AirPlus Virtual Cards

De spot-on-betaaloplossing voor on-the-spot-betalingen

Procurement is de ruggengraat in elke organisatie. Het is een cruciale functie die ervoor zorgt dat goederen en diensten op een tijdige en kosteneffectieve manier worden verkregen.

De omvang van de B2B e-commercemarkt groeit snel en zal dat tot 2030 blijven doen aan een percentage van 18,2%.1

Asset 9neu

Binnen die arena van online B2B-aankopen bestaat een term die misschien bekend maar tegelijkertijd toch mysterieus klinkt: ad hoc, ook wel spot buying genoemd. Wat betekent dat precies?

Wist je dat? 

Geschat wordt dat bijna 40% van de indirecte uitgaven van een bedrijf afkomstig is van spot buying – ad hoc-aankopen die ‘ter plekke’ worden uitgevoerd.2

 

Ad hoc purchasing gedefinieerd

Ad hoc of spot buying wordt vaak gezien als het tegenovergestelde van strategisch sourcing. Terwijl strategisch sourcing verplichtingen inzake procurement op lange termijn inhoudt, vindt spot buying plaats wanneer er een onmiddellijke behoefte is en er letterlijk 'ter plekke' een aankoop moet gebeuren. Deze aankopen zijn meestal ongepland, bestaan ​​uit kleine bestellingen en worden vaak direct betaald.

Het gaat om een ​​proces of beslissing die genomen wordt voor een specifieke noodzaak, zonder een vooraf bepaalde set regels of procedures te volgen. In essentie betekent het een behoefte op het vlak van procurement tackelen op het moment dat deze zich voordoet, in plaats van een gestandaardiseerde aanpak te volgen.

In tegenstelling tot andere inkoopprocessen die meer gestructureerd en voorspelbaar zijn, bieden ad hoc-aankopen flexibiliteit en wendbaarheid. Ze stellen organisaties in staat om snel te voldoen aan urgente eisen of onvoorziene omstandigheden die mogelijk niet binnen de reguliere inkoopprotocollen passen.

Ad hoc
use cases 

In deze gevallen kan het efficiënter en kosteneffectiever zijn om dit als een ad hoc-inkoop te behandelen in plaats van het tijdrovende standaardproces van biedingen en formele contracten te doorlopen:

 

Asset 13neu

De R&D-afdeling moet een gespecialiseerd stuk apparatuur aanschaffen voor een kortlopend onderzoeksproject


Asset 11neu

Het marketingteam heeft net die specfieke audiojingle nodig voor een video op een online mediaplatform


Asset 14neu

De office manager wil op een warme zomerdag enkele flesjes water kopen voor de collega's op kantoor


Asset 12neu

De facility manager moet de loodgieter betalen die zojuist de waterinstallatie heeft gerepareerd


Welke uitdagingen komen er kijken bij ad hoc-aankopen?

Er zijn enkele potentiële risico's verbonden aan ad hoc-aankopen:

  1. Geen gestandaardiseerd proces
    Zonder een vooraf gedefinieerd inkoopkader kan uw organisatie het risico lopen op inconsistente praktijken en potentiële inefficiënties. Die kunnen op hun beurt leiden tot:
    a.  hogere kosten
    b.  langere verwerkingstijden
    c.  moeilijkheden bij het bijhouden van uitgaven

  2. Mogelijks verminderde transparantie en verantwoording
    Ad hoc-aankopen gebeuren vaak door standaardprocedures zoals het opvragen van offertes bij verschillende leveranciers of formele contracten te omzeilen, met maverick buying als resultaat.

Het lijkt misschien onconventioneel om buiten contracten om in te kopen of om met nieuwe leveranciers in zee te gaan zonder overeenkomst, maar het kan organisaties ook de kans bieden om innovatieve oplossingen aan te boren of betere voorwaarden te onderhandelen.

Hierbij is het belangrijk om op te merken dat we ad hoc-aankopen best niet zien als een vervanging voor strategische sourcingstrategieën. Ze moeten bestaande processen aanvullen door hiaten op te vullen en specifieke behoeften aan te pakken die niet via traditionele methoden kunnen worden vervuld.

Daarom is het gebruik van een geschikte betaaloplossing voor die ad hoc-uitgaven essentieel voor een geoptimaliseerd end-to-end-betalingsproces en ervoor te zorgen dat je een volledig beeld krijgt van alle uitgaven.

Hoe AirPlus Virtual Cards Procurement ad hoc-uitgaven laten renderen

AirPlus Virtual Cards Procurement zijn de perfecte betaaloplossing voor die on-the-spot-aankopen bij leveranciers die niet in de bedrijfsdatabase staan. Bovendien zijn AirPlus Virtual Cards Procurement afgestemd op aankopen die niet centraal worden afgehandeld, maar rechtstreeks door werknemers gebeuren. En dat komt van pas. Want met de aanhoudende trend van remote of hybride werken, is het best onwaarschijnlijk dat bedrijven binnenkort terugkeren naar volledig gecentraliseerde processen.


Meer redenen waarom AirPlus Virtual Cards Procurement een goed idee zijn:
Asset 15neu


Behoud controle en veiligheid

Omdat kaartgegevens digitaal zijn en niet verloren kunnen gaan, zijn virtuele creditcards ook beduidend veiliger dan fysieke creditcards

 Stel specifieke kredietlimieten, geldigheidsperiodes en transactievaluta's in voor elke virtuele kaart

Asset 16neu


De beste data en afstemming achteraf

 Integreer data in ERP- en financiële systemen

 Verbeter afstemming en rapportage met maximaal 9 verrijkte datavelden per virtuele kaart

Asset 18neu


Eenvoudige en efficiënte processen

 Genereer snel virtuele kaarten op aanvraag

 Stem transacties eenvoudig af met aangepaste factureringsgegevens die voor elk virtueel kaartnummer worden verstrek

 Alle transacties worden centraal gefactureerd en samengevat in één enkel overzicht per account

 AirPlus virtuele kaarten voor eenmalig gebruik zijn vrijgesteld van de tweefactorauthenticatie (SCA)

Asset 17neu


Verbeterde credit en cashflow

 Profiteer van een kredietlijn buiten de bank

 Betaal je leveranciersfactuur direct, terwijl je het saldo pas later hoeft te betalen

 Onderhandel over leverancierskortingen door eerder te betalen

De voordelen van AirPlus Virtual Cards
Procurement in een oogopslagAsset 19neu

 

Handig in gebruik

Virtuele kaarten zijn snel te genereren en eenvoudig te gebruiken

Asset 25neu

Wereldwijd aanvaard

Betaal wereldwijd met virtuele kaart bij miljoenen handelaren dankzij de wereldwijde acceptatie van Mastercard®

Asset 24neu

Veilig betalen

Beperk kaarten tot specifieke use cases en met specifieke budgetten en voorkom misbruik

Asset 23neu

Volledig transparant

Betalingen opvolgen is eenvoudig dankzij gegevens van hoogwaardige kwaliteit en extra datapunten

Asset 20neu

Optimaal proces

Alle kosten worden centraal verrekend, waardoor er minder behoefte is aan individuele kostenrapportages

Asset 21neu

Empowerment

Medewerkers kunnen zelfstandig aankopen te doen, terwijl jij de controle behoudt

Asset 22neu

Door te betalen met AirPlus Virtual Cards Procurement weet uw bedrijf zeker dat het ook de on-the-spot-aankopen binnen uw totale bedrijfsuitgaven bijhoudt en tegelijkertijd voldoet aan de behoeften van uw werknemers en andere stakeholders in het procure-to-pay-proces.  

“Travel expense statements are a lot of work for the traveler, travel manager, and financial accounting department. If expenses are paid using someone‘s personal credit card or cash, it gives rise to a lot of manual work after the trip.”

business-time

AirPlus Virtual Cards Classic can save you time and money. All purchases made with AirPlus Virtual Cards are compiled into a single, central statement with no need for a travel expense report for each individual employee. The additional information supplied for each transaction makes it easier for you to allocate costs later on, meaning less work for the accounting team and the traveler alike.

“A lot of time and effort go into the booking and reconciliation processes. I want as many processes as possible to be automated to streamline these processes and save time.”

gears

AirPlus Virtual Cards are integrated into more than 80 booking platforms. This makes it possible for the whole card generation and payment process to take place seamlessly in the background when you book with your preferred booking engine or back-office system.

Meer oplossingen van AirPlus:

Virtual Cards 2

AirPlus Virtual Cards

De eenvoudige en veilige virtuele betaaloplossing voor zakenreizen. Moderniseer je betalingsworkflow met een digitale oplossing die flexibel, efficiënt en zeer aanpasbaar is voor reiskosten.

 

Ontdek onze AirPlus Virtual Cards
Book your free consultation

Spreek met één van onze experten:

Availability of products varies by country due to regional regulations and market conditions. Please check local AirPlus website for current offerings.