MICE payment

Het MICE-kluwen ontward

MICE-afbeelding_OriginalBestandGrootte

Verwachte omvang MICE-markt in 2035: €736 miljard.

Dat is 87% meer dan in 20221

 

Het zakelijke landschap is complex en competitief. 

En dat kan lastig zijn om te navigeren. Maar het biedt ook gouden kansen die, indien geoptimaliseerd, uw bedrijf veel voordelen kunnen opleveren. 

De markt voor Meetings, Incentives, Conferences en Exhibitions (MICE) is zo één van die kansen – vooral als u over een slim betaalproces beschikt.

De impact van een efficiënt MICE-beheer aan de hand van een geoptimaliseerd, end-to-end betaalproces is dus niet te onderschatten.

Tijdige betalingen die compliance, een gezondere cashflow, slimmere rapportage en een eenvoudigere afstemming garanderen, dat is wat u nodig heeft. Kortom, digitale betalingen die perfect aansluiten bij de noden van de moderne zakenwereld.

Maar dat is gemakkelijker gezegd dan gedaan zonder de juiste hulpmiddelen.

Of u nu actief bent in procurement, marketing, event management, finance of treasury, de MICE-markt mag niet over het hoofd worden gezien als één van de essentiële sleutels tot zakelijk succes. 

Denk maar: kleine evenementen nemen reeds 9% van het totale budget van een gemiddelde organisatie in beslag.²

Daarom stelden we deze handleiding samen om zo uw betaalprocessen te helpen optimaliseren, 

... zodat u zich kunt concentreren op waar u goed in bent.

Blader gemakkelijk door de verschillende hoofdstukken:

Hoofdstuk 1: De belangrijkste MICE-trends 
Hoofdstuk 2: Het MICE-kluwen
Hoofdstuk 3: Event management
Hoofdstuk 4: Procurement management
Hoofdstuk 5: Finance en Treasury management
Hoofdstuk 6: Optimaliseer uw toekomstige MICE-betalingen met AirPlus

Hoofdstuk 1: De belangrijkste MICE-trends

Gedreven door technologische vooruitgang, veranderende bezoekersverwachtingen en de nood aan duurzamere praktijken, is de MICE-markt in volle evolutie.  
 

Hier volgt een blik op de belangrijkste trends van dit moment:

Digitale integratie

De opkomst van digitale platforms en apps heeft een revolutie teweeggebracht in de planning en het beheer van evenementen. Volgens een recent onderzoek zegt 78% van de marketeers dat hun marketingstrategieën nu meer datagedreven zijn dankzij digitale tools.

Virtuele & hybride evenementen

Virtuele en hybride evenementen hebben MICE-activiteiten sterk uitgebreid, waarbij face-to-face n en online elementen worden gecombineerd om een breder publiek te bereiken. Volgens een recent rapport geeft 67,8%³ van de ondervraagden de voorkeur aan in-person en hybride evenementen.
Deze evenementen zijn flexibel, toegankelijk en milieuvriendelijk, en bieden diverse mogelijkheden tot interactie zoals live streaming en virtueel netwerken.

Duurzaamheid

Duurzaamheid is ook in de MICE-industrie een groeiend aandachtspunt. Eventplanners richten zich op hernieuwbare energie, minder afval en duurzamere locatiekeuzes. Dit is een stap richting meer milieubescherming terwijl het ook een duurzaam bedrijfsimago uitstraalt.

Data-analyse

Data-analyse biedt diepgaande inzichten in het gedrag van bezoekers en de ROI van evenementen. Volgens een rapport van Bizzabo zegt 87%³ van de evenementmanagers dat data-analyse de planning en resultaten van evenementen verbetert.

 

[1] Events Industry Market Size, Share, Competitive Landscape and Trend Analysis Report

[2] Forbes - In-Person Events In 2023: How To Balance Team-Building With Cost Control

[3] Bizzabo - The Events Industry’s Top Marketing Statistics, Trends, and Data

Hoofdstuk 2: Het MICE-kluwen

Elke stap van het MICE-betaaltraject omvat een complexe reeks taken: voor het evenement, op locatie en achteraf.

  • 1. Voor het evenement

    Budgettering en planning

    Boeking en aanbetalingen

    Onderhandelen over eventcontracten

    Virtual_Card_Classic_iStock-1338023128

  • 2. Tijdens het evenement

    On-site uitgaven beheren

    Betalingen opvolgen

    250624_Air_Plus_13_0110__R2

  • 3. Na het evenement

    Afwikkeling van eindbetalingen

    Afstemming en rapportage

    AirPlus_CLC_GettyImages-1076877220

Hoofdstuk 3:
Event management

De uitdagingen

AirPlus_CLC_GettyImages-913292326
Arrow-New-left

Uitdaging 1: Lange interne processen

Inefficiënte workflows kunnen leiden tot gemiste boekingskansen.

Voorbeeld: de interne goedkeuring van een spreker voor een conferentie liep zoveel vertraging op dat de spreker niet meer beschikbaar was tegen de tijd dat u het groene licht kreeg.

Uitdaging 2: On-site onkostenbeheer

Het beheren van ad hoc uitgaven kan chaotisch zijn zonder een gecentraliseerd systeem.

Voorbeeld: tijdens een grote conferentie had je moeite om talloze uitgaven op het laatste moment bij te houden, wat leidde tot budgetoverschrijdingen.

Arrow-New-right.svg
Arrow-New-left

Uitdaging 3: Gebrek aan MICE managementproces

Inefficiënte workflows kunnen leiden tot gemiste boekingskansen.

Voorbeeld: de interne goedkeuring van een spreker voor een conferentie liep zoveel vertraging op dat de spreker niet meer beschikbaar was tegen de tijd dat u het groene licht kreeg.

Uitdaging 4: Boekingsproblemen

Eventmanagers hebben autonomie nodig om snel hotels te boeken zonder tussenkomst van financiën en treasury.

Voorbeeld: Je bent een blok hotelkamers met korting kwijtgeraakt omdat je moest wachten op de goedkeuring van financiën voordat je kon boeken.

Arrow-New-right.svg

Uitdaging 5: Late betalingen

Interne autorisatievertragingen voor leveranciersbetalingen kunnen leiden tot gemiste boekingen en gespannen leveranciersrelaties.

Voorbeeld: een leverancier dreigde zich terug te trekken uit uw evenement vanwege vertraagde betalingsgoedkeuringen, waardoor zelfs het succes van het event in gevaar kwam.

Event management

De oplossingen

#1 Gestroomlijnde interne processen

Interne workflows stroomlijnen kan vertragingen verminderen en zorgen voor tijdige goedkeuring van eventgerelateerde beslissingen. Dit helpt gemiste kansen te voorkomen en zorgt ervoor dat alle aspecten van de planning soepel verlopen.

#2 Gecentraliseerd systeem voor onkostenbeheer

Een gecentraliseerd systeem helpt u georganiseerd te blijven en volledige transparantie over uw uitgaven te behouden. Door alle uitgaven op één plek te consolideren, kunt u de kosten in realtime volgen en beheren, waardoor u verwarring en te hoge uitgaven vermijdt. Deze aanpak zorgt ervoor dat u een duidelijk zicht heeft op uw budget, met beter kostenbeheer en financiële compliance als gevolg.

#3 Handige platformintegratie voor vlottere boekingen

Een naadloze MICE-platformintegratie maakt eenvoudig beheer van boekingen mogelijk, van reservatie tot bevestiging. 

Met een dergelijke naadloze integratie bespaart u niet alleen tijd, maar zorgt u er ook voor dat alle boekingsgegevens nauwkeurig worden vastgelegd en gemakkelijk raadpleegbaar zijn, waardoor het hele proces efficiënter en gebruiksvriendelijker wordt.

#4 Gecentraliseerde en snelle betaling van de locatie 

Het garanderen van tijdige betalingen om locaties en diensten veilig te stellen is van cruciaal belang. Met een gecentraliseerd betaalsysteem kunt u het betaalproces stroomlijnen en garanderen dat alle noodzakelijke betalingen op tijd of zelfs eerder worden uitgevoerd. 

Dit voorkomt annuleringen en zorgt ervoor dat de locaties en diensten van uw voorkeur zonder enige vertraging worden gereserveerd, met gemoedsrust en stabiliteit doorheen het hele boekingsproces als resultaat.

#5 Kostenbeheer met voorafgaande goedkeuringen

Door budgetten in te stellen en vooraf goedkeuring te krijgen, kunt u kosten onder controle houden en tegelijk compliant blijven. Door budgetten te bepalen voordat u geld uitgeeft en een goedkeuringsproces in te stellen, beheert u uw uitgaven op een effectieve manier.

Zo behoudt u de controle over uw uitgaven, verbetert u uw cashflow en houdt u alle uitgaven binnen het vooropgestelde budget.


Hoofdstuk 4:
Procurement management

De uitdagingen

AdobeStock_1600775635_colored
Arrow-New-left

Uitdaging 1: Beperkte kostentransparantie

Gebrek aan inzicht in uw uitgaven kan leiden tot budgetoverschrijdingen.

Voorbeeld: U gaf te veel uit aan eventservices omdat verborgen kosten en extra uitgaven niet goed werden bijgehouden in het MICE-betalingsproces.

Uitdaging 2: Betaalprocessen onder druk

Dringende of grote betaalverzoeken kunnen uw cashflow onder druk zetten en de business verstoren.

Voorbeeld: Last-minute betaalverzoeken voor cateringbenodigdheden in bulk gooiden uw cashflow in de war, waardoor het moeilijk werd om andere uitgaven te verwerken.

Arrow-New-right.svg
Arrow-New-left

Uitdaging 3: Geen verlengde betaaltermijnen mogelijk

Moeilijkheden bij de verlenging van betaaltermijnen hebben invloed op het cashflowbeheer.

Voorbeeld: U kon de betaaltermijnen bij uw vaste leverancier niet verlengen, wat uw cashflow onder druk zette en vervolgens een impact had op uw budget voor diensten van andere leveranciers, zoals catering en transport.

Uitdaging 4: Problemen bij standaard kostenbeheer

Financiële standaardprocessen bieden mogelijks niet de flexibiliteit die vereist is voor MICE-betalingen.

Voorbeeld: Traditionele onkostenprocessen maakten het moeilijk voor u om fluctuerende kosten van verschillende leveranciers te verwerken, wat leidde tot vertraagde betalingen en inefficiënties.

Arrow-New-right.svg

Uitdaging 5: Moeilijke integratie in bestaand ecosysteem

Het ontbreken van een moderne betaaloplossing leidt tot inefficiënties en fouten.

Voorbeeld: U kreeg te maken met uitdagingen bij de integratie van een nieuwe betaaloplossing in uw huidige bedrijfssystemen, wat resulteerde in verstoringen van de workflow en problemen met compliance.

Procurement management

De oplossingen

#1 Volledige transactietransparantie

Verbeterde kwaliteit van factuurgegevens biedt volledig inzicht in alle transacties. 

Met gedetailleerde en nauwkeurige factureringsinformatie kunt u elke betaling volgen, waardoor transparantie en verantwoording worden gegarandeerd. 

Dankzij dit inzicht houdt u uw uitgaven eenvoudig bij, identificeert u discrepanties en kunt u slimmer zakelijke beslissingen nemen.

#2 Uw betaalprocessen staan niet langer onder druk

Gecentraliseerde betaaloplossingen elimineren overhaaste betalingen, verminderen stress en verbeteren de efficiëntie. 

Door betalingen in één systeem te consolideren, kunt u transacties effectiever beheren en tijdige betalingen garanderen zonder de druk van last-minute autorisaties. 

Deze aanpak stroomlijnt het betaalproces en verbetert de financiële controle.

#3 Verbeterde betaalvoorwaarden met extra DPO

Langere betaaltermijnen verbeteren uw cashflowbeheer, waardoor er meer tijd is om facturen te betalen. 

Door te onderhandelen over langere betaaltermijnen kunt u de uitstroom beter afstemmen op de instroom. Daarnaast komt er ook meer ruimte vrij voor strategisch plannen en geniet u van een gezondere cashflow.


#4 Extra uitgaven mogelijk zonder gevolgen voor uw cashflow

Soepelere betaalprocessen impliceren ook dat u toegang heeft tot geld zonder uw cashflow te beïnvloeden.

Dankzij meer flexibiliteit kunt u zonder stress onverwachte uitgaven behandelen of kansen grijpen, waardoor MICE-events op schema en binnen budget blijven.

#5 Naadloze integratie in bestaande processen

Door een betaaloplossing naadloos in uw bestaande processen te integreren, wordt uw workflow meer gestroomlijnd.

U kunt uw efficiëntie verhogen, fouten verminderen en uw plannen consistent in lijn houden met uw bedrijfsbeleid.



Hoofdstuk 5:
Finance & Treasury management

De uitdagingen

AirPlus_CLC_GettyImages-530281129
Arrow-New-left

Uitdaging 1: Inflatie, budgetcontrole en inzicht in betalingen op locatie

Stijgende kosten vragen om effectief budgetbeheer om zo financiële druk te voorkomen. Maar in realtime monitoren van on-site uitgaven is een grote uitdaging als u niet over de juiste tools beschikt.

Voorbeeld: De stijgende prijzen voor catering maakten het lastig om binnen budget te blijven, waardoor last-minute besparingen op andere eventkosten noodzakelijk werden. Bovendien had u moeite om de realtime uitgaven op de dag van het evenement bij te houden, wat leidde tot onverwachte budgetoverschrijdingen.

Uitdaging 2: Problemen met gegevensafstemming 

Betalingen en uitgaven handmatig afstemmen kan tijdrovend zijn en gaat vaak gepaard met fouten.

Voorbeeld: Uw onkostendeclaraties van enkele verschillende leveranciers kwamen niet overeen, waardoor het een uitdaging werd om het uiteindelijke budget van uw evenement in evenwicht te brengen.


Arrow-New-right.svg
Arrow-New-left

Uitdaging 3: Tijdrovende contracteringsprocessen 

Tijdrovende onderhandelingen en goedkeuringsprocessen vertragen de planning van evenementen.

Voorbeeld: Trage contractonderhandelingen met uw leverancier hadden een domino-effect op uw hele eventplanning, waardoor cruciale fasen uiteindelijk uitgesteld moesten worden.

Uitdaging 4: Stortingen of aanbetalingen volgen en afstemmen 

Het beheren van meerdere stortingen en betalingen vereist robuuste volgsystemen.

Voorbeeld: Het bijhouden van verschillende aanbetalingen aan verschillende leveranciers was verwarrend, wat resulteerde in gemiste deadlines en late betalingen.

Arrow-New-right.svg

Uitdaging 5: Cashflow management

Kosten en inkomsten in evenwicht brengen is cruciaal voor gezond MICE-management.

Voorbeeld: Frequente, grote betalingen aan leveranciers zetten uw cashflow onder druk, waardoor het moeilijk wordt om uw dagelijkse uitgaven en financiële verplichtingen op de lange termijn te beheren.


Finance & Treasury management

De oplossingen

#1 End-to-end inzicht in uw uitgaven 

U heeft nood aan inzicht in alle gemaakte kosten. Iets wat alleen een gecentraliseerde betaaloplossing kan bieden. 

Door alle transacties in één systeem te consolideren, kunt u elke betaling van begin tot eind volgen. U kunt niet alleen uw budget bewaken en controleren, maar ook eventuele fouten of discrepanties vroegtijdig identificeren, zodat alle uitgaven te verantwoorden zijn.

#2 Factuurdata van topkwaliteit 

Nauwkeurige factuurdata vereenvoudigen uw onkostendeclaratieproces over de hele lijn.

Met hoogwaardige billing informatie kunt u erop vertrouwen dat elke transactie correct wordt geregistreerd. Bovendien kunt u deze gegevens eenvoudig analyseren, zodat u weloverwogen beslissingen voor uw bedrijf kunt nemen.

Deze aanpak stroomlijnt het betaalproces en verbetert de financiële controle.

#3 Efficiënte contracterings-processen

Het implementeren van gestroomlijnde contractprocessen kan vertragingen aanzienlijk verminderen. 

Door digitale contractbeheertools te gebruiken, kunt u de onderhandelingen en goedkeuringen versnellen, zodat u ervoor zorgt dat alle contracten snel en efficiënt worden afgerond en alles volgens planning verloopt.



#4 Gemakkelijke afstemming en kostentoewijzing 

Geconsolideerde overzichten vereenvoudigen afstemming en kostentoewijzing. 

Door alle factuurgegevens in één overzicht samen te voegen, kunt u het afstemmingsproces stroomlijnen, waardoor u tijd bespaart en fouten tot een minimum beperkt.

#5 Verlengde betaaltermijnen met extra DPO 

Flexibele betaalvoorwaarden helpen u de cashflow beter te beheren. Door uw Days Payable Outstanding (DPO) te verlengen, krijgt u meer tijd om uw financiën af te handelen. 

Dankzij langere betaaltermijnen kunt u uitgaande betalingen matchen met binnenkomende inkomsten, waardoor de financiële stress wordt verlicht en uw liquiditeit verbetert.



Hoofdstuk 6:
OptiMICE uw toekomstige betalingen met AirPlus

AirPlus biedt holistische zakelijke betaaloplossingen die zijn ontworpen voor al uw betaalbehoeften. Van centrale rekeningen met eersteklas gegevens tot wereldwijd geaccepteerde creditcards en flexibele virtuele betalingen, AirPlus dekt uw bedrijf met volledige transparantie en naadloze integratie.

Wij streven ernaar om al uw zakelijke betalingen eenvoudig en stressvrij te maken.

250624_Air_Plus_09_0055__R2
Belangrijkste kenmerken:
  • Eenvoudiger boeken met één account voor al uw uitgaven
  • Centrale afrekening met eenvoudige administratie en reconciliatie
  • Duidelijk uitgavenoverzicht met aanpasbare factureringsgegevens
  • Beter onderhandelen over leveranciersdeals met verbeterde gegevens
  • Geautomatiseerde afrekening met vaste factureringsperioden.
Company_Account

AirPlus Company Account

Met AirPlus Company Account kunt u al uw uitgaven boeken, betalen en reconciliëren vanaf één centrale rekening, waardoor u volledige controle hebt.

U stroomlijnt uw MICE-betalingen door alles te consolideren op één account, wat resulteert in minder papierwerk en meer efficiëntie. U zult genieten van eenvoudige boekingen, snelle administratieve taken en duidelijke overzichten van al uw uitgaven.

Bovendien betekenen betere gegevens betere beslissingen en naleving van het beleid van uw bedrijf. AirPlus is bovendien milieuvriendelijk, dus u kunt uw betalingen beheren terwijl u vriendelijk bent voor de planeet.

Company Account_blue

AirPlus Bedrijfsaccount

Met AirPlus Company Account kunt u al uw uitgaven boeken, betalen en reconciliëren vanaf één centrale rekening, waardoor u volledige controle hebt.

U stroomlijnt uw MICE-betalingen door alles te consolideren op één account, wat resulteert in minder papierwerk en meer efficiëntie. U zult genieten van eenvoudige boekingen, snelle administratieve taken en duidelijke overzichten van al uw uitgaven.

Bovendien betekenen betere gegevens betere beslissingen en naleving van het beleid van uw bedrijf. AirPlus is bovendien milieuvriendelijk, dus u kunt uw betalingen beheren terwijl u vriendelijk bent voor de planeet.

Airplus bedrijfsaccount
Belangrijkste functies:
  • Eenvoudiger boeken met één account voor al uw uitgaven
  • Centrale afrekening met eenvoudige administratie en reconciliatie
  • Duidelijk uitgavenoverzicht met aanpasbare factureringsgegevens
  • Beter onderhandelen over leveranciersdeals met verbeterde gegevens
  • Geautomatiseerde afrekening met vaste factureringsperioden.
Corporate_Card

AirPlus Corporate Card

De AirPlus Corporate Card vereenvoudigt betalingen voor MICE door wereldwijde acceptatie en uitstekende beveiliging te bieden.

Uw team kan moeiteloos alle eventgerelateerde uitgaven afhandelen, van het boeken van locaties tot het dekken van incidentele kosten.

U kunt genieten van realtime controle over uitgaven, flexibele betalingsvoorwaarden en uitgebreide zichtbaarheid van transacties, wat bijdraagt aan een betere besluitvorming en naleving van het bedrijfsbeleid.

250624_Air_Plus_02_0054__R2
Belangrijkste kenmerken:
  • Gecentraliseerde oplossing met één kaart voor alle MICE-uitgaven
  • Wereldwijde acceptatie via het Mastercard-netwerk
  • Real-time controle met aanpasbare limieten en regels voor elke kaart
  • Veilige betalingen met geavanceerde 3D-technologie
  • Geschikt voor mobiele betalingen, compatibel met Apple en Google Pay
  • Maximale transparantie met gedetailleerde zichtbaarheid van transacties en rapportage
Virtual_Card_Classic_iStock-1338023128
Belangrijkste kenmerken:
  • Directe kaartgeneratie
  • Aanpasbare kaartlimieten, valuta en gebruiksperioden
  • Wereldwijde acceptatie door miljoenen handelaren en leveranciers
  • Naadloze integratie in meer dan 80 boekingsplatforms
  • Volledige transparantie met gedetailleerde transactiegegevens voor eenvoudige reconciliatie
  • Kaartgeneratie door aangewezen teamleden toestaan
Virtual_Cards

AirPlus Virtual Cards

AirPlus Virtual Cards Classic en Virtual Cards Procurement maken het beheer van MICE-betalingen naadloos en veilig.

U kunt direct virtuele kaarten genereren voor het boeken van hotels, vervoer en andere eventdiensten, waardoor u volledige controle en transparantie hebt over elke transactie. Uw virtuele kaarten kunnen worden aangepast voor specifieke bedragen, periodes en valuta, zodat elke betaling veilig is.

Virtual Cards_blue

AirPlus virtuele kaarten

AirPlus Virtual Cards Classic en Virtual Cards Procurement maken het beheer van MICE-betalingen naadloos en veilig.

U kunt direct virtuele kaarten genereren voor het boeken van hotels, vervoer en evenementendiensten, waardoor u volledige controle en transparantie hebt over elke transactie. Uw virtuele kaarten kunnen worden aangepast voor specifieke bedragen, periodes en valuta, zodat elke betaling veilig is.

AirPlus-Webinar-Serie-VC-Breakfast-Sessies 1_afgerond
Hoogtepunten van functies:
  • Directe kaartgeneratie
  • Aanpasbare kaartlimieten, valuta en gebruiksperioden
  • Wereldwijde acceptatie door miljoenen handelaren en leveranciers
  • Naadloze integratie in meer dan 80 boekingsplatforms
  • Volledige transparantie met gedetailleerde transactiegegevens voor eenvoudige reconciliatie
  • Kaartgeneratie door aangewezen teamleden toestaan

Het huidige competitieve zakelijke landschap navigeren kan best een grote uitdaging zijn, maar het biedt uw bedrijf ook waardevolle kansen. 

De MICE-markt is zo één van die kansen, vooral wanneer u ervoor kiest om uw event management verder te optimaliseren met de hulp van slimme betaalprocessen. Met de juiste tools zet u de gekende uitdagingen zo om in kansen. 

Klaar voor de volgende stap? 

Boek vandaag nog uw gratis afspraak: