Datos a escala: Dominar el poder de los datos en Travel Managment

Aquí hay un dato para detenerte en seco: actualmente hay al menos 97 zettabytes de datos en el universo digital.

Es decir, 97.000.000.000.000.000.000.000 bytes.

O 97 billones de gigabytes.

O aproximadamente 13.000 veces el número científicamente estimado de granos de arena en el planeta Tierra.

Sí, de verdad.

Y ese número está creciendo. Con la cifra estimada para alcanzar los 181 zettabytes en 2025, la gran pregunta para los datos es: ¿Cómo encontramos significado en la entrada masiva y la convertimos en nuestra ventaja?

Hoy en día, cuando pensamos en big data, inevitablemente tendemos a pensar en las innovaciones técnicas que se han desarrollado para darle sentido: la IA, el aprendizaje automático, el análisis predictivo y la computación cuántica.

Seamos realistas: no importa cuán buenas sean tus habilidades de Excel, una hoja de cálculo ya no será suficiente.

Así que ese es el panorama general, pero ¿qué significa esto para el sector de Travel Management? ¿Cómo podemos utilizar eficazmente todos estos datos para introducir el control, mitigar el riesgo y mejorar la experiencia de todas las partes interesadas de la empresa, desde los managers financieros y de viajes hasta los propios viajeros?

Empecemos.

Redefinir la reconciliación y recuperar el control

Viajar por negocios puede ser un asunto complicado.

Desde boletos, taxis y tiempo de permanencia en hoteles hasta retrasos, escalas y almuerzos sobre la marcha, cada viaje tiene una multitud de transacciones que se suman al costo total.

De hecho, solo para los viajes de negocios, el mercado latinoamericano alcanzó los 47.600 millones de dólares en 2023 y se espera que alcance los 82.900 millones de dólares en 2032.

Eso es una gran cantidad de dinero en efectivo.

Tradicionalmente, conciliar todos sus gastos de viaje ha sido un serio problema para quienes tienen la tarea de realizar un seguimiento de todo.

¿Te suena familiar?

Pues bien, la clave para desbloquear este problema está en los datos que genera. Tener las herramientas para recopilar esos datos en primer lugar, en el formato correcto, es donde brilla la última tecnología.

La alineación de los datos con los sistemas que los ingieren es el secreto aquí: ahí es cuando se pueden tomar decisiones perspicaces. La capacidad de obtener información verdaderamente granular con todos esos puntos de datos ofrece el mejor par de beneficios: control y flexibilidad.

El control puede tener una reputación negativa, como el "hermano mayor", pero cuando se combina con la flexibilidad, en realidad ofrece más libertad y opciones a los empleados.

El análisis y la supervisión inteligentes de los datos empoderan a los usuarios finales, asegurándoles (y a su empleador) que se mantienen dentro de la política de la empresa y el uso aceptable, y que tienen el poder de tomar decisiones significativas sobre cómo pagar las cosas.

Combinado con la conciliación automatizada, esto agiliza todo el proceso para todos los involucrados.

Entonces, ¿cómo se asegura de que se recopilen los datos correctos, en el formato correcto, en primer lugar?

Unámonos a la búsqueda continua de la estandarización.

Estableciendo nuevos estándares

Podemos pintar una imagen optimista de todos los datos que provienen de una sola fuente que está perfectamente formateada, pero la realidad suele ser muy diferente.

Las múltiples arquitecturas de pago, los proveedores, los puntos finales e incluso las culturas locales pueden crear un lío de datos mal alineados.

Pero AirPlus y la plataforma de gestión de viajes Roomex pueden ofrecer la respuesta.

Al trabajar juntos, podemos crear marcos de integración que mapeen múltiples puntos de datos de la actividad de viajes de negocios y estandarizar el resultado para que nuestros clientes puedan realizar un seguimiento de cosas como la identificación de un empleado o el código de un proyecto en múltiples transacciones y sistemas.

Cada vez son más los grandes actores que se adhieren a este modelo, pero el reto continuo es que los actores más pequeños y los puntos de datos auxiliares requieren un mapeo muy específico para integrarse en el conjunto de datos principal.

Al final del proceso, innovaciones como la posibilidad de emitir una tarjeta única específicamente para un solo viaje, ya sean las últimas tarjetas virtuales o físicas, pueden estandarizar el formato y brindar la oportunidad de personalizar qué puntos de datos se recopilan en primer lugar.

Todavía estamos al comienzo de un largo viaje hacia la estandarización, pero ya estamos viendo los beneficios que produce en el mundo real, y siempre que haya oportunidades claras para ahorrar dinero, los mercados finalmente las seguirán.

Pero incluso si está perfectamente estandarizado, ¿cómo trabajamos exactamente con todos estos datos una vez que los tenemos? ¿Y cómo extraemos el significado de todo esto?

Descubriendo las herramientas del oficio

Tomemos un momento y veamos la pregunta:

¿qué es el big data?

Es un término que ha estado dando vueltas desde los años 90, pero como suele ser el caso con estas cosas, es fácil asumir que la gente sabe de lo que estás hablando cuando la definición puede no ser universalmente entendida.

El consenso general es que el big data es un conjunto de información, ya sea de una sola fuente o de múltiples fuentes, que es tan grande que las herramientas de análisis manuales tradicionales o incluso semiautomatizadas simplemente ya no sirven.

¿Te apetece gestionar cuatro mil millones de filas en una hoja de cálculo? No, nosotros tampoco.

El otro aspecto del big data es que con una escala tan grande viene el potencial de encontrar los clústeres y patrones ocultos en su interior, si tan solo tuviera las herramientas adecuadas para descubrirlos. Al igual que con cualquier trabajo, tener las herramientas adecuadas es tan importante como el material en el que las está usando.

IA Y CHATGPT

Probablemente lo viste venir, pero este es el punto en el que la IA entra en la conversación.

Según los informes,  el 97,8% de los ejecutivos de la industria de viajes en América Latina creen que la inteligencia artificial tendrá un impacto significativo en los próximos 1 a 5 años.

El uso de la IA para analizar enormes conjuntos de datos está lejos de ser nuevo, pero el reciente auge de ChatGPT de OpenAI ha insertado la tecnología firmemente en el espíritu cultural.

Se le puede decir que la IA puede hacer todas estas cosas increíbles y estar medianamente interesado. Aun así, cuando le pides a ChatGPT que te escriba un poema sobre los beneficios de los sistemas de pago digitales, saca una entretenida pieza de seis estrofas con rima en menos de 15 segundos (en serio, pruébalo).

Entonces, de repente, todo se vuelve muy real.

Su verdadero poder está en la comprensión del contexto. Lo hace analizando un conjunto de datos asombrosamente vasto, descubriendo conexiones y patrones, y luego utilizando su modelo de lenguaje aprendido para articular sus hallazgos en un lenguaje sencillo (o código, para el caso).

Puede ver fácilmente cómo este proceso se puede transponer a cualquier conjunto de datos lo suficientemente grande como para proporcionar un contexto significativo al software de IA.

Pero, ¿cuál es el potencial de los beneficios más amplios para la gestión de viajes? ¿Cómo pueden el big data y la IA, y sus hermanos el análisis predictivo y el modelado, ayudar a revolucionar la industria?

Predicción del futuro de la gestión de viajes

Echemos un vistazo al papel futuro que la IA y el análisis predictivo podrían desempeñar en la industria de Travel Management.

ANTICIPACIÓN Y APRENDIZAJE AUTOMÁTICO

La señorita García viaja a Lanús, Argentina, cada tres semanas para asistir a una reunión de la junta directiva.

Tiene su hotel habitual y sus días habituales de viaje. La agente de viajes de su empresa lo sabe, pero también atiende a otros 200 viajeros habituales.

Luego, una semana, el hotel habitual cuesta tres veces el precio. Todo lo demás está agotado y es demasiado tarde para reorganizar las entradas. ¿Por qué? Porque esa semana había una conferencia importante en Buenos Aires y nadie se dio cuenta.

Bueno, ¿y si la IA ya lo supiera?

De hecho, ¿qué pasaría si lo supiera hace seis meses cuando se anunció la conferencia y ya hubiera alertado a la persona que reservaba el viaje, que tenía tiempo de sobra para cambiar la reserva esa semana o adelantarse a la prisa por las habitaciones?

Eso le ha ahorrado dinero real a la empresa, y cuando se repite a escala, el ahorro podría llegar a ser enorme.

La idea de itinerarios inteligentes y optimizados es convincente. Y los beneficios que podría aportar a todas las actividades de reserva son enormes.

Incluyendo aquellos como:

• Optimizar los itinerarios de viaje, incluyendo cosas como las rutas de viaje, los vuelos, las habitaciones o incluso los servicios sostenibles más rentables.
  
  
• Tener en cuenta las preferencias individuales de los empleados y los criterios de satisfacción a la hora de reservar
  
  
• Hacer reservas en torno al horario actual de un empleado y conservarlo
  
  

MITIGACIÓN DE RIESGOS

Las empresas de todo el mundo están aprovechando la IA para garantizar el cumplimiento legal y mitigar el riesgo.

Están aprovechando los sistemas impulsados por IA que pueden detectar una tendencia de aumento del gasto de un centro de costos en particular mucho antes de que sea señalado por los gerentes de viajes o los departamentos financieros, que tendrían que rastrear manualmente los datos para auditarlos.

No se trata de señalar con el dedo, se trata de utilizar los datos disponibles para informar mejor a todos los niveles de la empresa y ayudar a las personas a hacer su trabajo de manera más efectiva, confiando en el conocimiento de que tienen la información más relevante y oportuna al alcance de la mano.

Y, especialmente cuando se trata del riesgo de fraude, la IA se está utilizando para combatir el problema a una escala sin precedentes. Y es una posible solución a un problema que debe abordarse, ya que, según MasterCard, América Latina experimenta una pérdida de ingresos del 20% gracias al fraude digital, lo que la coloca solo en segundo lugar después del sudeste asiático.

Luchar contra este nivel de fraude sería imposible de manejar para los humanos por su cuenta.

Con eso en mente, podemos evitar con seguridad el pánico apocalíptico de "¡las máquinas nos quitarán el trabajo!" y, en cambio, ser optimistas sobre la colaboración entre el hombre y la máquina y el poder del aumento.

Una fuerza de trabajo humana, mejorada y facilitada en sus funciones por la capacidad de la IA para procesar y contextualizar grandes cantidades de datos en fragmentos manejables y procesables.

Sin embargo, al igual que con cualquier tecnología nueva, emergente o en rápida evolución, siempre es aconsejable ser cauteloso y crear alternativas y redundancia en cualquier sistema crítico para el negocio.

En última instancia, se trata de mejorar la experiencia del cliente. Liberar a una fuerza laboral capacitada y motivada de tener que realizar tareas laboriosas y repetitivas basadas en datos abre la puerta a la innovación, el pensamiento creativo y la atención al cliente proactiva.

Si a esto le añadimos la reducción del error humano y la precisión del análisis profundo de los costes, tenemos una oportunidad increíble para transformar el sector a todos los niveles.

Conclusiones clave

• Ahora existen herramientas para dar sentido a cantidades masivas de datos de la industria de la gestión de viajes

• La IA ya se está utilizando y el potencial para transformar la industria es enorme, pero no es infalible

• El big data y la IA deberían ofrecernos la capacidad de ser más ágiles y evolucionar más rápido

• La IA no reemplazará a la fuerza laboral en el corto plazo. De hecho, liberará a los trabajadores calificados para que se concentren en cosas más importantes que agregarán valor real a las empresas

• La estandarización de los datos es vital para el futuro de la industria de la gestión de viajes

• La siguiente etapa de la IA es ser capaz de anticipar comportamientos y transacciones de una manera que ahorre dinero y sea más eficiente en el tiempo

Al adoptar un futuro basado en datos y el poder de la IA, podemos ayudar a redefinir los estándares de la industria, aumentar la eficiencia operativa y mejorar la experiencia de los viajes de negocios.

El futuro son los datos, y nosotros nos sumamos en el viaje.