Sur quel compte bancaire les cartes corporate de vos employés sont-elles adossées ?
Préférez-vous une responsabilité entreprise ou collaborateur?
Nous avons eu l’occasion de mettre en place des programmes de cartes corporate dans des entreprises du monde entier. Une tendance se dégage : les sociétés choisissent de plus en plus d’adosser les cartes corporate au compte de l’entreprise.
En d’autres termes, les entreprises choisissent d’être responsables des transactions, plutôt que de faire porter la responsabilité sur les employés. Pourquoi?
Pourquoi certaines entreprises optent-elles pour la responsabilité individuelle ?
La réponse la plus fréquente justifiant d'adosser la carte corporate au compte de l’employé est que celui-ci serait davantage responsabilisé vis-à-vis de ses dépenses.
La responsabilité individuelle répond donc à deux craintes :
Toutefois, ces craintes semblent davantage fondées sur des croyances que sur des faits avérés. Connaissez-vous réellement le taux de fraude sur les cartes corporate ou le taux de reçus non traités?
Par ailleurs, ces croyances sont désormais obsolètes. Les technologies actuelles autorisent les responsables à personnaliser les cartes corporate selon un grand nombre de paramètres :
Etc.
Cela limite considérablement les transactions non conformes. De plus, les administrateurs financiers et comptables voient les transactions en temps réel et sont instantanément alertés des potentielles fraudes.
Les craintes irréalistes de fraudes et de retards de notes de frais justifient-elles de renoncer à un programme de cartes corporate mieux maîtrisé ? En refusant d’endosser la responsabilité des dépenses, l’entreprise renonce à de nombreux bénéfices, notamment à la transparence des données et à la maîtrise des coûts.
Non seulement, et contrairement aux idées reçues, la responsabilité entreprise n’augmente pas les risques de fraudes ou de retards dans le traitement des notes de frais, mais elle confère également de nombreux avantages.
Contrôle des dépenses : L’entreprise suit et maîtrise les dépenses en temps réel. La visibilité est totale, alors que les dépenses restent opaques avec la responsabilité individuelle - jusqu’à émission de la note de frais. Par ailleurs, les transactions sont contrôlées grâce au paramétrage personnalisé de la carte corporate (plafonds, conditions de paiement). Une transaction non conforme ou frauduleuse est refusée ou signalée.
Sécurité des voyageurs d’affaires : Les titulaires de carte corporate sont facilement localisés en cas d’urgence.
Séparation vie privée / vie professionnelle : La solvabilité des employés n’entre plus en compte dans l’engagement de dépenses professionnelles. Il n’y a aucun problème avec les employés sur liste noire et chacun est à même de recevoir sa carte bancaire d’entreprise. Le déploiement d’un programme de cartes corporate est alors simplifié et plus rapide. Inversement, la trésorerie personnelle des employés ne souffre pas des dépenses, parfois non négligeables, engagées lors des voyages d’affaires.
Satisfaction des employés et conformité : Faire porter la responsabilité des dépenses à l’entreprise soulage les employés d’un poids. Finie, l’anxiété liée aux remboursements tardifs des notes de frais. Par ailleurs, la gestion des dépenses de mobilité est simplifiée avec la carte corporate. Il a été démontré que des employés satisfaits respectent davantage la politique de dépenses en vigueur, avec un taux de conformité supérieur.
Sécurité des transactions : La responsabilité de l’entreprise n’implique pas de subir l’éventuelle irresponsabilité d’un porteur de carte corporate. L’entreprise bénéficie d’une assurance “usage abusif” qui la couvre complètement en cas de litige.
De plus, si l’entreprise opte, en plus de la responsabilité entreprise, pour le débit sur le compte de l’entreprise, elle bénéficie d’un autre avantage non négligeable :
Une meilleure adoption de la carte corporate : Les employés, puisqu’ils n’avancent pas eux-mêmes les frais, privilégient l’usage de la carte corporate à leurs moyens de paiement personnels. Ainsi, les dépenses sont traçables et il est plus simple d’optimiser les budgets au fur et à mesure. Résultat : moins de frais engagés en dehors des canaux prévus à cet effet, donc moins de dépenses “surprises” découvertes en fin de mois ou non conformes.
Bien que la responsabilité individuelle reste l’option privilégiée dans les programmes de cartes corporate français, une transition vers la responsabilité entreprise est en cours.
Cette transition s’explique par les facteurs de changements suivants :
D’autres pays ouvrent la voie : D’autres pays ont opté pour la responsabilité entreprise avec succès, ouvrant la voie à la transition en France.
Valeurs et bien-être au travail : Prendre la responsabilité des voyages d’affaires va dans le sens des valeurs portées par de plus en plus d’entreprises. L’employé est envoyé en déplacements par l’employeur, donc il convient que l’employeur en supporte les coûts. Ne pas imposer d’avances de frais aux employés - avances parfois difficiles à réaliser - contribue à améliorer le bien-être au sein de l’entreprise.
Réglementation : La régulation est en faveur de la responsabilité entreprise. Régler les dépenses via le compte de l’entreprise est nécessaire pour obtenir une visibilité sur les données des transactions en temps réel, sans enfreindre la nécessaire privacité des données ou interférer avec les dépenses personnelles des employés. De plus, la solvabilité de l’employé n’entre plus en jeu lors de l’évaluation des risques par l’émetteur de cartes corporate.
Outils de gestion des dépenses et des voyages d’affaires : La transition vers la responsabilité entreprise est également portée par les nouveaux acteurs de la Fintech. Ces derniers délivrent des solutions de paiement basées principalement (voire uniquement) sur la responsabilité entreprise… puisqu’il s’agit, objectivement, de la solution la plus avantageuse en termes de gestion des dépenses et des voyages d’affaires.
La transition reste lente, car la peur irréaliste de perdre le contrôle des dépenses en permettant aux employés de débiter le compte de l’entreprise reste ancrée dans les mentalités.
Heureusement, le besoin de mettre en place des programmes de paiement à l’international contribue à démocratiser la responsabilité entreprise des cartes corporate et à accélérer la transformation des entreprises françaises.