay-Prozess zu erhalten und alle Geschäftsausgaben auf einer einzigen, zentralisierten Plattform verwalten zu können.

Genau dies bieten Ihnen moderne Procurement-Plattformen. Sie erleichtern die Verwaltung Ihrer Unternehmensausgaben enorm, denn sie bieten Ihnen zudem die Möglichkeit, alle relevanten Abteilungen im Beschaffungsprozess zu vernetzen.

Sie können dabei nicht nur alle Zahlungen von einem einzigen Bildschirm aus verfolgen, sondern auch den gesamten Prozess besser verwalten. So erkennen und beseitigen Sie Ineffizienzen schneller und verbessern zugleich die Koordination zwischen Ihren Teams an jedem Punkt der Prozesskette.

Wenn Ihre Procurement-Plattform zudem über eine integrierte Zahlungsfunktion verfügt, profitieren Sie auch von einem deutlich leichteren Zahlungsprozess. Was uns zum nächsten Punkt bringt:

2: Einfache Zahlungsvorgänge für Beschaffungen

So schnell und komfortabel der Online-Einkauf auch ist – das Thema Sicherheit ist seit den frühesten Tagen des Internets sein treuer Begleiter. Mit der Starken Kundenauthentifizierung (auch Strong Customer Authentication, SCA) sollen Kartenzahlungen mittels Multi-Faktor-Authentifizierung betrugssicher abgewickelt werden. Eine Methode, die an sich gut und richtig ist, jedoch bei jenen Einkäufen zu Problemen führt, besonders bei denen Kartenbesitzer und agierender Einkäufer nicht identisch sind.

Hinzu gesellen sich jedoch noch weitere Hindernisse: Denn herkömmliche Zahlungen basieren in vielen Unternehmen auf papiergestützten Prozessen, die manuelle Dateneingaben erfordern und daher sowohl kostspielig als auch sehr zeitaufwändig sind.

85 %  aller Corporate Payment Zahlungen erfordern manuelle Eingaben*

* Business to Business (B2B) Payments: Taking care of business (paymentscardsandmobile.com)

Für beide Herausforderungen gibt es jedoch eine zeitgemäße Zahlungslösung: virtuelle Kreditkarten.

Virtuelle Kreditkarten sind ein flexibles und effizientes Zahlungsmittel, das mit Online-Zahlungskanälen bestens kompatibel ist. Sie funktionieren jedoch auch als integrierte Zahlungslösung in Procurement-Plattformen. Und ermöglichen sowohl die einfachere Überwachung von Zahlungen als auch ein deutlich leichteres Beschaffungsmanagement.

Kommen wir zurück auf die Herausforderungen der SCA: Virtuelle Kreditkarten ermöglichen Ihnen nicht nur die einfache und reibungslose Zahlungsabwicklung. Sie sind als Einmal-Karten zudem als besonders sicher eingestuft und daher von der SCA befreit. Sobald Sie eine Bestellung aufgeben und auf "Bezahlen" klicken, wird im Hintergrund automatisch und nahtlos eine virtuelle Kreditkarte als Zahlungsmittel generiert und einmalig für diesen Kauf verwendet.

Und das Beste an diesem Zahlungsvorgang: Er ist nicht nur schnell, einfach und sicher, sondern erfreut zugleich Ihren Lieferanten. Warum das so ist, zeigen wir Ihnen jetzt.

3: Gewinnen Sie die Gunst Ihrer Lieferanten

Gerade wenn es um die Bezahlung geht, zeigt sich, dass jeder Lieferant einzigartig ist und seine eigenen Bedürfnisse hat. Daher benötigen Sie eine Lösung, die flexibel genug ist, um diese Anforderungen bestmöglich zu erfüllen. Ihre Procure-to-Pay-Strategie kann Ihnen dabei helfen. Präziser: Ihre Procurement-Plattform unterstützt Sie dabei, den Großteil der Arbeit einfach zu erledigen.

Denn diese ist in der Lage, den Zahlungsverkehr sowohl zu vereinfachen als auch jeden Zwischenschritt zu rationalisieren – vom Eingang der Bestellung bis zum Zeitpunkt der Zahlung. Auf diese Weise können Sie zugleich Ihr Betriebskapital erheblich optimieren als auch Zeit und Geld sparen. Und Ihre Lieferanten werden dies sogar zu schätzen wissen.

Verwenden Sie virtuelle Kreditkarten als Zahlungsmittel in Kombination mit einer Procurement-Plattform, können Sie sich stärker auf die Bedürfnisse eines Lieferanten konzentrieren. Sie sind in der Lage, Zahlungen über längere Zeiträume zu strecken und so Ihren Cashflow zu schonen. Sie müssen dafür lediglich einen Lieferanten identifizieren, der die Zahlung mit virtuellen Kreditkarten akzeptiert.

Zusätzlich haben Sie die Möglichkeit, von oft übersehenen Frühzahler-Rabatten zu profitieren und mit guten Lieferanten-Beziehungen die Sicherheit Ihrer Lieferkette zu stärken.

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