Les paiements sont la véritable colonne vertébrale de toute entreprise.
Mais leur gestion est loin d’être toujours fluide.
De nombreuses organisations peinent encore avec des solutions de fortune, des systèmes déconnectés et une vigilance constante face au risque de fraude. Un cocktail frustrant… et surtout, certainement pas viable.
La bonne nouvelle ? Certaines entreprises repensent déjà en profondeur la gestion des paiements et gagnent en contrôle, en clarté et en efficacité.
Examinons trois points sensibles majeurs et voyons comment d’autres y font face – de quoi vous inspirer pour vos propres pratiques.
Pour de nombreuses entreprises, les paiements ne transitent pas par un canal centralisé.
Les frais de déplacement peuvent être gérés dans un système, les achats dans un autre, et les paiements ponctuels dans un tout autre système. Chaque service a sa propre méthode, et pour le service financier, cela signifie généralement qu'il doit assembler les pièces du puzzle pour comprendre ce qui se passe réellement.
Sans vision d’ensemble, la conséquence est claire : manque de visibilité sur les dépenses, retards de réconciliation et multiplication des tâches manuelles.
Quand un directeur financier veut connaître le total des sorties de fonds de l’entreprise, rassembler les données peut prendre plusieurs jours. Pendant ce temps, les collaborateurs remplissent des formulaires et courent après des validations.
De plus en plus d’équipes abandonnent ce patchwork d’outils pour migrer vers une plateforme unique qui centralise voyages, achats et paiements du quotidien.
Pour la finance, c’est un vrai soulagement. Plus besoin de jongler entre différents rapports en espérant que les chiffres correspondent : la visibilité est immédiate et complète. Résultat : une clôture plus rapide et surtout, moins d’incertitudes.
Avec des données plus claires, les dirigeants peuvent identifier des tendances, négocier de meilleures conditions fournisseurs et garder enfin la maîtrise des flux financiers.
Certaines entreprises testent aussi les cartes virtuelles – paramétrées pour un fournisseur ou un achat unique – qui ajoutent de la flexibilité et de la sécurité, sans complexifier le processus.
Même avec des systèmes ERP modernes, beaucoup d’entreprises souffrent encore de connexions fragmentées entre leurs systèmes financiers et leurs partenaires bancaires.
Selon des études sectorielles, les directions financières consacrent jusqu’à 520 heures par an à des processus manuels liés au traitement des paiements, tels que la saisie de données, le rapprochement manuel et la correction d'erreurs.
Cela représente 520 heures, soit environ 13 semaines de travail à temps plein, uniquement pour gérer des workflows de paiement de routine à la main.
Cela se traduit par une perte de temps, des taux d'erreur plus élevés et une fonction financière réactive plutôt que proactive. Pour les entreprises internationales qui gèrent plusieurs devises et filiales, le défi est d'autant plus grand.
Le passage à des normes modernes telles que la norme ISO 20022 aide les entreprises à rationaliser l'intégration.
En parlant le même « langage » que les banques, les entreprises peuvent améliorer l'interopérabilité et réduisent les étapes manuelles. Les API permettent également des connexions en temps réel entre les systèmes de paiement, les banques et les ERP.
Certaines entreprises vont plus loin avec l’orchestration des paiements : une couche unique qui centralise toutes les connexions existantes. Au lieu de maintenir des dizaines de connexions avec différents fournisseurs, les services financiers et achats peuvent accèder à une interface unique pour tout gérer.
Avantage supplémentaire : si un canal de paiement tombe en panne, le système ne bloque pas – il trouve automatiquement une alternative et les flux continuent sans interruption. Pas de panique, pas d’appels d’urgence : juste la continuité des opérations.
À mesure que les paiements en ligne se multiplient, les tentatives de fraude se multiplient.
Les fraudeurs redoublent d’ingéniosité : phishing, usurpation de comptes, nouvelles méthodes pour contourner les protections. Les paiements instantanés sont un atout pour les entreprises, mais accélèrent aussi les fraudes.
Pour les entreprises, cela représente un risque important.
Une seule escroquerie peut fragiliser les relations avec les fournisseurs, bloquer la trésorerie et ébranler la confiance en interne. Sans oublier la charge réglementaire continue liée à des normes comme PCI DSS ou le RGPD. Une pression constante pour les équipes financières.
De plus en plus d’acteurs intègrent l’intelligence artificielle et le machine learning dans leurs processus de paiement.
Plutôt que de s’appuyer uniquement sur la vigilance humaine, ces outils analysent d’immenses volumes de transactions et signalent les anomalies – parfois même avant que le paiement ne soit exécuté.
L’automatisation s’impose aussi dans la conformité.
Des outils digitaux prennent le relais sur les tâches répétitives comme les contrôles de risques, les mises à jour d’audit ou le suivi réglementaire multi-pays. Résultat : moins de pression sur les équipes et une fiabilité accrue.
Côté sécurité, la tokenisation et les cartes virtuelles se démocratisent.
En générant un numéro de carte unique pour chaque achat ou fournisseur, il devient beaucoup plus difficile pour des données compromises d’être réutilisées.
Le point commun de toutes ces solutions ? La transition vers des écosystèmes de paiements plus simples et plus intelligents.
Au lieu de pallier les inefficacités par des efforts manuels, les entreprises adoptent l'automatisation, l'intégration et l'intelligence en temps réel.
Cette transformation ne profite pas uniquement aux équipes financières. Les responsables des achats bénéficient d'une plus grande transparence sur les paiements aux fournisseurs, les travel managers fluidifient la réconciliation des notes de frais,et les CFO ont davantage confiance dans l'exactitude et la sécurité de leurs données financières.
Chez AirPlus, nous constatons chaque jour comment le passage de processus manuels et fragmentés à des solutions intégrées transforme la gestion des paiements.
Cartes corporate, cartes virtuelles, plateformes d’orchestration… quel que soit l’outil, l’objectif reste le même :
plus de contrôle, plus de transparence et plus de sérénité.
Pour les entreprises qui sont encore confrontées à des paiements fragmentés, la question n'est pas de savoir si un changement est nécessaire, mais plutôt quand elles seront prêtes à agir.
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Sources:
1: https://comms.airplus.com/en/blog/the-future-of-corporate-payment
4: https://comms.airplus.com/en/blog/an-experts-guide-to-choosing-the-right-corporate-payment-solution