Neue regulatorische Vorgaben, steigende Kosten und wachsende Anforderungen an Transparenz und Nachhaltigkeit: Die Planung und Abwicklung von Geschäftsreisen wird 2026 spürbar komplexer. Jetzt sind die Unternehmen gefragt, Reiseprogramme auf den Prüfstand zu stellen, anzupassen und weiterzuentwickeln.
Wir zeigen Ihnen 7 wichtige Entwicklungen, die Sie besonders im Blick behalten sollten – und liefern Ihnen dazu unsere kostenlosen Business-Travel-Checkliste. So starten Sie in nur 5 Minuten bestens vorbereitet ins neue Geschäftsreisejahr.
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1. Neue Einreise- und Grenzprozesse
Mit dem Entry/Exit System (EES) und dem European Travel Information and Authorization System (ETIAS) führt die EU neue Verfahren ein, die insbesondere internationale Geschäftsreisen betreffen.
So erfasst die EU mit dem ESS künftig biometrische Daten von Nicht-EU-Staatsangehörigen bei der Ein- und Ausreise in den Schengen-Raum. Ergänzend dazu führt ETIAS eine verpflichtende Reisegenehmigung für visumfreie Reisende ein.
Internationale Geschäftsreisende sollten frühzeitig über die neuen EU-Anforderungen informiert sein und prüfen, ob diese für bevorstehende Reisen relevant sind. Entsprechend empfiehlt es sich, bei der Reisevorbereitung mehr Zeit einzuplanen und mögliche Wartezeiten an den Grenzen zu berücksichtigen.
2. CSRD und Nachhaltigkeitsreporting
Das Thema Nachhaltigkeit hat längst den Sprung vom Trend in die Gesetzgebung gepackt: Mit der Corporate Sustainability Reporting Directive (CSRD) steigen die Anforderungen an die Berichterstattung vieler Unternehmen deutlich – gerade in Bezug auf Geschäftsreisen.
Denn Scope-3-Emissionen, zu denen auch Reiseaktivitäten zählen, müssen künftig strukturiert erfasst und dokumentiert werden. Reisedaten sind damit nicht mehr nur für Abrechnung und Controlling relevant, sondern gewinnen auch für das Nachhaltigkeitsreporting an Bedeutung.
Damit rückt die enge Zusammenarbeit zwischen Travel Management, Nachhaltigkeits- und Finanzabteilungen stärker in den Fokus: Nur mit konsistenten, belastbaren Daten lassen sich die neuen Anforderungen effizient erfüllen.
3. E-Invoicing und Spesenprozesse
Elektronische Rechnungen werden im B2B-Umfeld zunehmend zum Standard – und in vielen Ländern bereits zur Pflicht. Das hat auch direkte Auswirkungen auf Geschäftsreisen.
Reise- und Spesenabrechnungslösungen sollten daher E-Invoicing-konform sein und sich nahtlos in bestehende Finanzprozesse integrieren lassen. Das erleichtert die Abstimmung mit Finance, reduziert manuelle Aufwände und sorgt für mehr Transparenz – auch im Zusammenspiel mit Hotels und Mobilitätsanbietern.
Eine frühzeitige Abstimmung zwischen Travel Management und Finanzabteilung zahlt sich hier besonders aus.
4. IT- und Datensicherheit unterwegs
Unterwegs zu arbeiten, gehört für viele Geschäftsreisende zum Alltag – ebenso wie steigende Risiken für die IT- und Datensicherheit. Öffentliche WLAN-Netzwerke oder der mobile Zugriff auf sensible Daten erhöhen die Angriffsfläche.
Entsprechend sollten IT-Richtlinien regelmäßig überprüft – und um klare Sicherheitsvorgaben für Geschäftsreisende ergänzt werden. Dazu zählen unter anderem Regeln zur VPN-Nutzung, zum Umgang mit mobilen Endgeräten sowie definierte Abläufe bei Sicherheitsvorfällen.
5. Modal Shift und Kostenentwicklung
Steigende Kosten und ambitionierte Nachhaltigkeitsziele führen dazu, dass viele Unternehmen ihre Reiserichtlinien überdenken. Dabei rücken alternative Verkehrsmittel stärker in den Fokus.
Rail-first-Ansätze sind bei Kurz- und Mittelstrecken längst keine Ausnahme mehr. Gleichzeitig verteuern sich Flugreisen – unter anderem durch den Einsatz nachhaltiger Flugkraftstoffe, neue regulatorische Vorgaben und den Emissionshandel.
Für Unternehmen stellt sich damit die Frage, wie sich Kosten, Reisezeit und Nachhaltigkeitsziele sinnvoll miteinander in Einklang bringen lassen. Eine regelmäßige Überprüfung von Budgets und Reiserichtlinien ist daher unerlässlich.
6. Lokale Steuern und Zusatzgebühren
Kommunale Abgaben und Zusatzgebühren nehmen in vielen Städten zu. Dazu zählen insbesondere Beherbergungs- und Übernachtungsabgaben, die sich über viele Geschäftsreisen hinweg spürbar auswirken können.
Entsprechend sollten Spesenrichtlinien regelmäßig überprüft und klar kommuniziert werden, um Überraschungen für Reisende zu vermeiden.
7. Tools und Automatisierung
Je komplexer die Anforderungen, desto wichtiger werden digitale Tools und automatisierte Prozesse im Travel Management. Sie unterstützen dabei, Richtlinien einzuhalten, Daten effizient auszuwerten und relevante Informationen für Reporting- und Compliance-Anforderungen bereitzustellen.
Auch KI kann dabei helfen – vorausgesetzt, die eingesetzten Lösungen passen zu den bestehenden Prozessen und werden von den Nutzenden akzeptiert. Das Feedback von Reisenden und internen Stakeholdern liefert hierfür eine wertvolle Grundlage.
Quellen:
