Vous avez choisi de mettre en place un programme de cartes corporate dans votre entreprise.
Quelle que soit votre motivation, changer de moyen de paiement ou ajouter un nouveau moyen de paiement implique une transformation pour votre entreprise.
Et comme pour toute transformation, cela demande une gestion de projet efficace :
Ainsi, la meilleure façon d’aborder l’adoption de la carte corporate est d’envisager sa mise en place comme celle d’un projet, avec les efforts d’organisation que cela implique.
Heureusement, votre prestataire de carte corporate sera présent tout au long du processus d’implémentation du nouveau mode de paiement et vous guidera vers son succès.
Voici un guide sur la mise en place d’un programme de cartes corporate.
Il ne remplacera pas l’accompagnement de votre prestataire, mais il pourra vous permettre de préparer au mieux ce programme de cartes corporate et d'éviter les erreurs fréquentes.
Il comporte trois phases principales :
La mise en place du programme de cartes corporate est nécessairement précédée par une phase de conception.
La réflexion doit partir de l’analyse de vos besoins et de vos politiques de dépenses :
L’objectif de cette étape est de mettre en évidence les potentielles frictions qui auront lieu lors de la mise en place des cartes corporate.
À partir de cette réflexion, déterminez les indicateurs pertinents pour mesurer et suivre la réussite du programme.
Un bon KPI est de préférence un indicateur mesurable et objectif, mais certains éléments nécessiteront une approche qualitative (l’évaluation de la qualité de la formation reçue par les employés par exemple).
Vous êtes désormais prêts à monter votre appel d’offres pour choisir le prestataire à qui confier votre marché cartes corporate.
Dans votre appel d’offres, vous pouvez définir :
À savoir : il ne suffit pas de choisir un prestataire de cartes corporate, puisqu’il faut également s’assurer que votre demande corresponde aux conditions d’éligibilité de ce dernier.
En d’autres termes : la société qui émet l’appel d’offres doit répondre à certains critères, différents selon les prestataires.
Les conditions d’éligibilité pour la plupart d’entre eux correspondent à un budget voyages minimum ou à un nombre de cartes minimum.
Selon les prestataires, d’autres démarches pourront être menées :
Le choix du prestataire effectué, il est temps de négocier le programme de cartes corporate.
La négociation peut porter sur différents éléments :
L’une des dernières questions auxquelles il faut apporter une réponse lors de la phase de conception est le choix du compte auquel adosser la carte corporate :
Chacune de ces options présentent des avantages comme des inconvénients.
Par exemple :
La phase de conception du programme s’achève ensuite avec l’émission et la signature des contrats auprès du prestataire de cartes et auprès des porteurs de cartes.
Si le choix des voyageurs d'affaires porteurs de carte d'entreprise a été préalablement effectué, il faut désormais initier une campagne de communication auprès d’eux.
Les objectifs sont :
Nous vous recommandons de choisir une personne en charge de la stratégie de communication. Cette personne sera responsable de la communication et la mènera de bout en bout.
L’une des tâches est de préparer les supports nécessaires pour communiquer autour du programme de cartes corporate. Il faut songer également à la diffusion de ces supports dans l’ensemble de l’entreprise. Tous les départements doivent être impliqués dans cette campagne de communication interne.
L’implémentation effective du programme de cartes corporate se fait avec l’accompagnement de votre prestataire :
Le déploiement de la stratégie de communication se poursuit en parallèle de cette implémentation.
En effet, chaque étape de l’implémentation implique son lot de consignes à fournir.
Il faut, par exemple, informer les porteurs de carte des conditions de réception de celles-ci : où vont-ils les réceptionner ? Quelle est la procédure à suivre pour choisir son code secret PIN ? S’agit-il d’un courrier, d’une procédure sur une interface en ligne ? Etc.
Le principal enjeu après la réception et la mise en place des cartes corporate est la formation des parties prenantes.
Par parties prenantes, nous entendons non seulement les usagers des cartes corporate, mais aussi tous les managers, gestionnaires, travel managers et autres employés qui sont impliqués dans les procédures de gestion des dépenses.
La qualité de la formation et de la facilitation à l’adoption des nouveaux modes de paiement est déterminante dans le succès ou l’échec de la mise en place d’un programme de cartes corporate.
Il faut d’une part apporter toutes les informations nécessaires à propos du fonctionnement, des règles et des usages, mais aussi faciliter la compréhension et la mémorisation de ces informations.
Le plus souvent, le support de formation prend la forme d’un guide, fourni avec un contact pour joindre l’assistance en cas de question.
Durant les premiers mois suivant la mise en place, le rôle des personnes en charge du programme de cartes corporate consistera principalement à répondre aux questions des employés :
Au-delà des réponses fournies, il faut fournir de l’assistance et être présent pour accompagner les différentes parties prenantes.
Ensuite, il faut contrôler l’usage des cartes et les procédures qui ont subi des modifications suite à l’implémentation du programme.
Pour vous aider dans cette tâche, voici une liste d’éléments à surveiller et de questions que vous pouvez vous poser. N’hésitez pas à demander des retours aux personnes concernées.
En répondant à ces différentes interrogations, vous pourrez identifier des pistes d’amélioration pour l’adoption des nouvelles cartes de paiement :
En plus des observations et des retours d’expérience que vous pourrez collecter, suivez les indicateurs de performance définis lors de la conception du programme de cartes corporate.
Le suivi de ces indicateurs sur plusieurs mois, additionné aux éléments qualitatifs collectés, vous permettra d’évaluer la mise en place du programme.
Qu’elle soit un succès ou un échec, il est possible d’identifier des axes d’amélioration et de poursuivre l’ajustement et l’optimisation de politiques de dépenses et des processus de gestion.
La mise en place d’un programme de cartes corporate est une transformation qui paraît longue et difficile.
Sa principale difficulté réside dans la transversalité du projet de transformation : pour que l’opération soit un succès, il faut faire adhérer de nombreuses personnes au changement, dans de multiples départements et métiers.
Cependant, la mise en place avec succès d’un tel programme est largement facilité par le prestataire de cartes corporate que vous choisirez.
Tout au long de la démarche, vous bénéficierez d’un accompagnement et d’une assistance spécifique.
Bien souvent, votre prestataire de cartes dédiera une équipe à la mise en place de votre programme. Ainsi, la personne en charge du programme au sein de votre société sera entourée d’experts pour l’accompagner dans sa démarche.
De plus, selon les prestataires, vous pourrez recevoir une gamme d’outils pour faciliter l’implémentation du programme - par exemple, un portail de gestion du programme en ligne, pour suivre et recevoir les meilleurs conseils étape par étape.