Obtenir un délai de paiement supplémentaire de la part de son émetteur de cartes corporate est perçu comme une grande victoire.
Mais est-ce si avantageux ?
Il y a quelques (dizaines) d’années, peut-être. Mais ça ne l’est définitivement plus aujourd’hui. Les délais de paiement à rallonge ne sont que des placebos, ils ne contribuent en rien à assainir la trésorerie d’une entreprise.
De toute évidence, les émetteurs de cartes corporate n’ont aucun intérêt à proposer de trop longs délais de paiement. Cependant, ce ne sont pas les seuls à tirer profit des cycles de paiement courts ! Les autres parties prenantes sont également avantagées :
- Les employés qui engagent les dépenses
- Les commerçants et les fournisseurs
- Et les entreprises !
Nous vous expliquons pourquoi renégocier les délais de paiement avec votre émetteur de cartes corporate ne devrait plus être une priorité.
Les délais de paiement longs ne sont pas la solution aux maux de l’entreprise
Au contraire.
Les entreprises qui exigent des délais de paiement longs envoient un très mauvais signal auprès de leurs interlocuteurs et partenaires.
Un crédit long sert plus souvent à masquer les problèmes qu’à les résoudre.
En offrant quelques jours de répit supplémentaire à votre trésorerie, vous couvrez d'éventuels problèmes de gestion mais ne les résolvez pas. Cela est suffisamment courant pour qu’une demande de délai de paiement long ternisse votre image auprès de vos partenaires commerciaux.
Demander un délai, c’est admettre que l’on a un problème de trésorerie.
En demandant 90 jours de crédit, vous faites une confession aux émetteurs de cartes corporate et autres partenaires. Vous admettez implicitement que :
- Vous avez peu de contrôle sur vos dépenses et vos économies
- Vous n’alimentez pas quotidiennement vos outils de gestion Travel & Expenses (T&E) avec les flux de données issues de vos cartes corporate
- Vous n’avez pas de véritables processus T&E en place ou n’en tirez pas profit
- Vous n’êtes pas dans une logique d’amélioration de vos procédures de gestion
Bien sûr, dans les faits, une demande de crédit peut témoigner d’une volonté de faire travailler son capital et d’améliorer son besoin en fonds de roulement. Cependant, pour les émetteurs de cartes corporate, il y a plus fort à parier que la requête vienne d’une entreprise qui traite encore les notes de frais sur un tableur Excel et ne rembourse ses employés qu’une fois par mois.
Pourquoi ?
Parce que les entreprises qui s’efforcent d’optimiser leurs procédures T&E savent qu’elles ont bien plus à gagner à améliorer leur gestion qu’à obtenir quelques jours de crédit supplémentaires.
La carte corporate est l’occasion de réaliser de véritables économies et gains de performance- ce qui est largement préférable à un simple délai de paiement.
Pour résumer, rallonger les délais de paiement n’est qu’un placebo. Cela sert à couvrir les maux sans les traiter. Couvrir partiellement, même, car vos interlocuteurs ne sont pas dupes : une entreprise qui demande des délais plus longs que la moyenne est rarement une entreprise qui va bien.
Avantages des cycles de paiement courts pour les employés
Nombre d’entreprises présupposent que, plus tard les employés sont débités, mieux c’est.
Et si on leur demandait leur avis ?
- Préfèrent-ils un débit différé, avec un remboursement des notes de frais une fois par mois ?
- Ou bien un délai de paiement court, avec des remboursements en quelques jours ?
Le choix d’un délai de paiement long émane rarement des voyageurs d’affaires. Cela leur est imposé par l’entreprise. Or, ils sont au cœur du processus T&E, leur avis compte !
En théorie, obtenir un délai de paiement long revient à offrir une ligne de crédit gratuite aux employés. Tant qu’ils émettent leurs notes de frais dans les temps, ils sont remboursés avant d’être débités.
Dans les faits, ce n’est pas si simple.
Utiliser cette ligne de crédit demande une rigueur et un effort de gestion supplémentaire. Difficile de contraindre des voyageurs d’affaires qui réclament de plus en plus de flexibilité en matière de déplacements professionnels à utiliser le moyen de paiement adéquat et à bien séparer les dépenses professionnelles des dépenses personnelles.
Le pilotage des dépenses à l’ancienne ne favorise pas la productivité des employés. À chaque déplacement professionnel, ces derniers consacrent du temps à gérer leurs dépenses et à émettre des notes de frais. Piloter les frais de l’entreprise est-il vraiment de leur ressort ?
D’autre part, un remboursement mensuel unique n’aide pas les employés à piloter leur trésorerie personnelle. Les dépenses professionnelles interfèrent avec les dépenses personnelles. Les voyageurs s’exposent à des blocages de carte ou à des refus de paiement en raison de dépenses professionnelles exceptionnelles.
Avantages des cycles de paiement courts pour les émetteurs et les fournisseurs
Lors de l’achat d’une prestation avec une carte corporate, le fournisseur est payé par l’émetteur de cartes. Les émetteurs supportent donc l’avance des frais, jusqu’au paiement de l’entreprise cliente.
Suffirait-il de régler les commerçants plus tard pour accorder des crédits plus longs aux entreprises clientes ? Impossible. Le modèle même de la carte corporate repose sur la garantie qu’ont les fournisseurs d’être payés rapidement après la prestation et de façon sécurisée.
Ainsi, seul l’émetteur supporte le coût d’un crédit long. Car, en effet, l’avance de frais n’est pas gratuite et dépend des taux d’intérêt du moment. L’accord d’un crédit long est alors facturé à l’entreprise cliente :
- Soit directement, à prix coûtant
- Soit indirectement, via des répercussions sur les autres conditions de paiement (augmentation des frais, , absence de primes, etc.)
Négocier des rallonges de crédit auprès des émetteurs est donc peu avantageux pour l’entreprise. Il s’agit d’une source de coûts supplémentaires, alors que l’optimisation de la gestion des dépenses grâce à la carte corporate est une opportunité d’économies.
Les (véritables) avantages de la carte corporate : les alternatives au cycle de paiement long
Quel est le délai de crédit idéal ?
Alors, pour quel délai de paiement devez-vous opter ? Le plus court est-il le mieux ?
Les références et les enquêtes sur les conditions de paiement, comme celle d'Atradius, indiquent que les conditions de paiement standard de la carte corporate répondent en général aux attentes de toutes les parties prenantes - soit 20 à 30 jours de crédit.
Quels sont les véritables avantages de la carte corporate ?
La négociation de délais de paiement supérieurs à 30 jours n’est pas une solution pérenne. Il suffit que les taux d’intérêts augmentent pour que les émetteurs de cartes corporate ne soient plus en mesure de céder à cette requête sans augmenter considérablement la facture.
Dès lors, que faut-il négocier ? Quels sont les bénéfices de la carte corporate dont vous devriez tirer profit ? Aujourd’hui, nombre d’alternatives sont plus avantageuses que l’allongement des cycles de paiement.
Améliorer la gestion des dépenses et des voyages d’affaires
Le délai de crédit accordé par l’émetteur de carte corporate n’a que peu d’incidence sur les problèmes concernant la gestion des dépenses et des voyages d’affaires. En revanche, de simples optimisations suffisent à en régler la majorité.
Pour améliorer votre gestion Travel & Expenses (T&E), commencez par auditer vos procédures internes.
- Interrogez toutes les parties prenantes aux dépenses, y compris les employés
- Dressez la liste des problèmes rencontrés
- Identifiez les ajustements et les optimisations nécessaires pour améliorer l’expérience de paiement
Les optimisations suivantes répondent aux besoins les plus fréquents en matière de T&E :
- Mettre en place un outil de gestion des dépenses et des voyages d’affaires
- Mettre en place une carte logée ou des cartes virtuelles
- Adosser les cartes corporate au compte bancaire de l’entreprise ou à un compte voyage plutôt qu’aux comptes des employés
- Injecter quotidiennement les données des cartes corporate dans l’outil T&E
- Automatiser le processus de remboursement après validation des frais - ainsi, les employés sont remboursés dans les deux jours suivant l’approbation de la dépense
- Configurer et personnaliser les cartes corporate en fonction de la politique voyages de l’entreprise, du profil des employés et de leur utilisation : créer des plafonds de dépenses, définir les zones géographiques autorisées, limiter le retrait d’espèces…
- Adopter une solution de dématérialisation des reçus et des notes de frais
Tirer profit des données de paiements
Data is the new black. Les données relatives aux paiements sont une mine d’or pour votre gestion des frais. Cela tombe bien, car avec la carte corporate :
- Les données de paiement sont visibles en temps réel (donnant une source d'information immédiate)
- Les données de paiement sont dématérialisées et intégrées automatiquement aux notes de frais ou au reporting
- Les normes de qualité des données sont telles que le stockage des factures au format papier pourrait devenir obsolète
En optant pour des cycles de paiement courts, vous alignez les données relatives aux voyages avec vos données bancaires. L’état de vos dépenses de mobilité reflète la réalité de vos flux financiers. Or, la visibilité en temps réel sur votre trésorerie est indispensable pour piloter au mieux votre budget voyages d’affaires.
Moderniser l’expérience des voyageurs d’affaires
Les attentes des collaborateurs évoluent. En témoigne l’émergence de nouveaux acteurs, notamment en Fintech, qui font la part belle à l’expérience utilisateur, à la fluidité de leurs solutions et à la dématérialisation.
Aucune solution ne se fonde sur l’octroi de jours de crédit supplémentaires.
Vous l’aurez compris, les entreprises ont de moins en moins intérêt à retarder le paiement des transactions des cartes corporate. En proposant une expérience conforme aux attentes des employés, elles favorisent l’adoption et la bonne utilisation de la carte corporate. À la clé : moins de dépenses non conformes, des données plus fiables et un contrôle accru des dépenses professionnelles.
