Van complexe zakenreizen naar volledige controle
Dankzij de integratie van AirPlus en BCD Travel realiseert de Dürr Group wereldwijd transparantie, geautomatiseerde verwerking en maximale grip op reiskosten.
22 landen geïntegreerd in één travel setup
Volledig geautomatiseerde cost allocation
Significant lagere interne verwerkingstijd
100% policy compliance via configuratie
De Dürr Group en AirPlus zijn al meer dan 30 jaar partners.
Het beursgenoteerde bedrijf in machine- en installatiebouw vertrouwt sinds de jaren ’90 op onze efficiënte betaaloplossingen. Ook op het gebied van zakenreizen kiest de Dürr Group bewust voor langdurige samenwerkingen en werkt het al bijna 15 jaar met onze partner BCD Travel.
We spraken uitgebreid met Shirin Wagner, Expert Corporate Mobility Management bij de Dürr Group, over wat deze nauwe samenwerking zo bijzonder maakt – en welke concrete voordelen dit oplevert.
Korte
lijnen
Efficiënte afhandeling
Uitstekende service
Naast een uitgebreid aanbod aan diensten zet BCD Travel eigen medewerkers in bij klanten op locatie. Zo ondersteunt het BCD-team op het hoofdkantoor van de Dürr Group in Bietigheim-Bissingen de Duitse entiteiten bij al hun reisactiviteiten.
Met wereldwijd 20.500 medewerkers maakt de Dürr Group in 22 landen gebruik van de diensten van BCD Travel. Dankzij geïntegreerde interfaces wordt alle boekingsdata wereldwijd inzichtelijk gemaakt en centraal afgerekend via AirPlus.
Naadloze integratie en service van topniveau
De hoogwaardige service en het persoonlijke contact van BCD Travel worden sterk gewaardeerd door de zakenreizigers van de Dürr Group.
Shirin Wagner licht toe:
“Onze medewerkers waarderen de ondersteuning van het BCD Travel Implant enorm, en de AirPlus Corporate Cards maken het betalen onderweg een stuk eenvoudiger.”
De kaarten zorgen voor snelle en veilige betalingen. Daarnaast gebruikt de Dürr Group AirPlus Company Account en AirPlus Virtual Cards voor centrale inkoop.
“We vragen onze reizigers om Corporate Cards uitsluitend te gebruiken voor reisgerelateerde kosten, zoals hotels,” aldus Wagner. “Voor maximale transparantie worden kosten voor vluchten, treinreizen, huurauto’s en visa vooraf centraal afgerekend via de AirPlus Company Account.”
De nauwe samenwerking tussen AirPlus en BCD Travel vormt de basis voor alle betaal- en afrekenprocessen. Dit zorgt voor consistente en geconsolideerde facturatie, waardoor interne verwerkingskosten tot een minimum beperkt blijven.
Doordat de statements van AirPlus alle benodigde aanvullende data bevatten, kunnen kosten na een snelle controle automatisch worden toegewezen aan de juiste kostenplaatsen en projecten.
De manier waarop kosten worden toegewezen is een enorme hulp voor ons bedrijf, onze reizigers en onze finance- en controllingteams. Daarom zijn de samenwerkingen met AirPlus, BCD Travel en andere partners voor ons van groot belang.”
– Shirin Wagner, Expert Corporate Mobility Management bij de Dürr Group
Compliance geïntegreerd in processen
De samenwerking draagt ook bij aan het naleven van het reisbeleid van de Dürr Group.
“Naast de ‘traffic light’-functionaliteit in de online booking tool zorgen de instellingen binnen AirPlus ervoor dat ons reisbeleid consistent wordt nageleefd,” aldus Wagner.
Deze instellingen omvatten onder andere:
- maximale betaalbedragen
- beperking van uitgavencategorieën
- uitsluiting van specifieke leveranciers
Benieuwd hoe dit concreet voor uw organisatie kan werken?
“De setup van BCD Travel en de gezamenlijke expertise van beide partners hebben een grote impact gehad op de kwaliteit van facturen en aanvullende data. Dankzij geconsolideerde facturatie minimaliseren we onze interne verwerkingskosten. Kosten worden automatisch in SAP geboekt via LARS-bestanden.”
– Shirin Wagner
De naadloze processen zijn het resultaat van een gezamenlijke oplossing voor een complexe vraag van de Dürr Group.
Zo konden aanvullende gegevens zoals personeelsnummers en kostenplaatsen eenvoudig worden verwerkt, maar vormden lange projectnummers aanvankelijk een uitdaging. De oplossing: deze informatie werd opgesplitst over twee datavelden en later samengevoegd in het factuurbestand.
Voor de reiziger zelf blijven deze processen volledig op de achtergrond. Onkostendeclaraties zijn volledig gedigitaliseerd: medewerkers uploaden eenvoudig foto’s van bonnetjes via hun smartphone en dienen hun rapport in met slechts enkele klikken.
Een samenwerking die op alle niveaus werkt
Dankzij deze efficiënte inrichting kan het Corporate Mobility Management-team zich richten op strategische onderwerpen, zoals de implementatie van nieuwe mobiliteitsoplossingen.
De kracht van de samenwerking wordt vooral zichtbaar bij de integratie van nieuwe business units.
“Omdat we precies weten welke informatie AirPlus en BCD Travel nodig hebben, kunnen we alles vooraf voorbereiden en verloopt de implementatie snel en soepel,” aldus Wagner.
De samenwerking wordt door alle betrokkenen omschreven met dezelfde woorden: harmonieus en naadloos.
“Alle processen verlopen soepel. Zelfs onder tijdsdruk is de communicatie tussen BCD Travel en AirPlus sterk oplossingsgericht,” zegt Wagner.
“Onze travel management setup met BCD Travel en AirPlus is inmiddels in de meeste van onze entiteiten wereldwijd uitgerold. Dankzij onze inspanningen van de afgelopen 10 jaar kunnen we reisstromen vandaag actief beheren.”
– Shirin Wagner
Ook in uitzonderlijke situaties, zoals tijdens de pandemie, bleek de kracht van de samenwerking:
“Tijdens Covid konden onze medewerkers blijven reizen dankzij de ondersteuning van BCD Travel – natuurlijk op een soepele en naadloze manier.”
Conclusie: efficiëntie, controle en gebruiksgemak
De langdurige samenwerking tussen de Dürr Group, AirPlus en BCD Travel is een sterk voorbeeld van efficiënt travel management.
-
Betaal- en afrekenprocessen zijn volledig geïntegreerd
-
Administratieve lasten worden geminimaliseerd
-
Transparantie wordt aanzienlijk verhoogd
Finance- en controllingteams profiteren van geautomatiseerde, geconsolideerde processen, terwijl reizigers genieten van een volledig digitale en gebruiksvriendelijke ervaring.