Più controllo, meno stress: rivoluziona la negoziazione per gli eventi con le carte virtuali

Negoziare contratti per eventi può rivelarsi una sfida complessa: budget limitati, tempistiche strette e controllo dei costi sono solo alcune delle sfide che i diversi stakeholder in azienda si trovano ad affrontare quando si parla di organizzazione eventi. Tuttavia, con gli strumenti giusti, è possibile trasformare anche le trattative più complesse in opportunità di efficienza e risparmio.

Le Carte Virtuali: un alleato strategico nella negoziazione

Le carte virtuali sono strumenti di pagamento digitali progettati per acquisti specifici o a breve termine. Nel contesto della gestione eventi, rappresentano una soluzione versatile ed efficiente: semplificano i processi di pagamento, migliorano il controllo delle spese, offrono maggiore flessibilità e riducono significativamente il lavoro amministrativo, rendendo la riconciliazione a fine evento più rapida e precisa.

Ma i benefici non si fermano qui. Le carte virtuali possono diventare un vero vantaggio competitivo anche in fase di negoziazione con fornitori e partner. Scopriamo perché:

• Pagamenti rapidi e tracciabili
  Pagare i fornitori in modo rapido e puntuale, sia quando si tratta di piccoli importi che di grandi come l’affitto della location o il catering, può fare la differenza in fase di negoziazione. Dimostrare affidabilità nei pagamenti rafforza la fiducia, apre la strada a condizioni più vantaggiose e costruisce fiducia con la tua rete di partner.

• Sicurezza delle transazioni
  Ogni carta virtuale genera un numero univoco per ogni transazione, minimizzando il rischio di frodi. Un aspetto cruciale, soprattutto quando si gestiscono volumi elevati e fornitori multipli.

• Riconciliazione semplificata
  Ogni transazione effettuata con le carte virtuali viene riportata in estratti conto digitali riepilogativi. Ogni estratto conto contiene tutti i dati e le informazioni di spesa, per una facile riconciliazione a fine evento.

• Limiti di spesa flessibili
  Le carte virtuali possono essere configurate con limiti di spesa specifici per ciascuna transazione e spesso con anche impostazioni di pre-autorizzazione. Questo garantisce maggior controllo del budget e previene spese eccessive.

• Reportistica automatizzata
  E' possibile ottenere report dettagliati utili per analizzare la spesa per evento, fornitore o periodo. Un grande vantaggio per chi desidera negoziare in modo più consapevole.

Dati di spesa più accurati per una negoziazione più efficace

In un contesto in cui ogni decisione deve essere giustificata con numeri concreti, disporre di dati chiari e preceisi può rivelarsi determinante. Le carte virtuali forniscono informazioni precise su ogni pagamento: importo, fornitore, data, categoria di spesa. Questa trasparenza consente di analizzare le abitudini di acquisto, individuare margini di ottimizzazione e negoziare condizioni più vantaggiose.

Un caso pratico: riduzione dei costi di catering con i dati delle carte virtuali

Immagina di gestire una società di consulenza che organizza regolarmente riunioni interne e con clienti e paga tutte le spese utilizzando le carte virtuali. Grazie ai dati raccolti dalle carte, emerge che il 30% del budget catering viene speso per i pranzi mensili del management, con una media di 1.200 € a incontro.

Sempre analizzando i dati, l’azienda nota un utilizzo frequente dello stesso fornitore, opzioni premium non sempre necessarie e una forte regolarità negli ordini. Grazie a questi dati, l’azienda rinegozia il contratto con il fornitore principale ottenendo:

• Uno sconto sugli ordini ricorrenti
• Un menù più essenziale per gli eventi interni
• Tariffe agevolate tramite contratti a lungo termine

Risultato: una riduzione del 15% dei costi annuali per il catering, senza compromessi sulla qualità del servizio e un risparmio annuo superiore a 2.000 €.

Come AirPlus può supportarti

AirPlus offre una suite di soluzioni di pagamento specificatamente pensata per supportare chi organizza eventi e gestisce trasferte aziendali, e che fornisce un’unica risposta end-to-end per tutte le fasi di organizzazione, dal pre evento, alle spese in loco, fino al post evento.

Tra i principali vantaggi:

• Pagamenti centralizzati e sicuri
  Tutti i pagamenti vengono gestiti in modo centralizzato, con massima tracciabilità e puntualità. Questo migliora i rapporti con i fornitori e consente di negoziare con maggiore autorevolezza.
• Dati precisi per decisioni strategiche
  Grazie alla nostra reportistica, è possibile analizzare ogni voce di spesa, individuare aree di miglioramento e rafforzare la posizione negoziale con dati alla mano.

Carte Virtuali e dati: la risposta alle sfide di negoziazione

Nel mondo degli eventi, i dettagli fanno la differenza. Le carte virtuali, abbinate a strumenti di analisi avanzata, permettono di affrontare le negoziazioni con maggiore sicurezza e una visione strategica.

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