Warum die Wahl des Zahlungsdienstleisters von großer Bedeutung ist

Jahrelang hat der Travel Manager für sein Unternehmen einen guten Job gemacht: Corporate Rates mit Hotelketten verhandelt, Reiserichtlinien formuliert, sich immer mehr um nachhaltige, sozial verantwortliche Geschäftsreisen und Sicherheit gekümmert. Vor allem auch auf Kosteneffizienz für seinen Arbeitgeber geachtet. Und plötzlich kommt der Treasurer daher – quasi der Schatzmeister des Unternehmens. Sein Arbeitsbereich überschneidet sich mit dem des Travel Managers. Damit Travel Manager und Treasurer optimal voneinander profitieren können, ist es wichtig, dass sie möglichst rasch zu einem eingespielten Team werden.

Die Schatzmeister sitzen entweder im Rechnungswesen, Controlling oder im Bankwesen. Fakt ist: Immer mehr Top-Manager verschaffen diesem Schatzmeister Gehör. Weil dieser hilft, viel Geld zu sparen, indem er Zahlungsströme steuert. Auch die für Reiseausgaben. Deswegen ist es wichtig, sich mit dem zu beschäftigen, was die Treasury-Abteilung genau macht: Cash Management, Liquiditätsplanung, ein Auge auf den Bargeldverkehr werfen, Zins-, Währungs- und Rohstoffpreisrisiken überwachen, Beziehungen zu Banken pflegen. Last but not least die Hausbank aussuchen.

Travel Manager wollen natürlich auch das Budget schonen, eines allerdings können sie nicht: die Hausbank auswählen. Das zählt eben zu den Aufgaben der Treasury-Abteilung, die dabei auch mit Blick auf das Travel Management größte Sorgfalt walten lassen muss, wie Birgit Hölzel, Country Manager Deutschland bei AirPlus International, mahnend betont: „Eine x-beliebige Hausbank auch als Payment-Provider für die Geschäftsreisen eines Unternehmens zu nutzen, kann dem Travel Manager viele Steine in den Weg legen. Denn viele Banken verfügen nicht über die notwendige IT, um Reiseausgaben optimal zu überwachen.“

Was passieren kann, wenn Unternehmen für ihre Business-Travel-Sparte unpassende Zahlungsdienstleister auswählen, ist ein wichtiger Aspekt des White Papers „Travel & Expense-Bezahllösungen – Wie Travel Manager und Treasury besser zusammenarbeiten“,
das AirPlus jüngst veröffentlicht hat.

Aus seiner langjährigen Erfahrung als globaler Anbieter von Bezahl- und Abrechnungslösungen für Geschäftsreisen hat AirPlus darin unter anderem ein Worst-Case-Szenario entworfen. Es zeigt auf, was schlimmstenfalls passiert, wenn der falsche Zahlungsdienstleister beauftragt wird:

• Es fließen nicht alle Informationen in die Buchhaltungssysteme. Zahlungen müssen manuell bearbeitet werden. Transparenz über die Gesamtausgaben fehlt.
• Ist die falsche Hausbank erstmal am Ruder, kann der Kollege auf Dienstreise die Reiserichtlinien umgehen: das teurere Hotel buchen, Business-Class-Tickets kaufen oder die Airline auswählen, die der falschen Allianz angehört. Das fällt nicht auf. Weil die Hausbank keine IT-Tools hat, die die Reiserichtlinien überwachen. So können hohe Summen verschwendet werden.
• Sollte ein Mitarbeiter gar mit der Reiseabrechnung Geld in die eigene Tasche abzweigen, fällt das einem Dienstreisespezialisten eher auf als einer Bank.

Ein Szenario wie dieses führt vor Augen: Unternehmen brauchen einen auf Geschäftsreisen spezialisierten Dienstleister. Damit sowohl Treasurer als auch Travel Manager am gleichen Strang ziehen.

Wie der Travel Manager mit dem Treasurer verhandelt und warum ein auf Business Travel spezialisierter Zahlungsdienstleister wichtig ist: Damit beschäftigt sich White Paper „Travel & Expense-Bezahllösungen – Wie Travel Manager und Treasury besser zusammenarbeiten“.
Das Worst-Case-Szenario findet sich auf Seite 16.