Wie effektiv das Reisemanagement eines Unternehmens ist, steht und fällt mit der Qualität seiner Reisekostenrichtlinie. Doch welche Bereiche deckt diese eigentlich ab? Und worauf sollten Sie bei einer modernen Richtlinie achten? Wir haben 11 wertvolle Tipps für Sie!
Sie ist eher ein Leitfaden als ein starres Regelwerk und für die selbstständige Planung von Geschäftsreisen unverzichtbar: Die Reisekostenrichtlinie (oder kurz Reiserichtlinie) stellt sicher, dass Budgetvorgaben eingehalten und die Interessen des Unternehmens gewahrt werden. Daher umfasst sie eine ganze Reihe von Regeln, Bestimmungen und Verfahren für geschäftsreisebezogene Ausgaben sowie rechtliche und sicherheitstechnisch-relevante Aspekte. Eine gut ausgearbeitete Reiserichtlinie optimiert den gesamten Prozess – von der Genehmigung über Buchung und Zahlung bis hin zur Auswertung. Und entlastet zugleich Travel Manager wie die Finanzabteilung.
Reiserichtlinien sollten möglichst alle geschäftsreiserelevanten Themen behandeln: Etwa, welche Arten von Ausgaben genehmigt – und wie Kosten beglichen werden. Einige geben auch die Reisedienstleister vor, wenn z. B. Partnerschaften mit Fluglinien oder Hotelanbietern bestehen. In Bezug auf Inhalt und Umfang können sie je nach Branche und Unternehmen stark variieren: Meist umfassen sie seitenfüllende Vorschriften und Regeln, können aber auch eher locker gehalten sein.
So lautet die Richtlinie von Netflix lediglich: „Handle im besten Interesse von Netflix.“ Mitarbeitende sollen Reisekosten so handhaben, als müssten sie diese selbst bezahlen. Ein Konzept, das auf Vertrauen setzt und Freiheiten lässt, aber nicht auf jedes Unternehmen übertragbar ist: Zu groß ist der Spielraum für Interpretationen. Eine deutlich umfangreichere Reiserichtlinie ist eher die Regel.
Gängige Richtlinien behandeln folgende Aspekte:
Geschäftsreisen sind weltweit wieder im Aufwind und gelten in Zeiten von Videokonferenzen bei Mitarbeitenden als Privileg. Entsprechend wird erwartet, dass reisebedingte Ausgaben bis Ende 2024 auf über 1,7 Billionen Dollar weltweit steigen werden. Allein dieses Volumen verdeutlicht, warum ein Leitfaden zur Kostenkontrolle sinnvoll ist. Für eine gut gestaltete Richtlinie sprechen noch weitere Argumente:
Hohe Preise für Flüge, Hotels, Mietwagen und spontane Ausgaben unterwegs können Budgets stark belasten. Gleichzeitig sollten Sie nicht am falschen Ende sparen: Bei billigen Hotels müssen Sie auf Komfort verzichten und genießen nicht den besten Schlaf. Nicht die idealen Voraussetzungen für ein erfolgreiches Meeting, oder?
Eine präzise Planung sowie die effiziente Steuerung einer Geschäftsreise ist daher sehr wichtig: Wenn Sie Partnerschaften beispielsweise mit Hotelketten eingehen, können Sie diese Prozesse verschlanken und von besonderen Konditionen profitieren. Die Reiserichtlinie bietet hierbei die nötige Struktur für ein optimiertes Kostenmanagement.
Reisen bringen viele Risiken mit sich. Diese zu minimieren und für die Sicherheit der Geschäftsreisenden zu sorgen, fällt unter die Fürsorgepflicht. Entsprechend sollten reisende Mitarbeitende wissen, wie ihre Sicherheit unterwegs gewährleistet wird. Und die Schritte kennen, die ihr Unternehmen im Falle eines Zwischenfalls unternimmt. Für ein effektives Risikomanagement auf Geschäftsreisen sollten auch Angaben zu Notfallkontakten und Verhaltensregeln im Ernstfall ein Teil der Reiserichtlinie sein.
Eine gute Reiserichtlinie berücksichtigt auch das Wohlergehen der reisenden Mitarbeitenden. Gerade individuelle Bedürfnisse spielen beim Entscheidungsprozess eine wichtige Rolle. Ganz gleich, ob es sich um den Wunsch nach mehr Komfort, um ethische Aspekte oder persönliche Präferenzen handelt: Langfristig ist es vorteilhaft, wenn diese in der Richtlinie enthalten sind. Eine Wahlmöglichkeit vermittelt Selbstständigkeit und Verantwortung, was Geschäftsreisende besonders zu schätzen wissen.
Die Steigerung der Effizienz von Geschäftsreisen ist das wichtigste Ziel einer Reiserichtlinie. So wissen Mitarbeitende genau, an wen sie sich bei Fragen wenden können und welche Details für die Planung wichtig sind. Mit einem etablierten Genehmigungsverfahren können Sie diesen Prozess weiter verschlanken und allen Beteiligten Zeit und Kosten sparen.
Und selbst wenn es kein universelles Muster für die eine perfekte Reisrichtlinie gibt, sollten Ihnen die folgenden 11 Tipps bei Ihrer individuellen Gestaltung helfen:
Ob Reisende, Travel Manager oder die Finanzabteilung: Eine gute Richtlinie sollte die Bedürfnisse aller Beteiligten berücksichtigen und dafür sorgen, dass eine Geschäftsreise erfolgreich verläuft. Hierfür sind eine gründliche und effiziente Planung für das Kostenmanagement ebenso wichtig wie ein gewisses Maß an Flexibilität, um die Bedürfnisse des Reisenden erfüllen zu können. Eine gut durchdachte Reiserichtlinie zu erstellen ist daher nicht unbedingt leicht, aber notwendig. Denken Sie einfach daran: Wenn Ihre Mitarbeitenden sich unterwegs wohlfühlen und Ihr Unternehmen bei wichtigen Kundenterminen gut ausgeruht und hoch motiviert vertreten, war das jede Reise wert!