In welcher Branche oder Abteilung Sie auch tätig sind – auf moderne Software können Sie längst nicht mehr verzichten. Geschweige denn, dass Sie das möchten. Die neuesten Tools, Apps und Cloud-Lösungen bieten uns nicht nur mehr Komfort und Effizienz – ihre Nutzung ist oft schlicht alternativlos.
Während es inzwischen für jede Anforderung die entsprechende Anwendung gibt, hat sich auch der IT-Einkauf verändert: Software-Abonnements sorgen dafür, dass Unternehmen deutlich mehr Zahlungen im Blick behalten müssen. Und diese werden meist dezentral von Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern durchgeführt, die ihre individuellen Abos für spezifische Tools begleichen.
Aus dieser Konstellation ergeben sich für Unternehmen aber neue Herausforderungen: Der dezentrale Einkauf von Software zieht einen höheren Verwaltungsaufwand nach sich, da individuelle (Voraus-)Zahlungen erfasst, zugeordnet und beglichen werden müssen. Zugleich fehlt es an Transparenz und Planungssicherheit, was sich negativ auf das Cash- und Liquiditätsmanagement auswirkt.
AirPlus Virtual Cards Procurement wurde speziell für derartige Szenarien entwickelt: Bei einmaligen und wiederkehrenden Gebühren im Zusammenhang mit Software und Cloud-Diensten bieten unsere virtuellen Kreditkarten die ideale Lösung für alle genannten Herausforderungen. Wie leicht Sie Zahlungsprozesse mit virtuellen Kreditkarten optimieren können, zeigen wir Ihnen gern anhand von drei Beispielen aus der Praxis.
1. Marktforschungs-Software
Aussagekräftige Erkenntnisse und neue Sichtweisen können in einem hoch kompetitiven Markt den entscheidenden Unterschied ausmachen: Die Plattform SurveyMonkey ermöglicht es, Umfragen durchzuführen und so wichtiges Feedback zu neuen Ideen zu erhalten. Sofern kein Enterprise-Vertrag besteht, wird dieses Tool über Einzel- oder Teamkonten genutzt und pro Monat und Benutzer per Kreditkarte abgerechnet.
Der bisherige Beschaffungsprozess:
Ein herkömmlicher Beschaffungsprozess bringt einige Probleme mit sich: Handelt es sich um einen einmaligen Lieferanten, fehlt dessen Onboarding in die Unternehmensdatenbank. Und dass die Abteilung erst im Nachhinein von diesem Einkauf erfährt, verhindert eine solide Budget-Planung.
Der Beschaffungsprozess mit AirPlus Virtual Cards:
2.Cloud-Speicher
Die gemeinsame Nutzung und Speicherung von Daten erleichtert die Zusammenarbeit enorm und erleichtert den Zugriff über verschiedene Endgeräte hinweg. Doch auch für Cloud-Speicher wie Googles Cloud Storage werden monatliche Zahlungen fällig. Diese richten sich nach der Menge des benötigten Speicherplatzes. Zudem gibt es die Möglichkeit, bei Bedarf weitere Kapazitäten per Kreditkartenzahlung freizuschalten.
Der herkömmliche Beschaffungsprozess umfasst einen sich wiederholenden Vorgang von Kauf und Rückzahlung der monatlichen Gebühren. Wobei erneut ein Teamleiter per persönlicher Kreditkarte in Vorleistung treten muss. Selbst wenn diese Zahlungen fehlerfrei verlaufen sollten, führen sie stets zu einem höheren Verwaltungsaufwand für das Finanzteam.
AirPlus Virtual Cards können Sie generieren und deren Nutzung nach Bedarf delegieren. So erhalten Ihre Teams – nach Genehmigung durch das Management – Zugang zu einem zentralen Zahlungstool für die Deckung ihrer Ausgaben. Ohne den Einsatz persönlicher Karten und ohne jegliche Vorleistung des Teamleiters.
3. Übersetzungsdienste
Mit modernster KI ausgestattet zählen kostenpflichtige Übersetzungsdienste wie DeepL Pro längst zum festen Handwerkszeug all jener, die global kommunizieren müssen. Doch auch dieses Tool erfordert monatliche oder jährliche Abo-Zahlungen per Kreditkarte. Und auch in diesem Fall streckt der Teamleiter bei einem herkömmlichen Zahlungsprozess die entsprechenden Kosten zunächst vor – und bittet dann das Finanzteam um Rückerstattung. Gerade in Anbetracht der relativ geringen Kosten für DeepL Pro (ab ca. 6 Euro/Monat) steht dieser Vorgang in keinem Verhältnis zu dem damit verbundenen Verwaltungsaufwand.
Mit individuellen Budget-Zuweisungen bieten Sie Ihren Teams mit AirPlus Virtual Cards mehr Flexibilität und behalten die Kostenkontrolle. Ebenso können Ihre Teams eigene Karten erstellen und diese nach Genehmigung als unternehmensinterne Zahlungsmethode einsetzen.
Alle Zahlungen für Software und Cloud-Lösungen einfach im Griff
Auch in Zukunft wird die Zahl der täglich benötigten Software und Cloud-Lösungen steigen und weitere einmalige als auch wiederkehrende Zahlungen nach sich ziehen. Mit AirPlus Virtual Cards Procurement reduzieren Sie den damit verbundenen Aufwand, sorgen für mehr Flexibilität im Einkauf und erlangen mehr Transparenz und Kontrolle über Ihre Unternehmensausgaben.
Erfahren Sie in unserem kostenlosen E-Book mehr über die Chancen, Vorteile und Möglichkeiten, die Sie Ihrem Unternehmen mit dem Einsatz von AirPlus Virtual Cards Procurement bieten können.
