Cartes corporate : Tendances et aspects clés à prendre en compte

A l’occasion d’une matinale organisée par AirPlus International, Grégoire Toussaint, directeur général de Edgar, Dunn & Company, cabinet de conseil en stratégie spécialisé dans les moyens de paiement, est venu présenter les dernières tendances sur les cartes corporates et les questions clés à se poser pour les corporates.  

La crise du Covid-19 a eu un impact significatif sur les déplacements professionnels. En 2020, les dépenses des voyages d’affaires ont connu une baisse de 54% et devraient retrouver leur niveau de 2019 en 2024. Pendant ce temps, les offres de paiement BtoB - ciblant aussi les flux voyages - ont évolué.

Les Fintechs ont développé de nouvelles solutions pour les PME. Les paiements via mobile et wallet se sont multipliés, car ils offrent de nombreux avantages pour l’utilisateur à savoir une sécurité et un contrôle renforcés, un paiement rapide, un parcours simplifié et un moyen de paiement connu.

En parallèle, les entreprises ont adopté certaines innovations technologiques leur facilitant la vie de même que celle des voyageurs d’affaires. C’est le cas par exemple des cartes virtuelles.

Les cartes corporate appréciés par les voyageurs d’affaires

Selon Grégoire Toussaint, directeur général de Edgar, Dunn & Company, on doit s’attendre à une croissance des cartes corporate dans le monde post-Covid. Déjà en 2019, AirPlus avait mené une étude qui évoquait l’engouement pour les cartes corporate. Ainsi, près de 98% des voyageurs d’affaires disposant d’une carte corporate disaient l’utiliser régulièrement ^[1]. En outre, les cartes corporates étaient considérées comme le mode de paiement préféré des Travel Managers et des voyageurs par rapport aux autres solutions existantes.

Pourquoi un tel engouement pour les cartes corporate ? Grégoire Toussaint évoque plusieurs raisons.  

D’une part, la carte corporate procure efficacité et avantages financiers.

• Le collaborateur n’a pas besoin d’avancer les frais. Ainsi, toutes les dépenses de voyages sont capturées.
• L’entreprise dispose d’un reporting détaillé de la transaction.
• Chaque dépense est intégrée dans le système de gestion T&E des entreprises et l’ERP.
• La gestion des notes de frais se trouve facilitée pour toutes les personnes impliquées (voyageur, responsable des finances)
• L’entreprise bénéficie d’avantages financiers avec des offres et des récompenses (remise en cash, remises fournisseurs, miles aériens, etc.).
  
  

D’autre part, la carte corporate assure une sécurité.

• Parce que tout est tracé, l’entreprise assure un contrôle et instaure des limites sur les dépenses totales et/ou par transaction lors d’un voyage d’affaires.
• Le collaborateur n’a aucune avance à faire pour des montants importants.
• Les remboursements sont traités sur la carte spécifique qui a été utilisée pour effectuer l’achat.
  
  

Pour bénéficier des avantages de la carte corporate, il faut néanmoins prendre en compte certains aspects :

• Le TCO (Total Cost of Ownership) et le ROI (Return on Investment) pour l’ensemble des activités et processus (ex : achats avant/pendant le voyage, processus de gestion de notes de frais)
• La remise perçue et les frais directs payés aux prestataires de paiement
• Les économies liées aux processus plus efficaces (ex : gestion des notes de frais facilitée pour les collaborateurs, plus de dépenses capturées pour les dépenses de voyages d’affaires)
• Les coûts cachés que les cartes corporates permettent d’éviter (ex : avance de frais, processus de back-office pour le contrôle et la réconciliation, dépenses hors politique de voyage, manque de visibilité sur les dépenses, remises moins importantes)
  
  

Définir sa stratégie de paiement

Afin de pouvoir faire un choix éclairé, bien définir sa stratégie de paiement et opter pour la solution la plus adaptée, Grégoire Toussaint propose plusieurs pistes de réflexion.

La première consiste à identifier les problématiques rencontrées par l’entreprise et ses objectifs vis-à-vis du paiement des voyages. Cette phase de réflexion permet de garantir une approche pertinente et de répondre aux besoins et objectifs prioritaires.

Dans un second temps, il faut définir les caractéristiques pertinentes par rapport à la stratégie de cartes commerciales de l’entreprise, à travers plusieurs questions :  

• Cartes physiques et cartes virtuelles (usage unique ou usage récurrent) ?
• Quelles règles d'éligibilité pour les détenteurs de cartes (ex : fréquence voyages) ?
  
  

• Réseaux de cartes disponibles
• Couverture des pays correspondants
• Caractéristique des assurances et assistances
  
  

• Mise en place de la politique de dépenses (limites de paiement, conformité)
• Rapports (informations disponibles, format)
• Remises (remise en cash, remises fournisseurs, miles aériens)
• Gestion des notes de frais
  
  

• Activation / désactivation des cartes
• Contrôle de la politique de voyage (contrôle au niveau du type de dépenses, du code marchand, du montant)
• Code PIN
  
  

Après plus de deux ans de baisse significative des déplacements professionnels, les voyages d’affaires reprennent petit à petit. Une bonne occasion pour les entreprises de redéfinir leur politique voyage et les processus de paiement associés, incluant les cartes corporate.  

Source : ^[1] Enquête AirPlus sur les voyageurs d'affaires 2019