Chemistry trifft auf A+ Corporate Payment
Wie die CHT Gruppe mit AirPlus die Erfolgsformel für
effiziente Unternehmenszahlungen gefunden hat
Über CHT
Die CHT Gruppe aus Tübingen gilt als führende Referenz für nachhaltige chemische Lösungen. Seit 1953 entwickelt,
produziert und vertreibt sie Spezialchemikalien für industrielle Prozesse und beschäftigt weltweit ca. 2.400 Mitarbeitende.
Global Player mit technisch und menschlich nachhaltigen Lösungen
Mit 26 Gesellschaften in 20 Ländern auf allen Kontinenten gehören Geschäftsreisen zum Unternehmensalltag. Wie der Zufall so spielt, war es das betreuende Reisebüro, das die CHT Gruppe auf die Corporate Payment Solutions von AirPlus hinwies. Und so eine Verbindung schuf, in der von Anfang an die Chemie zwischen allen Beteiligten stimmte, wie uns Jasmin Röhm, Assistentin der Geschäftsführung, und Patrick Hug, Head of Group Treasury & Insurance erzählt haben.
Fehlende Transparenz im Geschäftsreise- management
Noch Mitte 2023 stand die CHT Gruppe vor großen Herausforderungen im komplexen Umfeld ihres Geschäftsreisemanagements: Denn es mangelte am umfassenden Überblick der entsprechenden Ausgaben, klaren Zuständigkeiten und einem einfachen Prozess.
Eine Holding, eine Operative:
zwei Company Accounts für Reisen
Dass für die CHT Gruppe eine maximale Transparenz so wichtig ist, liegt auch an ihrer Unternehmensstruktur: Denn sowohl Mitarbeitende der Holding als auch der operativen Gesellschaft buchen Reisen, was die eindeutige Zuordnung sämtlicher Ausgaben erfordert.
„Unsere Abrechnungen getrennt nach Gesellschaften transparent realisieren zu können, war bei unserer Entscheidung für AirPlus ein sehr starkes Argument“, erklärt Jasmin Röhm.
Hierfür hat die CHT Gruppe seit Juli 2023 zwei AirPlus Company Accounts in ihrem Reisebüro hinterlegt. Eine Zahlungslösung, von der alle von Anfang an begeistert waren, wie Patrick Hug anmerkt.
„Das ist eine Lösung, die ich noch nicht gesehen hatte. Wir haben jetzt für unser Reisebüro eigens hinterlegte Abrechnungskonten, die explizit für unsere Geschäftsreisen bestimmt sind. Über diese werden sämtliche Ausgaben abgewickelt. Und wir erhalten hinterher eine übersichtliche, gebündelte Abrechnung, mit der wir sehr gut arbeiten können.“
Patrick Hug
„Die klare Zuordnung und Aufteilung nach Kostenstelle, Personal-Nummer sowie nach Gesellschaft bieten uns enorme Vorteile“, stimmt Jasmin Röhm zu. Darüber hinaus bietet das verlängerte Zahlungsziel des Company Accounts die Möglichkeit, bis zur Abrechnung noch Zinserträge zu generieren.
Unterwegs alles unter Kontrolle: Corporate Cards
Während die CHT Gruppe Flüge, Bahnreisen und neuerdings auch Mietwagen über die Company Accounts zentral abrechnet, buchen Geschäftsreisende ihre Hotels vorab über AirPlus Corporate Cards. Und sind Mitarbeitende auf Reisen unterwegs, muss aus Compliance-Gründen sichergestellt sein, dass sie Firmenkreditkarten nur für betriebliche Ausgaben nutzen. Patrick Hug schätzt daher den Vorteil, dies mit der zentralen Steuerung von Corporate Cards über das AirPlus Portal gewährleisten zu können.
„Im AirPlus Portal stehen uns hervorragende Einstellungs-möglichkeiten zur Verfügung: Sei es die Begrenzung der Karte auf bestimmte Händler, die Limitierung der maximal verfügbaren Bargeld- auszahlung oder die schnelle komplette Sperrung. Das sind alles Dinge, die ich in anderen Lösungen so nicht habe. Eine solche Transparenz ist wirklich sehr gut!“
Patrick Hug
Flexibler im Einkauf und Marketing:
Virtual Cards Procurement
Auch eine rein digitale Zahlungslösung ermöglicht der CHT Gruppe heute schnellere Zahlungsprozesse: „Vor allem für klassische Einkäufe wie Bestellungen bei Amazon verwenden wir jetzt virtuelle Kreditkarten“, erläutert Jasmin Röhm. „Und auch für Abo- Leistungen, die wir nicht per Rechnung zahlen können – oder im Bereich Online-Marketing.“ Dass AirPlus Virtual Cards für einmalige und für wiederkehrende Transaktionen leicht erstellt werden können, sieht sie als großes Plus. „Und das neue Portal ist einfach zu bedienen und sehr intuitiv gestaltet“, lobt Patrick Hug. „Dass wir Virtual Cards wie unsere Corporate Cards dort verwalten und mit Zusatzdaten versehen können – etwa mit Kostenstellen oder anderen Referenzfeldern – ist ein sehr großer Vorteil und hat den gesamten Prozess stark beschleunigt.“
Reibungslose Implementierung, schnelles Onboarding
Die Implementierung der drei neuen Zahlungslösungen von AirPlus verlief für die CHT Gruppe reibungslos, wie uns beide bestätigen: „Die Umsetzung war wirklich hervorragend“, so Jasmin Röhm. „Die Implementierung hat keine zwei Wochen gedauert und wir waren begeistert, wie schnell die neu aufgesetzten Prozesse realisiert werden konnten.“ Der hohe Grad der Digitalisierung trug positiv dazu bei, wie Patrick Hug ergänzt: „Ob ID-Check über den AirPlus Service-Provider oder die Übermittlung von gescannten Dokumenten – alles war einfach sehr fortschrittlich geregelt. Auch die begleitende Kommunikation war nahezu selbsterklärend. Wir konnten zwei Gesellschaften gleichzeitig onboarden und dabei täglich Fortschritte sehen. Der gesamte Aufwand war für mich geringer als die Eröffnung eines privaten Bankkontos.“
Erfolgsformel: Eine Lösung für diverse Anforderungen
Letztlich war es das Gesamtpaket, das die CHT Gruppe von AirPlus überzeugt hat: „Wir konnten sowohl die Transparenz steigern als auch unsere Prozesse stark vereinfachen. Bei AirPlus haben wir uns von Beginn an sehr gut aufgehoben und bestens beraten gefühlt“, bilanziert Patrick Hug. Dass jetzt unterschiedliche Anforderungen aus verschiedenen Bereichen über einen einzigen Anbieter abgebildet werden können, empfinden beide als deutliche Verbesserung.
„Für uns bedeutet die Zusammenarbeit mit AirPlus: Wir haben jetzt eine Lösung, einen Ansprechpartner, einen einfachen KYC-Prozess und demnächst auch ein zentrales Portal, über das wir alles steuern. Das ist natürlich viel effizienter und zugleich angenehmer als mit drei bis vier unterschiedlichen Anbietern im Austausch zu stehen.“
Jasmin Röhm
Mit den intelligenten Zahlungslösungen von AirPlus sieht sich die CHT-Gruppe für zukünftige Herausforderungen gut gerüstet. Ein klarer Mehrwert für das Tagesgeschäft ist bereits erkennbar, ebenso wie eine deutliche Erhöhung der Ausgabentransparenz.
Jasmin Röhm und Patrick Hug haben bereits weitere Entwicklungen im Blick: Eine Schnittstelle zu HRworks wird die Reisekostenabrechnung noch effizienter machen. So könnten Mitarbeiter ihre Belege während oder nach der Reise selbstständig hochladen. Die Digitalisierung weiterer Prozesse steht nun ganz oben auf der Agenda der CHT-Gruppe.
Mit anderen Worten: Smart Chemistry.