AirPlus Virtual Cards

Die passgenaue Zahlungslösung für spontane Einkäufe.

Das Beschaffungswesen ist das Rückgrat der Betriebsabläufe eines jeden Unternehmens. Es ist eine kritische Funktion, die sicherstellt, dass Waren und Dienstleistungen rechtzeitig und kosteneffizient beschafft werden.

Der Wert des B2B E-Commerce Marktes wächst rapide und wird
voraussichtlich bis 2030 um weitere 18,2% zunehmen.1

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Ad-Hoc-Beschaffung", auch "Spot-Käufe" genannt, sind Bezeichnungen, die Ihnen vielleicht
bekannt sind, aber dennoch rätselhaft klingen. Was bedeuten sie genau?

Schon gewusst? 

Es wird geschätzt, dass fast 40 % der
indirekten Ausgaben eines Unternehmens aus
spontanen Einkäufen stammen – Ad-hoc-
Einkäufe, die "auf der Stelle" getätigt werden.2

 

Definition von Ad-hoc- Einkäufen

Ad-hoc- oder spontane Einkäufe werden oft
als das Gegenteil von strategischen Einkäufen angesehen. Während der strategische Einkauf langfristige Beschaffungsverpflichtungen umfasst,
kommt es zum spontanen Einkauf, wenn ein unmittelbarer Bedarf besteht und ein Kauf buchstäblich „auf der Stelle“ getätigt werden muss. Diese Einkäufe sind in der Regel ungeplant, bestehen aus kleinen Bestellungen und werden oft sofort bezahlt.

Es handelt sich um einen Prozess oder eine Entscheidung, die von Fall zu Fall getroffen wird, ohne einem vorher festgelegten Satz von Regeln oder Verfahren zu folgen. Im Wesentlichen bedeutet es, die Beschaffungsanforderungen nach Bedarf zu bewältigen, anstatt einem standardisierten Ansatz zu folgen.

Im Gegensatz zu anderen Beschaffungsprozessen, die strukturierter und vorhersehbarer sind, bieten Ad-hoc- Einkäufe Flexibilität und Agilität. Sie ermöglichen es Organisationen, schnell auf dringende Anforderungen oder unvorhergesehene Umstände zu reagieren, die möglicherweise nicht in die regulären
Beschaffungsprotokolle passen.

Warum kommt es zu
Add-hoc-Einkäufen?

Spot-Käufe lassen sich in der Regel an einem oder mehreren der
folgenden Indikatoren erkennen:

   Es handelt sich um einen Notfall.

    Es handelt sich um einen kostengünstigen Kauf.

    Die Transaktion ist nicht komplex.

    TEs handelt sich um einen einmaligen Kauf.

    Sie gehören zu einer nicht verwalteten Ausgabenkategorie.

Anwendungsfälle für Ad-hoc-Einkäufe

In den folgenden Beispielen könnte es effizienter und kostengünstiger sein, diese als Ad-hoc-Einkauf zu behandeln, anstatt den langwierigen Prozess der Angebotseinholung und des formalen Vertrags-abschlusses zu durchlaufen.

 

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Die F&E Abteilung muss ein spezielles Gerät für ein kurzfristiges Forschungsprojekt kaufen


Asset 11neu

Das Marketing-Team muss genau diesen Audio-Jingle für ein Video von einer Online- Medienplattform erwerben


Asset 14neu

Die Büroleitung möchte Wasserflaschen für Kolleginnen und Kollegen an einem heißen Sommertag im Büro kaufen


Asset 12neu

Das Facility Management muss eine Fachperson bezahlen, die gerade die Wasserinstallation repariert hat


Herausforderungen beim Umgang mit Ad-hoc-Einkäufen?

Es gibt potentielle Risiken im Zusammenhang mit Ad-hoc-Einkäufen:

1. Fehlen eines standardisierten Prozesses 

Ohne einen definierten Beschaffungsrahmen kann Ihr Unternehmen Gefahr laufen, inkonsistente Praktiken und potentielle Ineffizienzen zu fördern. Dies kann zu Folgendem führen:
a.  Höhere Kosten
b.  Längere Bearbeitungszeiten
c.  Schwierigkeiten bei der Nachverfolgung der Ausgaben

2. Potentielle Verringerung von Transparenz und Rechenschaftspflicht

Bei Ad-hoc-Einkäufen werden oft Standardverfahren wie Ausschreibungen oder formelle Verträge umgangen, was zu sogenannten „Maverick-Buying" führen kann.

Es mag unkonventionell erscheinen, außerhalb von Verträgen einzukaufen oder mit neuen Lieferanten außerhalb bestehender Vereinbarungen zusammenzuarbeiten. Es kann Unternehmen aber die Möglichkeit bieten, auf innovative Lösungen zuzugreifen oder bessere Konditionen auszuhandeln, wenn sie vor besonderen Herausforderungen stehen.

Hier ist es wichtig zu betonen, dass Ad-hoc- Einkäufe nicht als Ersatz für strategische Beschaffungsstrategien gesehen werden sollten. Vielmehr sollten sie bestehende Prozesse ergänzen, indem sie Lücken füllen und spezifische Bedürfnisse adressieren, die durch traditionelle Methoden nicht erfüllt werden können.

Daher ist es entscheidend, eine geeignete Zahlungslösung für diese Ad-hoc-Einkäufe zu verwenden, die die bestehende Zahlungsmethode ergänzt, um einen optimierten End-to-End- Zahlungsprozess sicherzustellen und einen vollständigen Überblick über alle Ausgaben zu erhalten.

Warum sich Ad-hoc-Ausgaben mit AirPlus Virtual Cards Procurement lohnen

AirPlus Virtual Cards Procurement sind die Zahlungslösung, die Sie benötigen, um spontane Einkäufe bei Lieferanten zu tätigen, die nicht in der zentralen Lieferantendatenbank Ihres Unternehmens erfasst sind. Darüber hinaus sind AirPlus Virtual Cards Procurement auf jene Einkäufe zugeschnitten, die nicht zentral, sondern direkt von Mitarbeitenden abgewickelt werden. Dies ist besonders nützlich, da mit dem anhaltenden Trend zu Remote- oder Hybrid-Arbeit eine vollständige Rückkehr zu zentralisierten Prozessen in absehbarer Zeit unwahrscheinlich ist.

Weitere Gründe, warum AirPlus Virtual Cards Procurement eine gute Idee sind:
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Kontrolle und Sicherheit

Da die Kartendaten digital vorhanden sind und nicht verloren gehen können, sind virtuelle Kreditkarten sicherer


Legen Sie für jede virtuelle Karte spezifische Kreditlimits, Gültigkeitszeiträume und Transaktions-währungen fest

Asset 16neu


Optimierte Daten und vereinfachter Abgleich

 Daten in Ihre ERP- und Finanzsysteme integrieren


Abgleich und Reporting mit bis zu neun Kategorien detaillierter Abrechnungsdaten pro virtueller Karte verbessern

Asset 18neu


Einfache & effiziente Prozesse

 Virtuelle Karten schnell und bedarfsgerecht erstellen


Einfacher Abgleich von Transaktionen mit individuellen Abrechnungsdaten für jede virtuelle Kartennummer


Alle Transaktionen werden zentral abgerechnet und in einer Abrechnung pro Konto zusammengefasst


AirPlus Virtual Cards Single-Use sind von der Zwei-Faktor-Authentifizierung (SCA) ausgenommen

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Bessere Kredit- und Liquiditätsverwaltung

 Profitieren Sie von einer Kreditlinie außerhalb Ihrer Bank


Begleichen Sie Ihre Lieferantenrechnung sofort, während Sie den Restbetrag zu einem späteren Zeitpunkt begleichen


Verhandeln Sie Lieferantenrabatte durch frühzeitige Zahlungen

Die Vorteile von AirPlus Virtual Cards Procurement

auf einen BlickAsset 19neu

 

Einfache Handhabung

Virtuelle Karten sind schnell erstellt und einfach in der Anwendung.



Asset 25neu 

Weltweite Akzeptanz 

Bezahlen Sie mit Ihrer virtuellen Karte weltweit bei Millionen von Händlern dank der globalen Mastercard®-Akzeptanz.



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Sichere Zahlungen

Beschränken Sie Ihre Karten auf spezifische Verwendungs-zwecke und Budgets, um Missbrauch zu verhindern.



Asset 23neu 

Völlige Transparenz

Dank hochwertiger Daten und zusätzlicher Datenpunkte behalten Sie leicht den Überblick.



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Optimierte Prozesse

Alle Ausgaben werden zentral abgerechnet, wodurch individuelle Spesen-abrechnungen entfallen.



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Empowerte Mitarbeitende

Mitarbeitende können Einkäufe eigenständig tätigen, während Sie die Kontrolle behalten.



Asset 22neu 

Dank der Zahlung mit AirPlus Virtual Cards Procurement kann Ihr Unternehmen sicherstellen, dass auch die spontanen Einkäufe innerhalb Ihrer gesamten Unternehmensausgaben überwacht werden, während gleichzeitig die Bedürfnisse Ihrer Mitarbeitenden und anderer Beteiligten im Beschaffungsprozess erfüllt werden.   

“Travel expense statements are a lot of work for the traveler, travel manager, and financial accounting department. If expenses are paid using someone‘s personal credit card or cash, it gives rise to a lot of manual work after the trip.”

business-time

AirPlus Virtual Cards Classic can save you time and money. All purchases made with AirPlus Virtual Cards are compiled into a single, central statement with no need for a travel expense report for each individual employee. The additional information supplied for each transaction makes it easier for you to allocate costs later on, meaning less work for the accounting team and the traveler alike.

“A lot of time and effort go into the booking and reconciliation processes. I want as many processes as possible to be automated to streamline these processes and save time.”

gears

AirPlus Virtual Cards are integrated into more than 80 booking platforms. This makes it possible for the whole card generation and payment process to take place seamlessly in the background when you book with your preferred booking engine or back-office system.

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