Best Practice: 11 Tipps für eine moderne Reisekostenrichtlinie

Wie effektiv das Reisemanagement eines Unternehmens ist, steht und fällt mit der Qualität seiner Reisekostenrichtlinie. Doch welche Bereiche deckt diese eigentlich ab? Und worauf sollten Sie bei einer modernen Richtlinie achten? Wir haben 11 wertvolle Tipps für Sie!

Sie ist eher ein Leitfaden als ein starres Regelwerk und für die selbstständige Planung von Geschäftsreisen unverzichtbar: Die Reisekostenrichtlinie (oder kurz Reiserichtlinie) stellt sicher, dass Budgetvorgaben eingehalten und die Interessen des Unternehmens gewahrt werden. Daher umfasst sie eine ganze Reihe von Regeln, Bestimmungen und Verfahren für geschäftsreisebezogene Ausgaben sowie rechtliche und sicherheitstechnisch-relevante Aspekte. Eine gut ausgearbeitete Reiserichtlinie optimiert den gesamten Prozess – von der Genehmigung über Buchung und Zahlung bis hin zur Auswertung. Und entlastet zugleich Travel Manager wie die Finanzabteilung.

Welche Bereiche deckt die Reiserichtlinie ab?

Reiserichtlinien sollten möglichst alle geschäftsreiserelevanten Themen behandeln: Etwa, welche Arten von Ausgaben genehmigt – und wie Kosten beglichen werden. Einige geben auch die Reisedienstleister vor, wenn z. B. Partnerschaften mit Fluglinien oder Hotelanbietern bestehen. In Bezug auf Inhalt und Umfang können sie je nach Branche und Unternehmen stark variieren: Meist umfassen sie seitenfüllende Vorschriften und Regeln, können aber auch eher locker gehalten sein.

So lautet die Richtlinie von Netflix lediglich: „Handle im besten Interesse von Netflix.“ Mitarbeitende sollen Reisekosten so handhaben, als müssten sie diese selbst bezahlen. Ein Konzept, das auf Vertrauen setzt und Freiheiten lässt, aber nicht auf jedes Unternehmen übertragbar ist: Zu groß ist der Spielraum für Interpretationen. Eine deutlich umfangreichere Reiserichtlinie ist eher die Regel.

5 Kernbereiche einer Reiserichtlinie

Gängige Richtlinien behandeln folgende Aspekte:

• Spesenbudget: Angaben zur Höhe der Tagespauschale für Verpflegung und Unterkunft.
• Buchungsplattformen: Aus Sicherheits- oder Kompatibilitätsgründen bevorzugte Buchungsplattformen, etwa für Flug oder Hotel.
• Reiseversicherung: Hinweise zum Anbieter, Kontaktinformationen und Details des Versicherungsschutzes.
• Bevorzugte Dienstleister: Auflistung der präferierten Reisedienstleister aufgrund von Partnerschaften, Rabatten oder Sicherheitsstandards.
• Ad-hoc-Ausgaben: Angaben zu kleinen reisebezogenen Ausgaben z. B. für Hotel-WLAN, Geschäftshandy oder spontan benötigtes Zubehör.

Warum Sie eine gut gestaltete Reiserichtlinie benötigen

Geschäftsreisen sind weltweit wieder im Aufwind und gelten in Zeiten von Videokonferenzen bei Mitarbeitenden als Privileg. Entsprechend wird erwartet, dass reisebedingte Ausgaben bis Ende 2024 auf über 1,7 Billionen Dollar weltweit steigen werden. Allein dieses Volumen verdeutlicht, warum ein Leitfaden zur Kostenkontrolle sinnvoll ist. Für eine gut gestaltete Richtlinie sprechen noch weitere Argumente:

Kostenmanagement

Hohe Preise für Flüge, Hotels, Mietwagen und spontane Ausgaben unterwegs können Budgets stark belasten. Gleichzeitig sollten Sie nicht am falschen Ende sparen: Bei billigen Hotels müssen Sie auf Komfort verzichten und genießen nicht den besten Schlaf. Nicht die idealen Voraussetzungen für ein erfolgreiches Meeting, oder?

Eine präzise Planung sowie die effiziente Steuerung einer Geschäftsreise ist daher sehr wichtig: Wenn Sie Partnerschaften beispielsweise mit Hotelketten eingehen, können Sie diese Prozesse verschlanken und von besonderen Konditionen profitieren. Die Reiserichtlinie bietet hierbei die nötige Struktur für ein optimiertes Kostenmanagement.

Risikomanagement

Reisen bringen viele Risiken mit sich. Diese zu minimieren und für die Sicherheit der Geschäftsreisenden zu sorgen, fällt unter die Fürsorgepflicht. Entsprechend sollten reisende Mitarbeitende wissen, wie ihre Sicherheit unterwegs gewährleistet wird. Und die Schritte kennen, die ihr Unternehmen im Falle eines Zwischenfalls unternimmt. Für ein effektives Risikomanagement auf Geschäftsreisen sollten auch Angaben zu Notfallkontakten und Verhaltensregeln im Ernstfall ein Teil der Reiserichtlinie sein.

Individuelle Vorlieben

Eine gute Reiserichtlinie berücksichtigt auch das Wohlergehen der reisenden Mitarbeitenden. Gerade individuelle Bedürfnisse spielen beim Entscheidungsprozess eine wichtige Rolle. Ganz gleich, ob es sich um den Wunsch nach mehr Komfort, um ethische Aspekte oder persönliche Präferenzen handelt: Langfristig ist es vorteilhaft, wenn diese in der Richtlinie enthalten sind. Eine Wahlmöglichkeit vermittelt Selbstständigkeit und Verantwortung, was Geschäftsreisende besonders zu schätzen wissen.

Effizienz

Die Steigerung der Effizienz von Geschäftsreisen ist das wichtigste Ziel einer Reiserichtlinie. So wissen Mitarbeitende genau, an wen sie sich bei Fragen wenden können und welche Details für die Planung wichtig sind. Mit einem etablierten Genehmigungsverfahren können Sie diesen Prozess weiter verschlanken und allen Beteiligten Zeit und Kosten sparen.

Und selbst wenn es kein universelles Muster für die eine perfekte Reisrichtlinie gibt, sollten Ihnen die folgenden 11 Tipps bei Ihrer individuellen Gestaltung helfen:

11 Tipps für eine moderne Reiserichtlinie

1. Informieren: Stellen Sie sicher, dass Ihre Mitarbeitenden die wichtigsten Details der Richtlinie kennen, um Problemen unterwegs vorzubeugen.
2. Einfach halten: Vermeiden Sie komplizierte Formulierungen und strukturieren Sie den Leitfaden logisch. Die zentrale Abrechnung der Reisekosten im Hintergrund kann den gesamten Prozess zusätzlich vereinfachen.
3. Richtige Balance finden: Die Richtlinie sollte einfach und zugleich umfassend genug sein, um alle möglichen Szenarien und Anforderungen abzudecken.
4. Spielraum bieten: Flexibilität und Unabhängigkeit schätzen Geschäftsreisende besonders. Bieten Sie verschiedene Reiseoptionen an, sofern diese im Rahmen der Möglichkeiten bleiben.
5. Aktuell bleiben: Berücksichtigen Sie in der Richtlinie auch aktuelle Entwicklungen wie die verstärkte Buchung und Zahlung per Smartphone oder den Trend zu mehr Bleisure Travel. Die Reisenden werden es Ihnen danken!
6. Spesenprozess klären: Ein klarer, einfacher Prozess für die Spesenabrechnung ist essenziell, um Ihre Reisenden zu entlasten. Damit diese ihre Kosten schnell erstattet bekommen, sollten Sie auch …
7. Veränderungen offen begegnen: Heute bevorzugen mehr als 60 % der Unternehmen Firmenkreditkarten gegenüber privaten Karten. Diese sorgen für eine schnellere Erstattung der Reisekosten ihrer Geschäftsreisenden. Bleiben Sie offen für Veränderungen – so können Sie neues Einsparpotenzial entdecken!
8. Notfallpläne haben: Die Sicherheit Ihrer reisenden Mitarbeitenden zu gewährleisten, steht über allem. Sorgen Sie daher für Notfälle vor und überlassen Sie hierbei nichts dem Zufall.
9. Kosten messen und analysieren: Hochwertige Daten sind unerlässlich für eine präzise Analyse der Reisekosten. Sie ermöglichen Ihnen, wichtige Änderungen schnell vorzunehmen und bieten eine solide Basis bei Verhandlungen über Vorteilskonditionen bei Ihren Dienstleistern.
10. Nachhaltig handeln: Beziehen Sie Nachhaltigkeitsthemen mit in Ihre Reiserichtlinie ein, um CSR-Ziele zu erreichen. Programme zum CO₂-Ausgleich sowie unser Angebot an klimafreundlichen Zahlungslösungen für Geschäftsreisen können Sie dabei effizient unterstützen.
11. Bedürfnisse berücksichtigen: Stellen Sie sicher, dass die Richtlinie auf die Bedürfnisse Ihrer Geschäftsreisenden eingeht. Denn so können Sie die Motivation, das Sicherheits- und das Wohlempfinden auf Reisen steigern.

Erfüllt Ihre Reiserichtlinie ihren Zweck?

Ob Reisende, Travel Manager oder die Finanzabteilung: Eine gute Richtlinie sollte die Bedürfnisse aller Beteiligten berücksichtigen und dafür sorgen, dass eine Geschäftsreise erfolgreich verläuft. Hierfür sind eine gründliche und effiziente Planung für das Kostenmanagement ebenso wichtig wie ein gewisses Maß an Flexibilität, um die Bedürfnisse des Reisenden erfüllen zu können. Eine gut durchdachte Reiserichtlinie zu erstellen ist daher nicht unbedingt leicht, aber notwendig. Denken Sie einfach daran: Wenn Ihre Mitarbeitenden sich unterwegs wohlfühlen und Ihr Unternehmen bei wichtigen Kundenterminen gut ausgeruht und hoch motiviert vertreten, war das jede Reise wert!