11 mejores prácticas para una política de viajes corporativos moderna
Viajar a países extranjeros puede ser bastante desalentador. No conocer a nadie allí, tener que orientarse y navegar por las muchas diferencias culturales pasará factura incluso al viajero más experimentado.
Si bien todo esto puede ser emocionante para unas vacaciones o una escapada, es lo último con lo que desea lidiar como viajero de negocios, especialmente con el comienzo temprano a la mañana siguiente.
Cuando se trata de viajes de negocios, las empresas deben hacer todo lo posible para proteger y motivar al viajero, al mismo tiempo que gestionan los costes incurridos.
Esto es especialmente cierto en un mercado que está experimentando una recuperación real después de la pandemia, con los gastos de viajes de negocios y entretenimiento en América Latina creciendo más del 31% a principios de 2023. (se espera que el mercado de viajes de negocios de EE. UU. registre una CAGR del 10,5 % de 2023 a 2032).
Y es en este malabarismo de los deberes de viaje donde entra en juego la política de viajes corporativos, que describe todas las reglas y procesos asociados con los viajes de negocios y los gastos relacionados.
Comprender el problema de los viajes y los gastos
Los viajes y gastos (T&E, por sus siglas en inglés) pueden ser un tema polémico. Múltiples partes, como la tesorería y los gestores de viajes, competirán por opinar sobre cuánto se asigna al presupuesto y cómo se utiliza.
Cualquiera que sea el resultado, el resultado es una política de viaje para ayudar a garantizar que se cumplan las reglas. Sencillo, ¿verdad?
Entonces, ¿por qué solo el 69% de los viajeros de negocios cumplen con las políticas de viaje de su empresa? La mayoría lo hizo para quedarse más cerca del lugar de su reunión o evento, alojarse en un lugar más seguro o conveniente, estar en el mismo hotel que su cliente o para ahorrar dinero a su empresa.
La conclusión es que, si su empresa requiere que los trabajadores viajen por motivos de negocios, debe tener algún tipo de política de viajes. Esto es cierto tanto para las pymes como para las multinacionales. Sin embargo, no vale cualquier política.
Dedicar tiempo a garantizar que su política de viajes sea eficaz puede suponer mejoras sustanciales en la motivación del viajero y puede afectar potencialmente a las relaciones con socios y clientes. Y no olvidemos la necesidad de tener en cuenta el impacto medioambiental de tu negocio.
Basándonos en una encuesta realizada por AirPlus a 743 miembros de consejos de administración y directores generales, sabemos que el 41% considera que los temas de sostenibilidad son relevantes para su negocio en los próximos años.
La cifra es mayor en el caso de los gestores de viajes, ya que el 70,7% afirma estar preocupado por la huella de carbono de su empresa en los viajes. Adaptar su política de viajes en torno a esto será un paso de gigante en ese sentido.
Sin embargo, la pregunta sigue siendo: ¿Qué se necesita para hacer una política de viajes efectiva?
¿Qué es una política de viaje?
Una política de viajes es un conjunto de reglas, esquemas y procedimientos relacionados con los gastos relacionados con los viajes de negocios.
¿Su propósito? Proporcionar estructura y orden a lo largo de cada etapa del viaje, desde la aprobación previa inicial, pasando por la reserva y el pago, hasta el informe una vez que regresan a casa.
También debería hacer que las cosas sean más convenientes para los involucrados, especialmente para el gerente de viajes o el equipo de finanzas que, en última instancia, supervisará las cosas. Por lo demás, hay algunos elementos relacionados con la seguridad y las consideraciones legales que ayudan a gobernar.
En términos de contenido, las políticas de viajes corporativos pueden diferir bastante.
¿Qué cubre una póliza de viajes corporativos?
La política debe cubrir prácticamente todo lo relacionado con la organización, la realización y el seguimiento de los viajes corporativos. El grado exacto de extensión en estas áreas difiere mucho.
Por lo general, cubren lo que se puede pagar, así como la forma en que se deben pagar los gastos incurridos.
Algunas políticas de viaje también describen qué servicios se pueden utilizar, especialmente cuando la empresa está asociada con una aerolínea o cadena hotelera específica.
Como puedes imaginar, la duración y el contenido de una póliza pueden variar ampliamente, no solo entre industrias, sino también entre empresas individuales.
Algunos adoptan un enfoque más práctico, mientras que otros tienen páginas y páginas de estipulaciones, reglas y más. No existe una solución real correcta o incorrecta, depende completamente de cada negocio.
Netflix ofreció una política de viajes breve y concisa:
"Actúa en el mejor interés de Netflix".
Cuando se les presentó esta política, a los empleados de Netflix se les dijo que debían ver sus gastos de viaje como si fuera su propio dinero y, por lo tanto, actuar en consecuencia. Este enfoque muestra un nivel de confianza en los empleados, al tiempo que les proporciona autonomía y empoderamiento.
Todo eso está muy bien para una corporación como Netflix, pero probablemente no sea posible para otras compañías.
¿Es sencillo? Claro, pero deja mucho a la interpretación. Es por eso que la mayoría de las empresas tienen algo un poco más extenso.
Detalles clave
Algunas áreas clave que a menudo se incluyen en una política de viajes de negocios son:
- El presupuesto de gastos: Se pueden especificar los llamados costos diarios, con asignaciones para cosas como comida y alojamiento.
- Una lista de plataformas aprobadas para reservar: Por razones de seguridad o compatibilidad, las empresas pueden limitar las plataformas que se pueden utilizar para reservar servicios, como hoteles.
- Cobertura del seguro de viaje: El seguro es importante para la seguridad del viajero, pero también para el bolsillo de la empresa. Todo el mundo debe conocer la compañía de seguros de viaje, la información de contacto pertinente y los detalles de la cobertura.
- Proveedores preferidos a utilizar: Al igual que puede haber una selección de plataformas de reserva aprobadas, también se pueden preferir ciertos proveedores, ya sea por asociaciones, descuentos o incluso normas de seguridad/higiene.
- Adquisición de gastos de viaje ad hoc: Wi-Fi del hotel, teléfono de la empresa, ratón del ordenador: hay una serie de pequeños gastos aquí y allá que son necesarios para preparar a un viajero para su viaje. Una política eficaz de viajes de negocios debe prever estos costes de adquisición relacionados con los viajes.
Esta lista está lejos de ser exhaustiva, pero refleja la diversidad de artículos relacionados con los gastos de viaje.
De todos modos, hay beneficios en los diferentes enfoques que debe sopesar al crear una política de viajes para su negocio. Sin embargo, lo importante es que diseñes bien tu póliza.
La importancia de una política de viajes corporativos bien diseñada
Se estima que el gasto mundial en viajes de negocios superará los 1,5 billones de dólares a finales de 2024, a pesar de la pandemia y su efecto en los viajes por todo el mundo.
Conociendo este hecho, la escala del gasto que tiene lugar en este mercado se hace evidente. También demuestra por qué es necesario contar con una guía para controlar este gasto.
Sin embargo, afortunadamente, "viajes y entretenimiento" representa el segundo gasto controlable más grande para una empresa. ¿Cuál es la mejor manera de controlar este gasto? Así es: crear una política de viajes de negocios bien diseñada para tu negocio.
Sin embargo, el alcance de una política de viajes es bastante amplio, lo que hace que sea aún más importante asegurarse de que su política de viajes sea adecuada.
Estas son algunas de las razones por las que es tan importante contar con una política sólida de viajes de negocios:
Gestión de costes
Los viajes de negocios no son baratos. Entre los vuelos, los hoteles, el alquiler de coches y los numerosos costes imprevistos, las cosas pueden empezar a acumularse, dejando un agujero en tu presupuesto.
Desafortunadamente, a menudo hay poco margen de maniobra: con los hoteles baratos, perderá las comodidades, es posible que no duerma bien por la noche y, en general, no terminará dando la impresión más profesional cuando se reúna con otros profesionales.
Todo se reduce a la eficiencia y a la planificación adecuada.
Puede aumentar la eficiencia de los viajes de negocios haciendo asociaciones e identificando posibles mejoras. Aprovechar los datos de esta manera es excelente para administrar los costos. Sin embargo, es la estructura proporcionada por la política de viajes la que permitirá una gestión óptima y una visión general del gasto.
Gestión de riesgos
Hay muchos riesgos asociados con los viajes. Como empresa, es su responsabilidad mitigar y gestionar estos riesgos en la medida de lo posible, no solo para su negocio, sino también para el viajero.
La póliza de seguro entraría en esta categoría. Hágale saber al viajero lo que cubre la póliza y cualquier otro detalle importante relacionado con cómo la compañía lo ayudará si hay algún problema.
La gestión de riesgos de los viajes de negocios también debe proporcionar una visión clara de las medidas que pueden tomar para mantenerse seguros mientras están en la carretera. También debe incluirse la información sobre el punto de contacto para emergencias y otros procedimientos de emergencia. Todo esto se incorporaría a su política de viajes.
El factor humano
Tener una política bien diseñada no se trata solo de administrar costos y riesgos. También debe tener en cuenta a la persona que viaja. En última instancia, es para su beneficio que la política de viaje está en su lugar, lo que significa que debe tener en cuenta sus preferencias.
En América Latina, los viajeros menores de 40 años tienen la mayor participación en el mercado. (En los Estados Unidos, los Millennials son los viajeros de negocios más frecuentes, haciendo un promedio de 7.4 viajes por año). Este es un grupo de edad que probablemente estará más versado en el aspecto tecnológico de los viajes de negocios, y también es más probable que adopte la tendencia del bleisure.
Pero como humanos, podemos ser bastante complejos, aunque hay algunos rasgos comunes que compartimos. La capacidad de elegir nos proporciona independencia y responsabilidad, dos cualidades importantes en un viajero de negocios.
Puede haber un razonamiento ético, de comodidad o simplemente preferencial detrás de las elecciones de un empleado que viaja, pero adaptarse a estas necesidades y deseos será beneficioso a largo plazo. Una política eficaz de viajes de negocios permitirá precisamente eso.
Eficacia
El objetivo de una política de viajes de negocios es contar con un conjunto de directrices que aumenten la eficiencia de los viajes de negocios. Permite que las personas sepan con quién deben hablar y los detalles necesarios para planificar un viaje.
Tener un proceso de aprobación establecido agilizará significativamente los procesos, ya que sus empleados no tendrán que perseguir a otros para obtener el permiso para una reserva. Por lo tanto, no solo ahorrará dinero, sino que también ahorrará tiempo.
Si bien no existe una solución universal cuando se trata de políticas de viaje, hay algunas prácticas recomendadas que se pueden seguir.
Prácticas recomendadas para la política de viajes
Hay una serie de consideraciones que se deben tener en cuenta a la hora de crear una política de viajes para su empresa. Estas son algunas de las áreas clave en las que hay que pensar:
1. Dar a conocer
Esto debería ser obvio, pero asegurarse de que los empleados estén familiarizados con los entresijos de su política de viajes ayudará a evitar problemas mientras están de viaje. Esto se vuelve mucho más fácil de lograr si...
2. Hazlo simple
Al simplificar las cosas, las reglas y procedimientos que describa en la política de viajes de negocios serán mucho más fáciles de seguir. Evite la jerga legal siempre que sea posible y estructúrela de forma intuitiva. Simplificar las cosas en el back-end, como pagar los costos de viaje de forma centralizada, también ayudará a que el proceso fluya sin problemas.
3. Asegúrate de que sea completo
Como con todas las cosas en la vida, debe haber un equilibrio. Su póliza de viaje debe ser simple pero lo suficientemente completa como para cubrir todos los escenarios y requisitos posibles.
4. Proporciona cierto margen de maniobra
Tener diferentes opciones disponibles ofrecerá otro nivel de flexibilidad y autonomía con los viajes de sus empleados. Si prefieren una determinada ubicación de hotel o vehículo de alquiler, entonces debe atenderlos. Todo dentro de lo razonable, por supuesto.
5. Mantente al día
Hacer reservas en una aplicación móvil es ahora la norma. De hecho, el 48% de los viajeros en América Latina (el 32% de los viajeros de negocios millennials en los Estados Unidos) prefieren usar sus teléfonos móviles para este propósito mientras viajan.
Además, ¿has considerado los beneficios de los viajes de ocio? Incluir algunas disposiciones para elementos de ocio en sus viajes de negocios ayudará a satisfacer las necesidades y deseos de los viajeros.
6. Aclarar el proceso de reclamación de gastos
Asegúrese de que su proceso de reclamación de gastos no sea complicado. Aclare los pasos necesarios para que sus viajeros de negocios puedan reclamar la devolución de cualquier gasto si es necesario. También podrías considerar cambiar las cosas.
7. Mantente abierto al cambio
¿Sabías que más del 60% de las organizaciones prefieren usar una tarjeta corporativa en lugar de tarjetas personales? Tiene sentido si se tiene en cuenta que las reclamaciones de gastos pueden tardar alrededor de una semana o más en ser reembolsadas. Esté abierto a actuar según los consejos de los viajeros y los cambios en la industria, ya que pueden ahorrarle dinero o incluso mejorar la moral.
8. Prepárese para emergencias
Incluso los planes mejor trazados pueden salir mal. Contar con procesos en caso de emergencia ayudará a proteger la seguridad de sus compañeros de viaje. Esto es algo que no se puede dejar al azar.
9. Medir, rastrear y analizar los costos
Los datos son tus mejores amigos. Al realizar un seguimiento y analizar los costos, obtendrá una imagen más amplia de los gastos de viaje, sobre los que luego podrá actuar para realizar esos cambios tan importantes. Esta información también se puede aprovechar en las negociaciones con los servicios que utiliza con frecuencia para obtener posibles descuentos.
10. Sé sostenible
La incorporación de prácticas sostenibles en su política de viajes de negocios puede marcar la diferencia, especialmente teniendo en cuenta el gran crecimiento de los viajes de negocios.
De hecho, el gasto total en viajes de negocios en América Latina alcanzó la enorme cifra de 47.600 millones de dólares en 2023, y se espera que alcance los 82.900 millones de dólares en 2032. (De hecho, el gasto total en viajes de negocios en los Estados Unidos alcanzó la enorme cifra de 247.800 millones de dólares en 2023, y se espera que alcance los 282,7 dólares en 2027).
Por lo tanto, para contrarrestar la inclinación esperada en los viajes de negocios, el uso de algún tipo de programa de compensación de carbono o nuestra gama de soluciones de pago de viajes respetuosas con el clima ayudará a garantizar que su empresa cumpla con sus objetivos de sostenibilidad.
11. Recuerda: son humanos
Al redactar su política de viajes corporativos, puede ser fácil pasar por alto que cada viajero es un ser humano, un miembro valioso de su empresa. Considere sus necesidades a fondo para asegurarse de que estén seguros, cómodos y motivados.
¿Su política de viajes es adecuada para su propósito?
Recuerde que su política de viaje no es para una sola persona. Hay muchas partes interesadas en toda la empresa, ya sean los propios viajeros, el equipo financiero o el gestor de viajes. Se necesita un compromiso entre las necesidades y deseos de cada uno para que un viaje de negocios termine siendo exitoso.
Poco se puede lograr enviando a alguien a reunirse con un cliente con un presupuesto ajustado y una planificación laxa. Tener una estructura puede ser realmente beneficioso, pero también hay que pensar en la flexibilidad en caso de que algo salga mal o para adaptarse a las necesidades del viajero específico. Teniendo en cuenta cómo un elemento básico de los viajes de negocios como la industria MICE se está reinventando, la flexibilidad es una prioridad en este momento.
¿Es fácil crear una política de viajes de negocios?
No particularmente. Pero es necesario.
Si lo haces bien, tendrás miembros del equipo motivados y bien preparados que representarán a tu empresa en ese importante evento o en esa importante reunión con un cliente. Y eso es algo a lo que no se le puede poner precio.
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