Connaissez-vous le montant annuel de vos dépenses hôtelières ?
Bien que la maîtrise des coûts hôteliers soit le combat quotidien des travel managers, rares sont ceux capables de répondre à cette question.
Cela témoigne de l’un des défis majeurs dans la gestion des dépenses de mobilité : pallier le manque de visibilité sur les dépenses hôtelières.
Pourquoi cette visibilité est-elle indispensable ?
L’industrie hôtelière est complexe et les composantes du prix d’une nuitée difficiles à appréhender. Pour mieux maîtriser les dépenses hôtelières, il convient de mieux les comprendre.
La première étape est donc d’accéder de façon transparente aux données de transactions.
De nombreux bénéfices découlent de cette transparence :
Apprenez dès maintenant à répondre à la question “Connaissez-vous le montant annuel de vos dépenses hôtelières ?”.
Voici nos 4 conseils pour y parvenir :
Que se passe-t-il lorsque vos collaborateurs partent en voyage d’affaires sans avoir réservé leur hôtel au préalable ?
En conséquence, la visibilité sur leurs dépenses hôtelières est quasi nulle.
Vous ne prenez connaissance des frais qu’au moment de l’émission des notes de frais. Impossible d’anticiper leur montant en amont du déplacement professionnel !
À cela s’ajoutent plusieurs inconvénients, comme la potentielle non-conformité des dépenses engagées et la difficulté du traitement de ces dépenses.
C’est pourquoi il est indispensable d’encourager vos collaborateurs à réserver leurs nuitées d’hôtel avant leur voyage d’affaires.
Adoptez une procédure de réservation qui fait la part belle à la visibilité des dépenses:
En effet, il s’avère que la transparence des réservations responsabilise les employés de manière inconsciente. Les réservations publiques au sein de l’entreprise sont davantage honorées. Résultats : un taux de “no-show” réduit et une diminution des frais d’annulation.
Le sourcing des prestataires est crucial pour la visibilité des données hôtelières.
Quelque soit le mode de réservation choisi - en direct auprès de l’établissement hôtelier ou via un distributeur intermédiaire - intégrez la transparence dans vos critères de sélection :
1. La transparence du procédé de réservation auprès du prestataire
2. Les négociations de tarifs préférentiels “entreprise” pour mieux anticiper les coûts futurs
3. Le niveau de données auquel vous accédez lors de l’achat d’une nuitée d’hôtel
Nombre de nuitées payées, dates de départ et d’arrivée, détail des dépenses supplémentaires comme le Wi-Fi, le parking et le petit-déjeuner… Plus les champs analytiques sont précis, mieux c’est.
4. La politique d’annulation pratiquée par l’établissement
Même en anticipant un voyage d’affaires, son organisation peut se voir bouleversée par des imprévus. C’est pourquoi les frais d’annulation sont un poste de coût non négligeable dans les entreprises qui envoient de nombreux collaborateurs en déplacements. Parfois, il vaut mieux négocier une politique d’annulation plus souple, quitte à payer la chambre plus cher. [2]
5. Les moyens de paiements acceptés par l’établissement
Même si les nouvelles solutions de paiement se démocratisent dans l’hôtellerie, certains établissements indépendants ne les acceptent pas encore. Assurez-vous que les hôtels choisis peuvent être réglés avec le moyen de paiement que vous utilisez.
Comment trouver les établissements hôteliers répondant à l’ensemble de ces critères?
Là réside toute la difficulté du sourcing d’hôtels :
Le sourcing est un travail de longue haleine pour les travel managers qui, par ailleurs, sont déjà débordés. Et pourtant, 63% des entreprises continuent de le réaliser en interne ! [3]
Notre recommandation ? Déléguez le sourcing à un prestataire externe spécialisé.
De nombreux outils facilitent la gestion des voyages d’affaires tout en offrant une meilleure visibilité sur les dépenses hôtelières.
Les moyens de réservation et les moyens de paiement sont de précieux alliés dans votre quête de transparence et de visibilité.
Nous vous recommandions précédemment d’externaliser votre sourcing d’hôtels.
En choisissant de collaborer avec un distributeur spécialisé, comme une agence de voyages ou un self booking tool, vous disposez de nombreux avantages pour gagner en visibilité sur les dépenses hôtelières :
Ainsi, votre distributeur est l’un des principaux garant de la transparence des informations fournies par les établissements hôteliers, au moment de réserver et de payer les nuitées d’hôtels.
Pour bénéficier d’une visibilité complète sur vos dépenses hôtelières, choisir un bon prestataire de voyages ne suffit pas.
La solution de paiement utilisée pour régler vos frais d’hôtels joue un rôle prépondérant dans la transparence de ces frais. Comment choisir celle qui vous garantira une visibilité optimale sur vos dépenses hôtelières ?
L’enjeu de cette décision est double :
1. Pour l’entreprise et les gestionnaires de voyages : remplacer l’usage de la carte bancaire personnelle
Saviez-vous que 59% des voyageurs d’affaires utilisent encore leur carte bancaire personnelle pour régler leurs frais de déplacement ? [4]
Pourtant, la carte bancaire personnelle et autres moyens de paiements dits “traditionnels” sont loin de garantir la transparence des transactions :
2. Pour les voyageurs d’affaires : se libérer des avances de frais hôteliers
En vous équipant d’un outil de paiement efficace, vous libérez vos voyageurs d’affaires de l’avance des frais d’hôtels.
Pour les collaborateurs, cela signifie un gain de confort considérable.
Quelles sont les solutions de paiement les plus adaptées aux dépenses hôtelières ?
Nous vous recommandons d’opter pour une solution de paiement centralisé :
D’une pierre deux coups : Choisissez la carte logée pour bénéficier à la fois d’un moyen de paiement transparent et d’une plateforme de réservation hôtelière efficace ! La carte étant “logée” chez un prestataire de voyages, vous réservez et payez vos nuitées par le biais de ce prestataire.
Grâce à la centralisation des données, le gain de visibilité sur vos dépenses hôtelières est considérable :
Au-delà du gain de visibilité, la centralisation des paiements offre également une simplification des procédures de gestion associées aux dépenses hôtelières :
Avec nos trois conseils précédents, vous avez toutes les clés en main pour gagner en visibilité sur vos dépenses hôtelières…
… à condition que celles-ci soient réalisées dans le respect du programme Hôtels de votre entreprise !
Et oui, si vos voyageurs effectuent les réservations en dehors des canaux prévus et des règlements avec leurs propres moyens de paiement, leurs transactions resteront opaques - quels que soient vos efforts.
Deux indicateurs sont à surveiller pour évaluer l’engagement de vos employés :
Pour inciter les employés à respecter la procédure de réservation hôtelière de l’entreprise, vous devez les sensibiliser vis-à-vis de la Politique Voyages (PVE).
Vous pouvez, par exemple :
Mais surtout :
Répondez aux attentes de vos employés en matière d’hôtellerie… et adaptez votre PVE en fonction de leurs besoins.
Cela a été démontré : un voyageur d’affaires satisfait de la politique de l’entreprise a davantage tendance à respecter les procédures qui lui sont imposées.
Au contraire, lorsqu’il ne se sent pas écouté ou compris, il n’hésitera pas à pratiquer l’open-booking - phénomène d’envergure qui concerne 34% des réservations hôtelières en entreprise ! [5]
Voici une sélection de leviers d’engagement à intégrer dès maintenant dans votre PVE :
Parfois, un détail suffit à outrepasser vos procédures de réservation. Des établissements trop éloignés du point de rendez-vous professionnel, un “habitué” qui ne retrouve pas son hôtel préféré dans l’offre proposée… Pour aller plus loin, consultez notre guide sur la PVE et la satisfaction des voyageurs d’affaires.
Conclusion :
Gagner en visibilité sur les dépenses hôtelières est un challenge, mais il est loin d’être insurmontable.
Références :
[1] Etude HRS
[2] https://www.tourmag.com/Mieux-gerer-les-depenses-hotelieres_a82151.html
[3] Étude ACTE Global et HRS, “Un nouvel horizon pour le Sourcing hôtelier”
[4] Rapport Axys Consultants et Opinion Way, 2016, “L’impact des conditions de voyage sur la motivation des salariés”
[5] AirPlus, livre blanc.
[6] Baromètre Européen du voyage d’affaires EVP Amex GBT, 2019