In che modo i dati di pagamento possono contribuire al successo aziendale

Si dice che i dati siano il petrolio dell'era digitale. Ed è facile capirne il motivo.

I dati, se usati correttamente, hanno un potenziale di risparmio molto elevato e sono una risorsa preziosa per ogni tipo di azienda. Tuttavia, molte aziende non sfruttano i loro dati, soprattutto per quanto riguarda i pagamenti.

L'importanza di avere dati di pagamento chiari 

La quantità di dati che si può ricavare dai pagamenti è sorprendente: oltre a sapere quanto e come viene speso il denaro, le aziende possono migliorare notevolmente l'efficienza delle loro operazioni quando si tratta di pagamenti aziendali, online e per i viaggi d'affari dei dipendenti. In definitiva, i dati forniscono una panoramica - in una parola, la trasparenza - necessaria per ottimizzare i pagamenti.

Nel sondaggio condotto quest’anno da AirPlus su 534 responsabili acquisti in Europa, quasi un terzo (31%) ha indicato la trasparenza tra le tre caratteristiche più importanti per le proprie soluzioni di pagamento, insieme a sicurezza e affidabilità. ^[1]

Cosa si intende per dati di pagamento?

Ci si riferisce a qualsiasi tipo di informazione associata a una transazione, comprese quelle principali come l'importo e il metodo di pagamento, nonché dati più dettagliati come i numeri di riferimento dell’estratto conto e i codici identificativi del pagamento. Non tutti questi dati sono uguali e alcune informazioni sono più utili di altre.

Esempi di dati di pagamento

Quando si pensa ai dati di pagamento, viene in mente:

• Importo della transazione
• Metodo di pagamento
• Informazioni sul titolare della carta 
• Indirizzo di fatturazione
• Valuta
• Numeri di riferimento dell'estratto conto

È possibile utilizzare queste informazioni per individuare schemi ricorrenti e tendenze:

Volume e frequenza delle transazioni: consente una migliore gestione delle spese

Valore medio delle transazioni: consente di capire l'entità dei pagamenti

Tempo di elaborazione delle fatture: aiuta a identificare intoppi o ritardi

Variazioni stagionali: utili per anticipare le variazioni del flusso di cassa

Possibilità di pagamento anticipato: evidenzia le opportunità di usufruire di sconti o incentivi per pagare in anticipo

Costi di elaborazione dei pagamenti: valuta i costi associati a diversi metodi di pagamento

Impatto ambientale: necessario per la conformità alle policy e gli obblighi di rendicontazione

Se si considera il volume dei pagamenti effettuati dalle aziende ogni settimana, mese o anno, si notano schemi ricorrenti e tendenze. La buona notizia è che la quantità di dati relativi ai pagamenti è destinata a crescere. Ad esempio, si prevede che l'avvento dei pagamenti tramite dispositivi IOT, come ad esempio gli smartphone, farà aumentare in modo significativo la quantità di transazioni e di dati raccolti. ^[2]

Il problema, tuttavia, è che vengono effettuati numerosi pagamenti di importi diversi a fornitori diversi. In questo modo è facile perdere di vista il quadro generale della situazione.

Come si acquisiscono i dati di pagamento?

Anche se è possibile acquisire tutti i dati di pagamento in autonomia, non è affatto agevole. La maggior parte dei moderni software di pagamento lo fa per voi. Ma ciò che rende davvero possibile la raccolta dei dati di pagamento su larga scala e con elevata precisione è l'integrazione.

Il ruolo delle piattaforme nella raccolta dei dati

L’integrazione dei software di contabilità con i sistemi di elaborazione dei pagamenti consente di acquisire automaticamente i dettagli delle transazioni.

Si può ottenere lo stesso tipo di sinergia adottando sistemi di customer relationship management (CRM) che possono aiutare a tracciare la cronologia dei pagamenti e le interazioni con i clienti, fornendo informazioni utili per l'analisi finanziaria e il processo decisionale.

Per non parlare della crescita dell'AI, dei SaaS e di altre tecnologie digitali: queste piattaforme digitali sono ideali per tenere traccia e analizzare i dati dei pagamenti. Il reporting è fondamentale. A che cosa servono i dati se non sono comprensibili o utilizzabili?

5 modi per utilizzare i dati di pagamento e aumentare l'efficienza

I dati devono essere raccolti, analizzati, contestualizzati e utilizzati per raggiungere gli obiettivi aziendali e rendere le aziende più efficienti:

1. Identificare le inefficienze attraverso la trasparenza dei dati

Tagliare i costi superflui è fondamentale per sopravvivere in un mercato globale sempre più dinamico. Una visione olistica vi permetterà di identificare le aree di miglioramento all'interno dell'azienda.

2. Nelle trattative

Forse la più grande forma di risparmio che questi dati possono procurare è la capacità di negoziare le condizioni avvantaggiando le aziende nelle trattative con hotel, servizi di noleggio e altro.

3. Processo decisionale basato sui dati

Apportare cambiamenti in un'azienda è sempre difficile, ma è più semplice quando il processo decisionale si basa su dati di qualità. Che si tratti di una migliore allocazione delle spese, di fatture più chiare o di una migliore comprensione delle spese, prendersi il tempo per esaminare in modo approfondito i dati delle transazioni può giovare all'azienda.

4. Raggiungere gli obiettivi di sostenibilità

Ogni azienda ha un proprio piano d’azione per quanto riguarda la sostenibilità, che può essere reso più semplice grazie all’utilizzo dei dati. Un approccio è la compensazione delle emissioni di anidride carbonica, ma anche nei viaggi di lavoro, un piccolo cambiamento come optare per il treno può fare la differenza. I dati sono un elemento chiave.

5. Rispetto delle normative

Parlando di sostenibilità, le normative hanno grande importanza. Un esempio è la Corporate Sustainability Reporting Directive (CSRD), una normativa europea che richiede alle società quotate in borsa di riferire su questioni relative alla sostenibilità e all'impatto sociale. L'utilizzo di specifici strumenti di pagamento può semplificare i processi di rendicontazione. Ad esempio, è possibile pagare i voli e ricevere automaticamente un bilancio dettagliato delle emissioni per ogni viaggio.

È fondamentale, quindi, scegliere il giusto partner che possa supportarvi nella gestione delle spese aziendali con dati di alta qualità. Scoprite come AirPlus può aiutarvi: Soluzioni di pagamento aziendali semplici e smart | AirPlus.

Banner photo by Philipp Katzenberger on Unsplash

[1] Corporate payment plays an important role for European companies | AirPlus.com

[2] Payment optimization: Transforming data into insight | JPMorgan.com