Das Thema "Beschaffungsoptimierung" ist in aller Munde. Mit der Verlagerung von Arbeitsplätzen ins Home Office, nahmen auch die betriebsbezogenen Online-Einkäufe durch Mitarbeiter schlagartig zu. Daher haben viele Unternehmen die Notwendigkeit erkannt, die Bezahlung dieser B2B-Einkäufe zu erleichtern.
Aber wie lassen sich Einkaufsvorgänge im Internet optimieren? Die Antwort: mit virtuellen Karten, denn sie gewährleisten eine schnelle, einfache und sicherere Online-Zahlung.
Nicht nur Verbraucher wenden beim Shopping ihren Blick zunehmend in Richtung online, auch Unternehmen haben den digitalen Einkauf für sich entdeckt.
Die Vorteile liegen auf der Hand. Deswegen ist es auch nicht verwunderlich, dass Beschaffungen über das Internet in allen Abteilungen zunehmen, einhergehend mit der steigenden Anzahl an Online-Plattformen und -Lieferanten sowie an Remote-Arbeitsplätzen.
Über 70 % von in einer Umfrage befragten Unternehmen gehen von einer Steigerung ihrer Online-Einkäufe in den nächsten Jahren aus. Mehr als 25 % von ihnen rechnet sogar mit einer beachtlichen Steigerung.
Dieser neue Trend stellt die Betriebe aber gleichzeitig auch vor Herausforderungen, die durch die Pandemie noch potenziert wurden.
Die größte Herausforderung: Bei den meisten Online-Plattformen, -Händlern und -Lieferanten ist die Kreditkarte das einzige oder das bevorzugte Zahlungsmittel. Viele Unternehmen sind hierfür jedoch nicht ausgerüstet, denn sie verfügen über keine geeigneten zentralen Zahlungsmittel für diese Art der Beschaffung.
In einer weiteren von AirPlus durchgeführten Umfrage gaben 60% der Unternehmen an, mindestens drei Bezahlmethoden parallel zu nutzen, was umfangreiche Ausgabenkontrollen voraussetzt und wenig Transparenz zulässt. Zu den meist genutzten Bezahlmethoden gehören Überweisung und Abbuchung, zumindest soweit diese unterstützt werden.
Und hier liegt der Knackpunkt: Da viele Online-Plattformen diese beiden Abrechnungsarten nicht anbieten, sind sie gezwungen, auf andere Zahlungsmittel zurückzugreifen.
Einige Firmen passen sich an die Gegebenheiten an und verlangen von ihren Mitarbeitern entweder die private Kreditkarte, eine Prepaid-Karte oder eine Abteilungskarte einzusetzen und sich die Ausgaben über die Spesenabrechnung erstatten zu lassen.
Das Problem hierbei: Die Vielfalt an Kanälen und Zahlungsmitteln, die von ganz unterschiedlichen Mitarbeitern für diese Art von Einkäufen verwendet werden, macht die Nachverfolgung der Ausgaben für Unternehmen extrem aufwendig.
Zudem erschwert die Bandbreite an Bezahlmethoden, die je nach Bedarf parallel eingesetzt werden, eine effektive Kontrolle.
In letzter Zeit kam noch eine weitere Herausforderung hinzu: die Regelungen zur starken Kundenauthentifizierung, kurz SCA, die seit Januar 2021in der EU in Kraft sind: Für Online-Zahlungen im Verbrauchersegment bedarf es u. a. zweier individueller Authentifizierungselemente beim Kontozugriff und bei der elektronischen Zahlung.
Bei dieser Zwei-Faktor-Authentifizierung (2FA) können die Kartenherausgeber vor der Transaktionsfreigabe die Identität des Zahlenden prüfen. Zwar verspricht die 2FA eine höhere Sicherheit, aber sie vereinfacht die Zahlungsvorgänge in der Geschäftswelt nicht; der Prozess bleibt entgegen allen Absichten unflexibel und aufwendig.
Die wunden Punkte der Unternehmen beim Bezahlen von B2B-Einkäufen sind nun bekannt.
Es mangelt an Transparenz hinsichtlich der getätigten Ausgaben und Firmen wollen eine sichere, schnelle und einfache Methode der Online-Bezahlung. Die Zahlen sprechen für sich.
Von den befragten Unternehmen sorgen sich 33% um die Sicherheit ihrer Zahlungen im Internet; weitere 13% tun sich schwer damit, kurzfristig neue Bezahllösungen einzuführen, um den Forderungen ihrer Mitarbeiter nachzukommen und den Verwaltungsaufwand zu reduzieren.
Es gibt jedoch eine geeignete Lösung, die das Bezahlen sicher, schnell, einfach und flexibel macht: virtuelle Kreditkarten
Virtuelle Kreditkarten bieten die Lösung für die gängigen Problemstellungen im Beschaffungswesen.
Einer der wesentlichen Vorteile von Virtual Cards ist das Plus an Sicherheit beim Bezahlen im Internet.
Neue, einmalige Kartennummern mit den dazugehörigen Karteninformationen lassen sich in wenigen Sekunden bzw. sogar automatisch erstellen und für bestimmte Transaktionen sowie Händler festlegen.
Darüber hinaus können der Verwendungszweck, das Limit, die Währung und der Gültigkeitszeitraum pro Karte vorgegeben werden. Durch diese vorab festgelegten Parameter reduziert sich das Betrugsrisiko. Hinzu kommt, dass jede Karte nach dem Gebrauch ungültig wird.
Da die zugrundeliegenden Prozesse und Protokolle als besonders sicher gelten, sind AirPlus Virtual Cards mit Single-Use-Funktion von der 2FA ausgenommen. Einfacher gesagt: Beim Einsatz dieser Karten ist weder eine PIN noch ein Passwort erforderlich. Das spart Zeit und vereinfacht den Zahlungsprozess.
Bezahlvorgänge und -autorisierungen mit den für wiederkehrende Einkäufe entwickelten AirPlus Virtual Cards mit Multi-Use-Funktion werden durch die Anwendung der 2FA noch sicherer.
Jedoch können Händler auch dauerhaft von der 2FA befreit werden: Nach der ersten Transaktion mit dem 2FA-Code ist der Händler im System hinterlegt. Dadurch wird verhindert, dass andere Händler die jeweilige Karte belasten.
Für alle weiteren Transaktionen, z. B. monatliche Zahlungen, muss keine erneute Authentifizierung durchgeführt werden.
Virtuelle Karten sind wohl die beste Lösung für Unternehmen, um ihre B2B-Ausgaben zu optimieren. Zahlungen müssen nicht mehr über unternehmensfremde Karten abgerechnet werden, somit entfällt auch die Angabe vertraulicher Informationen, wie 2FA-Code und PIN, bei jedem Kauf.
Die Buchhaltung behält die getätigten Ausgaben stets im Blick, erhält zentrale Abrechnungen und muss keine Mitarbeiterabrechnungen für Käufe mit privaten Kreditkarten mehr bearbeiten.
Dadurch, dass der Verwendungszweck für jede Virtual Card vorgegeben werden kann, sind sie besonders sicher. Buchhaltung und Einkauf haben somit jederzeit die Kontrolle und eine umfassende Übersicht über alle Beschaffungsausgaben.
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In unserem E-Book erfahren Sie mehr über die Vorteile virtueller Karten für Ihr Unternehmen.
Dieser Artikel ist auch in französischer und englischer Sprache verfügbar.