Vor Geschäftsreisen, Arbeitseinsätzen und Entsendungen ist die korrekte Bearbeitung der erforderlichen Reisedokumente eine Formalie, die Mitarbeitende auch selbst erledigen können, oder? Eine gewagte Annahme, die äußerst unangenehmen Folgen für Unternehmen nach sich ziehen kann, wie uns Frank Jura, Managing Director DACH bei CIBT, in unserer neuen Podcast-Folge des Corporate Payment Insiders (Jetzt kostenlos anhören) erklärt.
Im zweiten Teil unseres Podcasts rund um Visa- und Einreisebestimmungen gehen wir der Frage nach, inwiefern es sich für Unternehmen lohnt, bei diesen Themen auf einen professionellen Dienstleister zurückzugreifen. Und dabei kommen Frank Jura spontan vier gute Gründe in den Sinn, die verdeutlichen, dass derartige Vorgänge mehr sind als „nur ein paar Zettel auszufüllen“. Neben der Einhaltung von Compliance-Vorgaben sind dies unter anderem hohe interne Kosten und Fragen der Effizienz.
Denn gerade wenn Unternehmen international agieren, erfordert dies nicht nur den Aufbau von Expertenwissen, um die entsprechenden Geschäftsreisen und Entsendungen rechtssicher zu gestalten: Angesichts sich tagtäglich ändernder Bestimmungen und Regularien gilt es insbesondere, dieses Know-how auch fortlaufend aktuell zu halten.
„Wir schauen speziell bei CIBT ein bisschen breiter in die Landschaft. Neben Visa haben wir auch Themen wie EU-Registrierung, Arbeitserlaubnis und Immigration immer auf dem Schirm. Die Grenzen verschwimmen dabei enorm: Was früher noch leicht zu differenzieren war, ist heute aufgrund der Vielfältigkeit der Einsätze längst nicht mehr klar zu unterscheiden“, erläutert Frank Jura.
Bereits die Frage nach der richtigen Kategorie erfordert Fachwissen
Auch der Serviceaspekt sei nicht zu unterschätzen: Bei geschäftlich bedingten Reisen gehe es letztlich immer darum, einen Mehrwert für das Unternehmen zu generieren. Daher sei es fraglich, ob ein Fachmitarbeiter sich nicht besser vollumfänglich auf den bevorstehenden Einsatz vorbereite, anstatt seine Arbeitszeit auf die korrekte Beantragung des entsprechenden Formulars zu verwenden. Insbesondere, wenn er sich in diese Themen erst einarbeiten müsse.
Besondere Vorsicht sei geboten, wenn die gesamte Thematik lediglich als administrative Formalie betrachtet werde. Denn entscheidend sei bereits die Frage, ob überhaupt der richtige Antrag ausgefüllt werde. „Und genau da liegt oft genau der Fehler, da man das Fachwissen nicht hat, um festzustellen, ob man die richtige Kategorie für den Einsatz überhaupt beantragt“, so Jura. Doch dies könne weitreichende Folgen haben – für Reisende wie für Unternehmen.
Von Abmahnungen über Festsetzung bis hin zur persönlichen Haftung
Frank Jura unterteilt diese in vier Bereiche: Neben finanziellen Einbußen aufgrund von Strafzahlungen drohen bei Verstößen gegen Visa- und Einreisebestimmungen auch operative, imageschädigende und persönliche Konsequenzen. Etwa, wenn der Geschäftsreisende aufgrund der falschen Genehmigung erst gar nicht einreisen kann – und ihm nur der teure Heimflug bleibt.
„Es kommt natürlich darauf an, um was für einen Verstoß es sich handelt“, sagt er. „Die Konsequenzen können von Abmahnungen über Bußgeld im fünfstelligen Bereich für falsche Aussagen oder falsche Deklarationen reichen. Nicht zuletzt kann der Geschäftsführer oder Vorstand in persönliche Haftung genommen werden.“
Wieso es infolge von mehrfachen Verstößen gegen die Bestimmungen sogar zu vollständigen Einreiseverboten, zur Festsetzung von Mitarbeitern und zu Strafen in mehrfacher Millionenhöhe kommen kann, hören Sie jetzt in der neuen kostenlosen Episode des Corporate Payment Insiders mit Frank Jura, Managing Director DACH bei CIBT, dem weltweit größten Visum- und Reisepassdienstleister.
Wir wünschen Ihnen dabei viel Vergnügen und interessante Einblicke!
