Einerseits freut sich die Branche über wachsende Geschäftsreisezahlen – andererseits beklagen Travel Manager eine immer höhere Arbeitsbelastung. Denn in Zeiten steigender Reisekosten, gekürzter Budgets und zunehmender Reisekosten müssen sie zusätzlich viele neue Herausforderungen meistern.
Mehr denn je gefragt sind daher schnelle Prozesse und hochqualitative Daten: um Kosten einzusparen und Mitarbeitende zu entlasten. Und im Idealfall sowohl von einer höheren Transparenz als auch von einer besseren Kontrolle der Geschäftsreiseausgaben zu profitieren. Moderne smarte Zahlungslösungen bieten Ihnen flexible Optionen, mit denen Sie das Travel Management über die gesamte Prozesskette hinweg reibungslos und effizienter gestalten können.
Vor der Reise: Gründlich planen, smarter buchen
Wie bei jeder Reise ist die gründliche Planung der Schlüssel zum Erfolg: Für Travel Manager bedeutet das, ganz unterschiedlich hohe Ausgaben (etwa für Flug, Hotel, Mietwagen oder Geschäftsessen) bereits vor der Abreise zu berücksichtigen. Und dies natürlich nicht nur für eine, sondern für eine Vielzahl von Geschäftsreisen mit diversen Destinationen, mit Zahlungen in verschiedenen Währungen und unter Einhaltung individueller Budgets und Richtlinien.
Bereits beim Einkauf von Reiseleistungen für die maximale Transparenz sorgen zu können, sodass sämtliche Ausgaben später eindeutig (oder sogar voll automatisiert) zugeordnet werden können, zählt zu den besonderen Vorteilen einer zentralen Zahlungs- und Abrechnungslösung wie dem AirPlus Company Account. Denn mit dieser können Sie unter anderem wertvolle Zusatzdaten direkt bei der Buchung erfassen und so einen nahtlosen Zahlungsprozess anstoßen.
Während der Reise: Ausgaben unterwegs sicher bezahlen
Und wohin eine Geschäftsreise auch immer führt: Über ein global akzeptiertes und zugleich sicheres Zahlungsmittel sollten sich Reisende keine Gedanken machen müssen. Firmenkreditkarten sind hierbei die gängige Lösung, insbesondere, wenn sie im Sinne der Sorgfaltspflicht mit einem umfangreichen Versicherungspaket einhergehen.
Bieten sie zudem noch die Möglichkeit, weltweit kontaktlose Zahlungen etwa über Apple Pay oder Google Pay durchzuführen, steigt zudem der Reisekomfort. Die AirPlus Corporate Card erfüllt beispielsweise all diese Kriterien und bietet außerdem die Möglichkeit, zur Sicherheit alle Transaktionen auch unterwegs schnell und einfach einzusehen. Auch virtuelle Kreditkarten können Ihnen dabei helfen, Geschäftsreisen mit nahtlosen und transparenten Zahlungen zu realisieren.
Nach der Reise: Datenintegration statt manueller Eingabe
Doch nach jeder Geschäftsreise steht deren Abrechnung an: Die Verwaltung von Ausgaben und der Abgleich zählen zu den zeitintensivsten Prozessen – gerade wenn diese manuell durchgeführt werden müssen.
Besonders effizient ist daher die Integration aller Transaktions- und Abrechnungsinformationen in die unternehmenseigenen ERP- und Travel and Expense-Systeme: Die bei der Buchung hinterlegten Zusatzdaten (z. B. Angabe der Kostenstelle, Projektnummer oder Abteilung) werden hierbei sicher, nahtlos und elektronisch übertragen, sodass der gesamte Prozess flexibel automatisiert werden kann.
Travel Manager sind heute zudem mit Blick auf die unternehmenseigenen ESG-Ziele angehalten, Geschäftsreisenden alternative, umweltfreundliche Optionen anzubieten. Daraus resultierende Emissionseinsparungen sollten sie zugleich für das Nachhaltigkeits-Reporting präzise aufzeigen können.
Entdecken Sie smarte Lösungen für Ihre 10 größten Herausforderungen
Haben Sie als Travel Manager auch mit steigenden Kosten, höheren Ansprüchen und knapperen Budgets zu kämpfen? Dann ist der Survival Guide für Travel Manager genau für Sie gemacht! Entdecken Sie smarte Lösungen für die 10 größten Herausforderungen im modernen Geschäftsreisemanagement!
