Corporate Rates Club & AirPlus
Al meer dan 15 jaar een succesverhaal
Corporate Rates Club vertrouwt al jaren op de virtuele creditcards van AirPlus om hoteldiensten in te kopen. CEO Michael Krenz legt uit hoe deze samenwerking tot stand kwam en hoe AirPlus een end-to-end-proces mogelijk maakt dat wereldwijd meer dan 99% van de tijd werkt.
Als het gaat om hotels boeken voor zakenreizigers, is Corporate Rates Club (CRC) altijd een goede keuze: het platform beschikt wereldwijd over een selectie van meer dan 750.000 hotels en biedt uitstekende service, niet alleen aan bedrijven, maar ook aan reisbureaus en hotels – van boeking tot factuurverificatie en central billing.
Hotelservices inkopen in naam van de klant doet CRC met AirPlus Virtual Cards Travel Trade, de digitale betaaloplossing van AirPlus. Virtuele creditcards maken efficiënte en geautomatiseerde processen mogelijk en bieden tegelijkertijd meer veiligheid en transparantie, zo laat Michael Krenz weten.
En hij heeft alle recht om zo opgewekt te zijn: de eerste kwartaalcijfers voor 2023 beloven alvast veel goeds.
Maar voordat we dieper ingaan op de huidige ontwikkelingen, reizen we even terug in de tijd, naar de periode vóór de digitalisering. En stellen we ons de vraag: hoe is de inkoop van hotelservices de afgelopen 25 jaar veranderd?
Terug naar het stenen tijdperk van hotelboekings
"In het verleden was het gebruikelijk dat de zakenreiziger de hotelservice ter plaatse cash betaalde of, in geval van twijfel, vooraf met een eigen creditcard", herinnert Michael Krenz zich. Hij richtte Corporate Rates Club in 2000 op als een boekingsplatform voor zakenreizen. "Bij het uitchecken, ontving men dan een uitgeprinte factuur, die men samen met een reiskostendeclaratie indiende bij het bedrijf, waarna het wachten was op de terugbetaling."
Honderden papieren facturen per dag
Van digitalisering of duurzaamheid was toen nog geen sprake. Elke dag ontvingen CRC-medewerkers honderden papieren hotelfacturen per post, klaar voor handmatige controle.
De hotelservices die CRC inkocht, werden grotendeels via bankoverschrijving betaald – digitale betaalstromen voor hotels bestonden op dat moment gewoonweg nog niet. De cruciale digitale schakel om het hele proces efficiënter te maken, ontbrak nog.
CRC was zich al vroeg bewust van de vele mogelijkheden tot optimalisatie binnen dit proces: foutief uitgegeven facturen bezorgden bedrijven vaak heel wat extra werk. Zoals wanneer de opgegeven bedrijfsnaam niet overeenkwam met het door de belastingdienst vereiste formulier voor BTW-teruggave, of als er hotelservices vermeld stonden waar de werknemer geen recht op had.
Door de inhoudelijke en fiscale aspecten van factuurverwerking en -auditing over te nemen, kon CRC bedrijven een bijzondere meerwaarde bieden.
Eind 2006 volgde alweer een andere mijlpaal: de samenwerking met AirPlus maakte het vanaf dan mogelijk om de inkoop en betaling van hotelservices volledig te reorganiseren via een centrale factureringsaccount.
“De introductie van virtuele creditcards was een enorme sprong voorwaarts voor ons"
Gecentraliseerde facturatie via AirPlus vereenvoudigde de boekhouding van CRC, maar het afstemmen van facturen bleef een erg vervelend werkje: "Destijds hadden we één creditcard met duizenden boekingen op die we individueel moesten afstemmen", herinnert Krenz zich. "Daarom was de introductie van virtuele creditcards voor ons een enorme sprong voorwaarts: opeens konden we aan elke boeking en elke transactie precies één enkele creditcard toewijzen!"
Virtual Cards: vereenvoudigd afstemmen van facturen dankzij datakoppeling
Het gebruik van een virtueel betaalmiddel heeft een cruciaal voordeel: extra digitale gegevens zoals het individuele boekingsnummer zijn reeds gekoppeld aan de virtuele kaart wanneer deze wordt gegenereerd.
Bij de afstemming van de betaling betekent dit dat de factuurgegevens samen met het boekingsnummer worden overgedragen. Daardoor verlopen ook de toewijzing en afstemming eenvoudiger wat vervolgens een volledig geautomatiseerd proces mogelijk maakt.
"Dankzij virtuele creditcards kunnen we rekenen op meer veiligheid, meer transparantie en veel snellere workflows", zegt Krenz.
Op de achtergrond zorgt een gezamenlijk ontwikkelde XML-interface ervoor dat bij een hotelboeking via CRC de bijbehorende virtuele kaart, samen met de individuele veiligheidsparameters (zoals budgetlimieten), referentiegegevens en aanvullende gegevens, onmiddellijk en automatisch wordt gegenereerd.
Verregaande CRC-service als extra garantie op succes
Om alles vlot te laten verlopen, voorziet CRC het hotel in kwestie vooraf ook van informatie ter begeleiding van de boeking: "Wij zorgen ervoor dat het hotel precies weet welke kosten er op de virtuele creditcard in rekening mogen worden gebracht", legt Krenz uit. Het boekingsbedrag moet immers exact overeenkomen met het factuurbedrag.
Ook met eventuele extra kosten, zoals parkeerkosten, internet of andere diensten, kan tijdens de boeking met een virtuele kaart veel flexibeler rekening worden gehouden – uiteraard steeds na overleg met de zakelijke klant.
Virtuele kaarten: veiligheid en flexibele budgetlimieten
"Dit is precies waar een bijzonder voordeel van virtuele kaarten duidelijk wordt: we kunnen het kaartbudget met een paar procentpunten verhogen, zodat het hotel ook extra diensten kan factureren. Toch heeft de kaart een limiet, dus zelfs in het slechtste geval is de schade minimaal”, zegt Krenz. “Heel anders dan vroeger, toen de hoteleigenaar via een fysieke creditcard kon factureren wat hij wilde.”
Zodra de dienst werd verleend, belast het hotel de beschikbare virtuele kaart. De factuurgegevens worden digitaal verzonden naar CRC, die deze verifieert en uiteindelijk doorgeeft aan AirPlus voor gecentraliseerde facturatie aan de eindklant.
Omdat het hotel vooraf opnieuw moet bevestigen dat CRC de kosten accepteert, wordt dit proces meerdere keren gewaarborgd.
"We hebben een succespercentage van meer dan 99 procent - het proces werkt wereldwijd, waar zakenreizigers ook naartoe trekken", meldt Krenz verheugd. AirPlus Virtual Cards worden immers wereldwijd geaccepteerd dankzij het Mastercard®-netwerk.
“Intussen staan we binnen de markt gekend als pionier op het gebied van gecentraliseerd betalen”
Voor CRC gaat de volledige digitalisering van het betaalproces hand in hand met een uniek verkoopsargument dat een zeer positief effect heeft op de verwerving van nieuwe klanten: “We worden in de markt beschouwd als pionier op het vlak van centraal betalen. Ook onze klanten bevestigen onze uitstekende service, wat ervoor zorgt dat nieuwe potentiële klanten ons benaderen hoewel die ons vanwege onze omvang in eerste instantie niet in het vizier hadden. Wij zijn immers eerder een klein à middelgroot bedrijf."
De succesvolle samenwerking tussen CRC en AirPlus, evenals de continue gezamenlijke productontwikkeling, werpt tot op de dag van vandaag zijn vruchten af. Daarnaast is er nog een factor die CRC van een zeer positieve toekomst verzekert: de pandemie heeft de digitalisering in bedrijven immers enorm versneld, zoals Michael Krenz uit eigen ervaring weet: “Tijdens de Corona-periode zagen we hoe klanten plots wel tijd hadden om na te denken over digitaliseringsprocessen."
2023: CRC verwacht een groei van ruim 50%
Voor Corporate Rates Club zijn het vooral de nieuwe klanten die in 2023 een zeer positieve impact hebben: "We plannen dit jaar een groei van meer dan 50 procent – niet ten opzichte van 2022, maar van 2019", voorspelt Krenz.
Tot slot kan hij niet anders dan de samenwerking met AirPlus benadrukken, die al 17 jaar stand houdt: "Ik kan me geen betere partner inbeelden. AirPlus ondersteunt ons bijzonder goed bij de inkoop van hotelservices dankzij hun virtuele betaaloplossing. Daarom raden wij ook onze boekingsklanten aan om hun centrale factureringsoplossing te gebruiken voor hoteldiensten. AirPlus is immers een allround provider die simpelweg weet wat er speelt in de wereld van betalingen en data en die bovendien over een uitstekende expertise beschikt."