Vous avez choisi de mettre en place un programme de cartes corporate dans votre entreprise.
Quelle que soit votre motivation, changer de moyen de paiement ou ajouter un nouveau moyen de paiement implique une transformation pour votre entreprise.
Et comme pour toute transformation, cela demande une gestion de projet efficace :
- Planification de la démarche de transformation
- Coordination transversale du projet
- Facilitation auprès des parties concernées pour favoriser l’adoption du nouveau moyen de paiement
- Etc.
Ainsi, la meilleure façon d’aborder l’adoption de la carte corporate est d’envisager sa mise en place comme celle d’un projet, avec les efforts d’organisation que cela implique.
Heureusement, votre prestataire de carte corporate sera présent tout au long du processus d’implémentation du nouveau mode de paiement et vous guidera vers son succès.
Voici un guide sur la mise en place d’un programme de cartes corporate.
Il ne remplacera pas l’accompagnement de votre prestataire, mais il pourra vous permettre de préparer au mieux ce programme de cartes corporate et d'éviter les erreurs fréquentes.
Il comporte trois phases principales :
- La conception du programme
- L’implémentation des cartes corporate et la formation des parties concernées
- Le suivi et l’évaluation du succès de la mise en place
Phase 1. Conception du programme Cartes Corporate et choix du prestataire
Préparer le programme Cartes Corporate :
La mise en place du programme de cartes corporate est nécessairement précédée par une phase de conception.
La réflexion doit partir de l’analyse de vos besoins et de vos politiques de dépenses :
- De combien de cartes avez-vous besoin ?
- Qui en bénéficiera ?
- À quel besoin, en termes de volume de transaction, devez-vous répondre ?
L’objectif de cette étape est de mettre en évidence les potentielles frictions qui auront lieu lors de la mise en place des cartes corporate.
À partir de cette réflexion, déterminez les indicateurs pertinents pour mesurer et suivre la réussite du programme.
Un bon KPI est de préférence un indicateur mesurable et objectif, mais certains éléments nécessiteront une approche qualitative (l’évaluation de la qualité de la formation reçue par les employés par exemple).
Choisir un prestataire de cartes corporate :
Vous êtes désormais prêts à monter votre appel d’offres pour choisir le prestataire à qui confier votre marché cartes corporate.
Dans votre appel d’offres, vous pouvez définir :
- Les besoins de l’entreprise
- Les critères d’évaluation des fournisseurs
À savoir : il ne suffit pas de choisir un prestataire de cartes corporate, puisqu’il faut également s’assurer que votre demande corresponde aux conditions d’éligibilité de ce dernier.
En d’autres termes : la société qui émet l’appel d’offres doit répondre à certains critères, différents selon les prestataires.
Les conditions d’éligibilité pour la plupart d’entre eux correspondent à un budget voyages minimum ou à un nombre de cartes minimum.
Selon les prestataires, d’autres démarches pourront être menées :
- Evaluation de votre solvabilité, c’est-à-dire de votre réputation en termes de crédit
- Audit des finances de l’entreprise
Premiers pas avec votre prestataire de cartes corporate :
Le choix du prestataire effectué, il est temps de négocier le programme de cartes corporate.
La négociation peut porter sur différents éléments :
- Les conditions tarifaires
- Le délai de débit différé
- Les plafonds de dépenses
- Les conditions de dépenses à l’étranger
- Les services annexes, comme les garantiesd'assurances voyages et les assistances
L’une des dernières questions auxquelles il faut apporter une réponse lors de la phase de conception est le choix du compte auquel adosser la carte corporate :
- La carte de paiement doit-elle être liée au compte de l’entreprise, auquel cas la responsabilité des transactions incombe à l’entreprise ?
- Ou bien doit-elle débiter le compte de l’employé, et donc accorder la responsabilité des transactions à ce dernier (responsabilité individuelle) ?
Chacune de ces options présentent des avantages comme des inconvénients.
Par exemple :
- Débiter le compte de l’entreprise libère l’employé des avances de frais professionnels et des notes de frais
- Mais l’entreprise peut préférer laisser l’employé porter la responsabilité de ses transactions
La phase de conception du programme s’achève ensuite avec l’émission et la signature des contrats auprès du prestataire de cartes et auprès des porteurs de cartes.
Phase 2. Mise en place effective des cartes corporate et formation des porteurs de cartes
Avant l’implémentation
Si le choix des voyageurs d'affaires porteurs de carte d'entreprise a été préalablement effectué, il faut désormais initier une campagne de communication auprès d’eux.
Les objectifs sont :
- Informer les collaborateurs en déplacement
- Implémenter le programme
- Former à l’utilisation des nouveaux moyens de paiement
Nous vous recommandons de choisir une personne en charge de la stratégie de communication. Cette personne sera responsable de la communication et la mènera de bout en bout.
L’une des tâches est de préparer les supports nécessaires pour communiquer autour du programme de cartes corporate. Il faut songer également à la diffusion de ces supports dans l’ensemble de l’entreprise. Tous les départements doivent être impliqués dans cette campagne de communication interne.
Pendant l’implémentation
L’implémentation effective du programme de cartes corporate se fait avec l’accompagnement de votre prestataire :
- Le prestataire fournit les cartes
- Il vous aide également à intégrer les flux de données des cartes dans les systèmes ERP de l’entreprise et dans les outils de gestion des notes de frais dématérialisées
- Il vous accompagne dans la configuration des cartes corporate : suivi des dépenses et des vues consolidées, gestion des plafonds et des fournisseurs autorisés
Le déploiement de la stratégie de communication se poursuit en parallèle de cette implémentation.
En effet, chaque étape de l’implémentation implique son lot de consignes à fournir.
Il faut, par exemple, informer les porteurs de carte des conditions de réception de celles-ci : où vont-ils les réceptionner ? Quelle est la procédure à suivre pour choisir son code secret PIN ? S’agit-il d’un courrier, d’une procédure sur une interface en ligne ? Etc.
Après l’implémentation
Le principal enjeu après la réception et la mise en place des cartes corporate est la formation des parties prenantes.
Par parties prenantes, nous entendons non seulement les usagers des cartes corporate, mais aussi tous les managers, gestionnaires, travel managers et autres employés qui sont impliqués dans les procédures de gestion des dépenses.
La qualité de la formation et de la facilitation à l’adoption des nouveaux modes de paiement est déterminante dans le succès ou l’échec de la mise en place d’un programme de cartes corporate.
Il faut d’une part apporter toutes les informations nécessaires à propos du fonctionnement, des règles et des usages, mais aussi faciliter la compréhension et la mémorisation de ces informations.
Le plus souvent, le support de formation prend la forme d’un guide, fourni avec un contact pour joindre l’assistance en cas de question.
La formation doit aborder les points suivants :
Côté utilisateurs :
- Paramétrage initial de la carte corporate : activation du suivi des transactions et des alertes de notification
- Apprendre à trouver les informations relatives à la carte bancaire : savoir quand un plafond est atteint, suivre les dépenses professionnelles en temps réel, connaître le crédit disponible, etc.
- Présenter les usages autorisés de la carte : les dépenses tolérées, les plafonds, les fournisseurs acceptés, etc. Par exemple, au CNRS, les agents ne peuvent se servir de leur carte que lors de déplacements professionnels.
- Informer des tarifs et des commissions éventuelles liés à l’utilisation de la carte (sans oublier le cas du retrait d’espèces).
- Informer des délais des débits, notamment si le compte personnel de l’utilisateur est adossé à la carte corporate.
- Savoir comment demander ou éditer des notes de frais à partir des relevés de dépenses
- Fournir des conseils de sécurité ainsi qu’un numéro d’assistance en cas de perte, vol, refus de transaction, etc.
Côté managers, gestionnaires et travel managers :
- Apprendre à paramétrer les cartes corporate : définition des plafonds des frais de déplacement et des règles de transaction en lien avec la Politique Voyages de l’entreprise (zones géographiques, plafonds et types de marchands autorisés, retrait en espèces autorisé ou non…).
- Savoir manager le risque de fraude
- Former aux changements dans les procédures de gestion des frais : revoir la gestion des notes de frais après intégration automatique des données des cartes corporate, revoir éventuellement les procédures de reporting...
Phase 3. Suivre, contrôler et améliorer le programme de cartes corporate
Durant les premiers mois suivant la mise en place, le rôle des personnes en charge du programme de cartes corporate consistera principalement à répondre aux questions des employés :
- Questions pratiques des utilisateurs en voyage d’affaires
- Questions techniques des gestionnaires sur les nouveaux processus d’achat, de reporting ou de notes de frais
Au-delà des réponses fournies, il faut fournir de l’assistance et être présent pour accompagner les différentes parties prenantes.
Ensuite, il faut contrôler l’usage des cartes et les procédures qui ont subi des modifications suite à l’implémentation du programme.
Pour vous aider dans cette tâche, voici une liste d’éléments à surveiller et de questions que vous pouvez vous poser. N’hésitez pas à demander des retours aux personnes concernées.
En répondant à ces différentes interrogations, vous pourrez identifier des pistes d’amélioration pour l’adoption des nouvelles cartes de paiement :
- L’usage des cartes par leurs porteurs correspond-il aux attentes et à la politique de dépenses
- Si non : la configuration des cartes peut-elle être améliorée, avec l’ajout ou la suppression de règles et de plafonds ?
- Le reporting des données de transaction des cartes sont-elles correctement transmises dans les outils de gestion ?
- Les procédures de reporting et de gestion ont-elles été automatisées au maximum ? Y a-t-il encore des automatisations permises par la carte corporate qui n’ont pas été mises en place ?
- Observe-t-on une amélioration ou un allègement des procédures de traitement des notes de frais ?
En plus des observations et des retours d’expérience que vous pourrez collecter, suivez les indicateurs de performance définis lors de la conception du programme de cartes corporate.
Le suivi de ces indicateurs sur plusieurs mois, additionné aux éléments qualitatifs collectés, vous permettra d’évaluer la mise en place du programme.
Qu’elle soit un succès ou un échec, il est possible d’identifier des axes d’amélioration et de poursuivre l’ajustement et l’optimisation de politiques de dépenses et des processus de gestion.
Conclusion :
La mise en place d’un programme de cartes corporate est une transformation qui paraît longue et difficile.
Sa principale difficulté réside dans la transversalité du projet de transformation : pour que l’opération soit un succès, il faut faire adhérer de nombreuses personnes au changement, dans de multiples départements et métiers.
Cependant, la mise en place avec succès d’un tel programme est largement facilité par le prestataire de cartes corporate que vous choisirez.
Tout au long de la démarche, vous bénéficierez d’un accompagnement et d’une assistance spécifique.
Bien souvent, votre prestataire de cartes dédiera une équipe à la mise en place de votre programme. Ainsi, la personne en charge du programme au sein de votre société sera entourée d’experts pour l’accompagner dans sa démarche.
De plus, selon les prestataires, vous pourrez recevoir une gamme d’outils pour faciliter l’implémentation du programme - par exemple, un portail de gestion du programme en ligne, pour suivre et recevoir les meilleurs conseils étape par étape.
