Dans un contexte où les événements professionnels deviennent des leviers stratégiques de cohésion, de communication et de performance, la gestion des paiements dans le MICE (Meetings, Incentives, Conferences, Exhibitions) reste un point de friction majeur pour les entreprises. Entre multiplicité des prestataires, diversité des modèles d’organisation et exigences accrues en matière de conformité, les directions achats et financières doivent repenser leurs pratiques pour gagner en efficacité et en visibilité.
Lors de la table ronde GBTA, des experts d’AirPlus, Mastercard et AmexGBT Meeting & Events ont partagé des solutions concrètes pour fluidifier les paiements dans ce contexte complexe. Ces constats opérationnels sont complétés par les tendances révélées par le baromètre MICE 2025 de notre partenaire Kactus.
Le secteur du MICE se caractérise par une grande diversité de dépenses : transport, hébergement, restauration, prestations techniques, animations, et une multitude de fournisseurs ponctuels souvent non référencés dans les systèmes comptables. Cette fragmentation rend la centralisation des paiements particulièrement difficile, d’autant plus que les interlocuteurs internes sont nombreux : prescripteurs, valideurs, contrôleurs de gestion, direction financière, voire RH. Chacun attend une visibilité claire et une conformité stricte aux politiques internes.
À cela s’ajoute une gestion de la donnée encore trop morcelée. Les événements génèrent une quantité importante d’informations rarement consolidées en temps réel, ce qui complique la réconciliation des paiements, allonge les délais et augmente le risque d’erreurs.
Selon le Baromètre MICE 2025 :
Cette complexité s’inscrit dans un contexte de professionnalisation croissante : structuration des processus, renforcement du pilotage budgétaire et centralisation des flux.
Dans un environnement où les paiements liés aux événements sont souvent dispersés, les cartes MICE apparaissent comme un outil structurant pour centraliser, sécuriser et fluidifier les flux financiers. Lors de la table ronde GBTA, les intervenants ont rappelé que plusieurs types de cartes coexistent selon les usages : les cartes logées telles que l’AirPlus Company Account, principalement utilisées pour les prestations gérées par les agences de voyage (transport, hébergement).
Les cartes virtuelles comme les AirPlus Virtual Cards peuvent également être utilisées pour les paiements de dernière minute. Une carte virtuelle peut être générée instantanément, avec des plafonds de dépenses et des dates d'expiration définis, pour couvrir ces dépenses. Cela assure une continuité dans la planification de l'événement sans interruption due à des contraintes de paiement. Tandis que les cartes corporate sont souvent mobilisées pour des besoins ponctuels sur le terrain. La clé est de définir une stratégie de paiement claire et de choisir le type de carte en fonction des besoins spécifiques de chaque dépense.
L’un des avantages majeurs de ces solutions est leur capacité à contourner les lourdeurs administratives liées à l’onboarding des fournisseurs occasionnels. Comme l’a illustré Mastercard, intégrer un nouveau prestataire dans un ERP peut coûter jusqu’à 500 euros et prendre plusieurs semaines. Les cartes permettent de s’en affranchir, tout en respectant les règles internes de validation et de conformité. Elles offrent également une réactivité précieuse pour le paiement des acomptes, souvent indispensables pour sécuriser une réservation.
Le Baromètre MICE 2025 confirme cette tendance : les acomptes représentent en moyenne 47 % du montant total d’un événement, un niveau stable qui témoigne d’une meilleure compréhension des enjeux de trésorerie entre clients et prestataires. Dans ce contexte, les cartes virtuelles permettent de générer des moyens de paiement ciblés, paramétrés selon le budget, la durée et le fournisseur, tout en assurant une traçabilité complète.
D’autant plus que la digitalisation du secteur s’accélère : automatisation des devis, plateformes de réservation, reporting avancé… L’IA fait son entrée et promet des gains de productivité et une plus grande personnalisation des offres.
Au-delà de la simplification opérationnelle, ces outils contribuent à une meilleure maîtrise budgétaire. En centralisant les dépenses sur un seul canal, les entreprises gagnent en visibilité, peuvent suivre les engagements en temps réel et consolider les données pour affiner leur pilotage. C’est un levier stratégique, particulièrement pertinent dans un secteur où la pression sur les coûts et la recherche de performance sont devenues la norme.
La réconciliation des paiements après un événement est souvent un processus long et fastidieux. Entre acomptes, soldes, dépenses imprévues et multiplicité des prestataires, le rapprochement des flux financiers peut rapidement devenir chronophage et source d’erreurs. Cependant, en utilisant des solutions de paiement centralisées et des cartes virtuelles, ce processus peut être considérablement simplifié. Les transactions effectuées avec ces cartes capturent des données analytiques détaillées (nom de l’événement, dates, département ou centre de coûts, etc.), ce qui facilite la réconciliation et l'établissement de rapports.
L’intégration de ces informations dans les systèmes financiers de l’entreprise garantit une réconciliation rapide et précise. Les équipes peuvent s’assurer que toutes les dépenses sont correctement imputées et conformes aux budgets, tout en limitant le risque d’erreurs et en améliorant l’efficacité globale du processus financier.
Le reporting joue également un rôle crucial dans l’optimisation des processus de paiement MICE. Les solutions de paiement offrent une visibilité complète sur les dépenses et des données de facturation enrichies, essentielles pour analyser les coûts, identifier des opportunités d’économies et négocier de meilleurs contrats avec les fournisseurs. Un reporting détaillé permet également de surveiller la conformité aux politiques d’achat et de garantir que chaque dépense est justifiée et optimisée.
💡 Conseil des experts : intégrer les équipes comptables dès le début du projet pour assurer une implémentation efficace et tirer pleinement parti des données pour améliorer continuellement vos processus de paiement et la gestion de vos événements.
Le paiement dans le MICE ne doit plus être un casse-tête. Grâce aux solutions de paiement, aux outils technologiques et à une bonne gouvernance interne, les entreprises peuvent transformer un processus complexe en levier stratégique. La clé ? Une approche structurée, collaborative et tournée vers la donnée.
En 2025, le MICE devient un pilier de cohésion, d’impact et de performance pour les organisations.
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