Comment mieux gérer vos dépenses professionnelles grâce à la carte virtuelle?

Réputée pour le haut niveau de sécurité qu’elle confère aux transactions, la carte virtuelle est une alliée considérable pour optimiser vos dépenses professionnelles.

Sa simplicité d’utilisation la rend utile pour régler une variété de dépenses, dont notamment :

• Les dépenses ponctuelles comme les achats divers, les achats de bureautique ou les dépenses événementielles.
• Les dépenses de voyages d’affaires comme les frais hôteliers, les compagnies aériennes low-cost, etc.
• Les dépenses récurrentes comme les mensualités d’abonnements.
• Les dépenses en ligne - soit les dépenses les plus sensibles à la fraude !

En 2020, 20% des entreprises utilisaient déjà la carte virtuelle. Nous avons pu le constater avec notre carte virtuelle qui est de plus en plus adoptée, avec une croissance de 35% par an (1). Nul doute que les paiements virtuels sont en pleine expansion… Et il n’est pas difficile de comprendre pourquoi !

De la simplification des paiements à l’automatisation de leur traitement, voici comment tirer parti de la carte virtuelle et mieux gérer vos dépenses professionnelles. Enfin, découvrez notre focus sur les dépenses de voyages d’affaires en fin d’article.

1. Le fonctionnement (ultra simple) de la carte virtuelle

Avec son numéro unique, sa date d’expiration et son code CVV à trois chiffres, la carte virtuelle partage de nombreuses caractéristiques avec la carte bancaire classique… Mais ne vous-y trompez pas, son fonctionnement est bien différent !

Grâce à une plateforme d’émission dédiée, l’entreprise émet une carte dématérialisée répondant aux critères de son choix :

• Carte chargée d’un montant défini ou avec un plafond de dépenses maximum
• Carte valable auprès d’un fournisseur ou pour une catégorie d’achats spécifiques
  
• Usage limitée à une période de validité précise
• Carte paramétrée pour une devise en particulier

Grâce à ses composantes similaires à celles des autres cartes bancaires (numéro de carte, code CVV, etc.), la carte virtuelle est largement acceptée auprès des marchands. Ils enregistrent la transaction de la même façon qu’un achat sans présence du payeur - comme les achats en ligne ou par téléphone. La carte virtuelle d’AirPlus est notamment intégrée dans plus de 70 plateformes de réservation et est acceptée auprès de tous les commerçants du réseau Mastercard - soit plus de 36 millions de marchands dans le monde.

Pour commencer à utiliser les cartes virtuelles, vous devez ouvrir un compte de cartes virtuelles.

Au moment de choisir votre prestataire, considérez les critères suivants :

• Le réseau d’acceptation de la carte virtuelle (Mastercard, VISA, etc.) et la couverture pays
• Les conditions d’utilisation de la carte, comme les délais de création d’une carte ou le montant minimum de dépenses
• Les assurances incluses avec la carte virtuelle
• La qualité du reporting

Une fois votre outil de cartes virtuelles intégré à votre SI, à vous de jouer : la plateforme vous permet de générer vos cartes virtuelles puis de les piloter.

Définissez les utilisateurs habilités à utiliser l’outil. Ils seront autorisés à émettre les cartes virtuelles, à les paramétrer et à les transférer aux payeurs qui en ont besoin. Ces utilisateurs sont en général :

• Les travel managers ou les responsables du département des Achats
  

• Les TMC (Travel Management Company), soit en pilotant directement les cartes au nom de l’entreprise, soit en se connectant au backoffice de votre agence de voyages
  

• Les voyageurs d’affaires, si ces derniers ont besoin d’initier des paiements à tout moment et sans dépendre des administrateurs de l’entreprise. C’est le cas par exemple des voyageurs d’affaires qui se retrouvent fréquemment sur des fuseaux horaires distincts de leurs collègues du département Achats ou Travel.

2. Optimiser la gestion des dépenses professionnelles avec la carte virtuelle

La fonction première de la carte virtuelle est donc de régler les dépenses professionnelles en toute simplicité.

Mais ce n’est pas tout. La carte virtuelle est bien plus qu’un simple moyen de paiement : il s’agit également d’un excellent outil de gestion. 

Lorsque votre outil de carte virtuelle est bien intégré au processus de gestion des dépenses, il devient une solution de gestion “end-to-end” couvrant l’ensemble de la procédure de paiement :

• Anticiper un paiement: réservation ou sollicitation d’une carte virtuelle.
• Autoriser le paiement et doter le payeur d’une carte virtuelle : validation de la transaction par les managers ou administrateurs habilités, puis émission de la carte virtuelle et transmission au payeur.
• Payer : règlement par le collaborateur.
• Traiter le paiement et intégrer les données au SI de l’entreprise : l’administration est informée en temps réel du paiement et la transaction est entrée automatiquement dans le système d’information.

 Concrètement, qu’est-ce que cela change pour votre gestion ?

 1. Vous centralisez les paiements et bénéficiez de données enrichies :

La carte virtuelle fait partie des solutions de paiements centralisés qui vous offrent la meilleure visibilité sur l’ensemble des dépenses de l’entreprise. Elle vous dote de données enrichies et détaillées sur les transactions réalisées :  

• Nom du voyageur
  

• Itinéraire parcouru

• Date d’achat

• Nom du fournisseur

• Nombre de nuitées réalisées ou montant des extras dans le cas d’une réservation hôtelière
• Personnalisation du centre de coûts pour faciliter l’enregistrement en comptabilité

2. Vous automatisez le traitement des dépenses et diminuez les coûts de gestion :

L’intégration de l’outil de cartes virtuelles à votre système d’information transforme votre façon de traiter les dépenses réalisées. Une grande partie de votre procédure de gestion est désormais automatique :

• Réconciliation - réservation - facture

• Saisie des factures

• Intégration des données dans les notes de frais

Par ailleurs, l’usage des cartes virtuelles réduit les coûts de gestion associés aux cartes affaires. L’entreprise économise environ 53 € par note de frais évitée. (3)

Nos clients témoignent : Véolia utilise la carte virtuelle pour ses réservations hôtelières ainsi que les achats indirects inférieurs à 100 €. Ils ont calculé une économie de 4,5 % à 6 % sur chaque transaction. (4)

3. Vous maîtrisez complètement vos dépenses :

Avec la carte virtuelle, réaliser des dépenses frauduleuses ou non-conformes à votre politique voyages relève de l’impossible.

Chaque carte virtuelle est paramétrée pour une dépense très spécifique (montant, marchand, délais), il s’agit d’un moyen de paiement 100% sécurisé et invulnérable à la fraude, au vol ou à la perte. Par ailleurs, Mastercard garantit le cryptage des données et la protection des fonds.

De plus, votre contrôle sur les dépenses est total :

• En amont de la dépense : chaque carte virtuelle fait l’objet d’une demande et d’une validation

• Lors de la dépense : chaque transaction réalisée est reportée en temps réel auprès des collaborateurs en charge des dépenses professionnelles

3. Le cas des voyages d’affaires : inclure la carte virtuelle dans son mix de solutions de paiement

Vous envoyez un collaborateur en voyage d’affaires.

Plusieurs moyens de paiement répondent, semble-t-il, à ses besoins :

• La carte logée avec une agence de voyages ou un self-booking tool (SBT), ou le moyen de paiement centralisé par excellence pour les dépenses de billetterie et les achats auprès de centrales de réservations.

• La carte virtuelle, idéale pour de nombreuses dépenses de voyages d’affaires, y compris celles effectuées en dehors des plateformes de réservations (comme les billets d’avion low cost), les locations de voitures mais aussi les achats indirects.

• La carte corporate, la carte bancaire pour les dépenses imprévues ainsi que les frais de restauration, de taxi, de transports en commun et autres dépenses quotidiennes.

Puisqu’un voyage d’affaires se compose invariablement de tous ces types de dépenses, nous vous recommandons de combiner ces trois cartes pour construire un mix de solutions de paiement.

En effet, la carte virtuelle vient compléter efficacement votre carte logée ou votre carte corporate.

Combinaison carte logée et carte virtuelle :

Ces deux types de cartes sont des moyens de paiements centralisés. Pour chacune d’entre elles, vous bénéficiez de relevés de facturation dédiés qui recensent toutes les transactions réalisées avec chaque moyen de paiement et d’un reporting poussé. 

La carte logée et la carte virtuelle sont deux solutions compatibles et se combinent parfaitement. Les dépenses réalisées avec chacune des cartes sont centralisées. 

Si toutefois vous deviez choisir entre carte logée et carte virtuelle, interrogez-vous sur le volume et la fréquence de vos voyages d’affaires : 

• La carte logée est plus avantageuse pour les achats de type billetterie et pour les réservations via une centrale d’achats ou une plateforme lorsque les voyages d’affaires sont fréquents.
  

• La carte virtuelle est le bon choix lorsque les déplacements sont plus ponctuels

Combinaison carte corporate et carte virtuelle :

La carte virtuelle est une alternative flexible à la carte corporate. Elle permet de régler les achats hors plateformes de réservation, contrairement à la carte logée.

Elle convient parfaitement pour les voyageurs d’affaires qui ne sont pas dotés de carte corporate, comme un fournisseur ou un client voyageant aux frais de l’entreprise. Tout le monde peut l’utiliser !

Références :

(1) Etude ITMS, d’après https://www.voyages-d-affaires.com/carte-virtuelle-aida-airplus-20171130.html

(2) D’après Véra Strezyk, ex-présidente de GBTA France

(3) Livre blanc AirPlus “Cartes de paiement virtuelles”

(4) Livre blanc AirPlus “Cartes de paiement virtuelles”