Les 4 conseils pour gagner en visibilité sur vos dépenses hôtelières

Connaissez-vous le montant annuel de vos dépenses hôtelières ?

Bien que la maîtrise des coûts hôteliers soit le combat quotidien des travel managers, rares sont ceux capables de répondre à cette question.

Cela témoigne de l’un des défis majeurs dans la gestion des dépenses de mobilité : pallier le manque de visibilité sur les dépenses hôtelières.

Pourquoi cette visibilité est-elle indispensable ?

L’industrie hôtelière est complexe et les composantes du prix d’une nuitée difficiles à appréhender. Pour mieux maîtriser les dépenses hôtelières, il convient de mieux les comprendre.

La première étape est donc d’accéder de façon transparente aux données de transactions.

De nombreux bénéfices découlent de cette transparence :

• Un reporting fin et des analyses de coûts approfondies
• Une vision précise de la conformité (ou non-conformité) des dépenses et des pistes d’amélioration de votre Politique Voyages
• Un pouvoir de négociation accru vis-à-vis des prestataires hôteliers
• Une gestion efficace de la trésorerie et des débits relatifs aux frais hôteliers

Apprenez dès maintenant à répondre à la question “Connaissez-vous le montant annuel de vos dépenses hôtelières ?”.

Voici nos 4 conseils pour y parvenir :

Conseil 1 - Encourager la réservation des nuitées d’hôtel en amont du déplacement professionnel

Que se passe-t-il lorsque vos collaborateurs partent en voyage d’affaires sans avoir réservé leur hôtel au préalable ?

• Les chambres réservées à la dernière minute sont plus coûteuses
• Le choix de l’hôtel est improvisé et moins réfléchi
• Les voyageurs achètent leur nuitée d’hôtel par leurs propres moyens, sans passer par la procédure de réservation, ni la solution de paiement en vigueur dans l’entreprise

En conséquence, la visibilité sur leurs dépenses hôtelières est quasi nulle.

Vous ne prenez connaissance des frais qu’au moment de l’émission des notes de frais. Impossible d’anticiper leur montant en amont du déplacement professionnel !

À cela s’ajoutent plusieurs inconvénients, comme la potentielle non-conformité des dépenses engagées et la difficulté du traitement de ces dépenses.

C’est pourquoi il est indispensable d’encourager vos collaborateurs à réserver leurs nuitées d’hôtel avant leur voyage d’affaires.

Adoptez une procédure de réservation qui fait la part belle à la visibilité des dépenses:

• Ne découvrez plus les dépenses hôtelières “après coup”
• Responsabilisez en douceur vos voyageurs d’affaires et diminuez de 15% le taux d’annulation dit de “no-show” ^[1]

En effet, il s’avère que la transparence des réservations responsabilise les employés de manière inconsciente. Les réservations publiques au sein de l’entreprise sont davantage honorées. Résultats : un taux de “no-show” réduit et une diminution des frais d’annulation.

Conseil 2 - Choisir ses prestataires hôteliers selon leur niveau de transparence

Le sourcing des prestataires est crucial pour la visibilité des données hôtelières.

Quelque soit le mode de réservation choisi - en direct auprès de l’établissement hôtelier ou via un distributeur intermédiaire - intégrez la transparence dans vos critères de sélection :

1. La transparence du procédé de réservation auprès du prestataire

2. Les négociations de tarifs préférentiels “entreprise” pour mieux anticiper les coûts futurs

3. Le niveau de données auquel vous accédez lors de l’achat d’une nuitée d’hôtel

Nombre de nuitées payées, dates de départ et d’arrivée, détail des dépenses supplémentaires comme le Wi-Fi, le parking et le petit-déjeuner… Plus les champs analytiques sont précis, mieux c’est.

4. La politique d’annulation pratiquée par l’établissement

Même en anticipant un voyage d’affaires, son organisation peut se voir bouleversée par des imprévus. C’est pourquoi les frais d’annulation sont un poste de coût non négligeable dans les entreprises qui envoient de nombreux collaborateurs en déplacements. Parfois, il vaut mieux négocier une politique d’annulation plus souple, quitte à payer la chambre plus cher. ^[2]

5. Les moyens de paiements acceptés par l’établissement

Même si les nouvelles solutions de paiement se démocratisent dans l’hôtellerie, certains établissements indépendants ne les acceptent pas encore. Assurez-vous que les hôtels choisis peuvent être réglés avec le moyen de paiement que vous utilisez.

Comment trouver les établissements hôteliers répondant à l’ensemble de ces critères?

Là réside toute la difficulté du sourcing d’hôtels :

• Les informations ci-dessus ne sont pas toujours évidentes à obtenir
• Les informations ne cessent de changer et la base de données hôtels doit être actualisée en continu

Le sourcing est un travail de longue haleine pour les travel managers qui, par ailleurs, sont déjà débordés. Et pourtant, 63% des entreprises continuent de le réaliser en interne ! ^[3]

Notre recommandation ? Déléguez le sourcing à un prestataire externe spécialisé.

• Épargnez à vos équipes un temps précieux
• Bénéficiez d’un sourcing de qualité et actualisé en continu
• Posez des fondations solides pour la visibilité de vos dépenses futures

Conseil 3 - S’équiper des bons outils

De nombreux outils facilitent la gestion des voyages d’affaires tout en offrant une meilleure visibilité sur les dépenses hôtelières.

Les moyens de réservation et les moyens de paiement sont de précieux alliés dans votre quête de transparence et de visibilité.

A. Bien choisir ses moyens de réservation hôtelière :

Nous vous recommandions précédemment d’externaliser votre sourcing d’hôtels.

En choisissant de collaborer avec un distributeur spécialisé, comme une agence de voyages ou un self booking tool, vous disposez de nombreux avantages pour gagner en visibilité sur les dépenses hôtelières :

• Le distributeur partenaire prend en charge le sourcing et dispose d’informations précises sur les établissements sélectionnés
• Il met à votre disposition sa plateforme de réservation
• Vous bénéficiez d’une large offre d’hôtels ainsi que d’une visibilité sur l’ensemble des critères évoqués dans le conseil précédent (transparence de la réservation, politique d’annulation, moyen de paiement accepté, etc.)

Ainsi, votre distributeur est l’un des principaux garant de la transparence des informations fournies par les établissements hôteliers, au moment de réserver et de payer les nuitées d’hôtels.

B. Bien choisir ses moyens de paiement :

Pour bénéficier d’une visibilité complète sur vos dépenses hôtelières, choisir un bon prestataire de voyages ne suffit pas.

La solution de paiement utilisée pour régler vos frais d’hôtels joue un rôle prépondérant dans la transparence de ces frais. Comment choisir celle qui vous garantira une visibilité optimale sur vos dépenses hôtelières ?

L’enjeu de cette décision est double :

1. Pour l’entreprise et les gestionnaires de voyages : remplacer l’usage de la carte bancaire personnelle

Saviez-vous que 59% des voyageurs d’affaires utilisent encore leur carte bancaire personnelle pour régler leurs frais de déplacement ? ^[4]

Pourtant, la carte bancaire personnelle et autres moyens de paiements dits “traditionnels” sont loin de garantir la transparence des transactions :

• Les dépenses effectuées sont difficiles à suivre et à réconcilier avec les réservations d’hôtels
• Le niveau d’information enregistré par ces moyens de paiements est modeste

2. Pour les voyageurs d’affaires : se libérer des avances de frais hôteliers

En vous équipant d’un outil de paiement efficace, vous libérez vos voyageurs d’affaires de l’avance des frais d’hôtels.

Pour les collaborateurs, cela signifie un gain de confort considérable.

• Un voyageur d’affaires sur quatre se sent stressé à l’idée de dépasser les plafonds autorisés lorsqu’il engage une dépense en déplacement ^[4]
• 40% des employés estiment que la procédure de remboursement des frais n’est pas suffisamment fluide ^[4]

Quelles sont les solutions de paiement les plus adaptées aux dépenses hôtelières ?

Nous vous recommandons d’opter pour une solution de paiement centralisé :

• Cela peut être une carte logée si vos employés effectuent régulièrement des voyages d’affaires
• Ou des cartes virtuelles, si les déplacements professionnels ne sont que occasionnels

D’une pierre deux coups : Choisissez la carte logée pour bénéficier à la fois d’un moyen de paiement transparent et d’une plateforme de réservation hôtelière efficace ! La carte étant “logée” chez un prestataire de voyages, vous réservez et payez vos nuitées par le biais de ce prestataire.

Grâce à la centralisation des données, le gain de visibilité sur vos dépenses hôtelières est considérable :

• Vue consolidée. Observez l’ensemble des réservations et des transactions avec un niveau de détail très fin.
• Traçabilité des dépenses. Vous n’aurez aucune difficulté à remonter d’une réservation jusqu’au collaborateur qui l’a effectuée.
• Visibilité en temps réel. À tout moment, vous connaissez le montant des dépenses hôtelières engagées et la localisation des voyageurs d’affaires.
• Visibilité sur la trésorerie. Réglez l’ensemble des dépenses hôtelières en un seul débit différé et anticipez facilement vos mouvements de trésorerie.

Au-delà du gain de visibilité, la centralisation des paiements offre également une simplification des procédures de gestion associées aux dépenses hôtelières :

• L’automatisation des procédures de rapprochement facture - réservation
• La suppression de la saisie des factures et du traitement des notes de frais
  
  

Conseil 4 - Engager les voyageurs avec un programme hôtels efficace

Avec nos trois conseils précédents, vous avez toutes les clés en main pour gagner en visibilité sur vos dépenses hôtelières…

… à condition que celles-ci soient réalisées dans le respect du programme Hôtels de votre entreprise !

Et oui, si vos voyageurs effectuent les réservations en dehors des canaux prévus et des règlements avec leurs propres moyens de paiement, leurs transactions resteront opaques - quels que soient vos efforts.

Deux indicateurs sont à surveiller pour évaluer l’engagement de vos employés :

• Le taux d’adoption de vos nouveaux outils
• Le taux d’open-booking - c’est-à-dire le taux de réservations effectuées en dehors des canaux prévus à cet effet

Pour inciter les employés à respecter la procédure de réservation hôtelière de l’entreprise, vous devez les sensibiliser vis-à-vis de la Politique Voyages (PVE).

Vous pouvez, par exemple :

• Mener une campagne de communication interne
• Leur proposer une formation dédiée

Mais surtout :

Répondez aux attentes de vos employés en matière d’hôtellerie… et adaptez votre PVE en fonction de leurs besoins.

Cela a été démontré : un voyageur d’affaires satisfait de la politique de l’entreprise a davantage tendance à respecter les procédures qui lui sont imposées.

Au contraire, lorsqu’il ne se sent pas écouté ou compris, il n’hésitera pas à pratiquer l’open-booking - phénomène d’envergure qui concerne 34% des réservations hôtelières en entreprise ! ^[5]

Voici une sélection de leviers d’engagement à intégrer dès maintenant dans votre PVE :

• Proposer une large offre d’établissements hôteliers. La liberté de choisir son hôtel est un critère de satisfaction essentiel. Et pourtant, 23% des entreprises ne laissent aucun choix aux voyageurs d’affaires et 43% ne proposent qu’un choix jugé “trop limité”. ^[6]
• Pensez ergonomie et accessibilité mobile. 60% des voyageurs réservent leurs hôtels via leur smartphone - il en va de même pour les voyages d’affaires ! D’une manière générale, les employés attendent de la procédure de réservation de l’entreprise qu’elle soit aussi fluide que les circuits de réservation B2C auxquels ils sont habitués pour leur usage personnel. ^[5]
• Actualisez votre offre d’hôtels en intégrant les innovations hôtelières. Nouveaux types de logements, nouveaux outils de réservation… Restez à la page en incluant dans votre catalogue hôtelier les nouvelles attentes des voyageurs (apparthôtels, AirBnb, etc.).
• Offrez de la flexibilité aux voyageurs d’affaires. S’ils le souhaitent, permettez-leur de prolonger leur séjour sur le week-end ou de personnaliser leur expérience. La flexibilité est un levier indispensable pour encourager vos employés à rester dans les canaux de réservation qui vous garantissent la visibilité sur les dépenses.

Parfois, un détail suffit à outrepasser vos procédures de réservation. Des établissements trop éloignés du point de rendez-vous professionnel, un “habitué” qui ne retrouve pas son hôtel préféré dans l’offre proposée… Pour aller plus loin, consultez notre guide sur la PVE et la satisfaction des voyageurs d’affaires.

Conclusion :

Gagner en visibilité sur les dépenses hôtelières est un challenge, mais il est loin d’être insurmontable.

1. Encouragez vos collaborateurs à réserver leur hôtel en amont du déplacement professionnel
2. Sélectionne vos prestataires hôteliers avec soin, selon la visibilité qu’ils offrent sur les données de réservation et de paiement
3. Mettez en place une PVE que vos voyageurs d’affaires auront envie de respecter. Les transactions réalisées en dehors de vos canaux de réservation sont les dépenses les plus opaques !
4. Optez pour une solution de paiement centralisé comme la carte logée pour une visibilité sur vos dépenses extrêmement détaillée et en temps réel
   
   

Références :

^[1] Etude HRS

^[2] https://www.tourmag.com/Mieux-gerer-les-depenses-hotelieres_a82151.html

^[3] Étude ACTE Global et HRS, “Un nouvel horizon pour le Sourcing hôtelier”

^[4] Rapport Axys Consultants et Opinion Way, 2016, “L’impact des conditions de voyage sur la motivation des salariés”

^[5] AirPlus, livre blanc.

^[6] Baromètre Européen du voyage d’affaires EVP Amex GBT, 2019