Comment réserver vos hôtels pour vos collaborateurs et pourquoi le manque de visibilité sur les dépenses hôtelières est un sujet complexe ?

Posté par Marie Auzanneau le 23 oct. 2019 14:19:00

Les frais hôteliers représentent une grande part des dépenses de mobilité...

... Et ce sont, par ailleurs, les moins faciles à suivre, à comprendre et à optimiser !

La maîtrise des coûts est-elle l’un des vos enjeux actuels ?

Si oui, vous ne pouvez pas fermer les yeux sur l’optimisation de vos dépenses hôtelières.

Cette optimisation n’est possible qu’en faisant le bon choix de méthode de réservation.

En effet, selon les distributeurs via lesquels vous opérez, votre visibilité sur les dépenses hôtelières diffère grandement.

Alors, comment réserver les hôtels de vos voyageurs d’affaires tout en garantissant la visibilité des dépenses hôtelières ?

La réponse n’est pas évidente. La complexité de cette question s’explique par trois principaux facteurs :

  1. La distribution. De nombreux types de distributeurs se partagent le marché, proposant des procédures de réservation très diverses, chacune ayant son impact sur votre gestion des frais hôteliers.
  2. Les données. Les données relatives aux dépenses hôtelières sont de nature difficile à tracer et à suivre - leur format et leur granularité diffèrent selon la méthode de réservation et le procédé de paiement utilisés. La qualité du reporting, de l’analyse des coûts et de leur optimisation en dépendent directement.
  3. L’opacité du marché. Sans visibilité sur les dépenses hôtelières, une grande partie des coûts ne peut être comprise, ni optimisée. Impossible par exemple de connaître la taxe pratiquée par les prestataires, de suivre la variation des prix des établissements, de comparer les distributeurs ou d’identifier les abus des employés...

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Pour vous aider à déterminer la méthode de réservation d’hôtels la plus adaptée à votre entreprise, voici un tour d’horizon des différentes façon de choisir un établissement hôtelier et de sélectionner les distributeurs adéquats.

Sourcing de l’offre d’hôtels : comment choisir les établissements hôteliers ?

Il n’y a que deux façons de choisir un établissement hôtelier :

  • En le sélectionnant soi-même
  • Ou en passant par un tiers

Chacune de ces deux méthodes comprend son lot d’avantages et de désavantages en termes de gestion, de charge de travail… et de visibilité sur les dépenses hôtelières.

Finalement, la véritable question est la suivante :

Devez-vous internaliser ou externaliser le sourcing des hôtels ?

Tout d’abord, sachez que le sourcing est considéré comme la difficulté n°1 par 40% des travel managers (source : étude ACTE Global et HRS).

Les entreprises qui réalisent ce sourcing eux-mêmes - soit 62% des sociétés ! - ne mettent leur base de données à jour qu’une fois par an en moyenne. Par conséquent, l’offre d’hôtels manque de flexibilité et échoue souvent à satisfaire les attentes des voyageurs, dont les habitudes de réservation ne cessent d’évoluer.

C’est pourquoi nous estimons que l’externalisation est la meilleure option dans bien des cas.

En confiant la responsabilité du sourcing au bon prestataire externe, vous avez la garantie que votre offre d’hôtels est mise à jour en continu. De plus, vous faites gagner du temps à vos travel managers et leur épargnez cette tâche souvent anxiogène.

Mais quid de la visibilité sur vos dépenses hôtelières ?

Pour vous permettre d’arbitrer entre internalisation et externalisation, voici les avantages et les inconvénients de chaque option :

  • Internaliser le sourcing : Votre entreprise sélectionne elle-même les établissements hôteliers. Vous gardez la maîtrise du choix de l’offre d’hôtels mais celle-ci est difficile à maintenir en continu. Votre sélection risque de souffrir du manque d’actualisation des informations, de l’absence prolongée de nouveautés, etc.
  • Externaliser le sourcing : Votre entreprise délègue la sélection des établissements à un prestataire spécialisé. Vous bénéficiez d’une offre d’hôtels actualisée en permanence mais vous avez moins de regard quant aux établissements choisis et quant aux critères de sélection. Toutefois, le prestataire garantit souvent la qualité des prestations hôtelières de l’offre proposée.
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Comment choisir un distributeur et donc le procédé de réservation des hôtels approprié?

Il existe de multiples façons de distribuer des nuitées d’hôtels…

… Et donc de multiples façons pour vous d’en réserver.

Comment choisir le(s) distributeur(s) et le(s) procédé(s) de réservation adaptés à votre entreprise ?

Quelle solution vous apportera le maximum de visibilité sur les dépenses hôtelières de vos collaborateurs ?

Pour vous aider dans votre décision, nous avons choisi de nous concentrer sur les 4 principales options qui s’offrent à vous :

  1. La réservation en direct, via l’établissement lui-même
  2. La réservation intermédiée, via une agence de voyage ou une TMC (Travel Management Company)
  3. La réservation intermédiée, via un système de réservation spécialisé ou une plateforme d’hébergements
  4. La réservation intermédiée, via une solution de paiement centralisé

1. Réserver les nuitées d’hôtel directement auprès de l’établissement

La méthode de réservation la plus évidente est la réservation en direct auprès de l’hôtel choisi.

Les entreprises qui ont le plus recours à cette méthode de réservation sont celles qui ont choisi de réaliser le sourcing des établissements hôteliers elles-mêmes.

Ce procédé de réservation n’est pas le plus avantageux, bien qu’elle offre un certain contrôle sur la procédure de réservation et d’achat.

Les avantages :

  • Vous gardez la totale maîtrise de la réservation. Aucun intermédiaire n’intervient dans la procédure d’achat.
  • Il n’y a pas d’intermédiaire… donc pas de commission ! En outrepassant les distributeurs, vous ne payez que l’établissement hôtelier. Attention : cela ne signifie pas que vous bénéficiez des prix les plus avantageux.

Les inconvénients:

  • Votre entreprise a la responsabilité du sourcing des établissements hôteliers
  • En réservant les nuitées directement auprès des hôtels, il est impossible de mettre en place une procédure de réservation standardisée. Chaque établissement dispose de son propre procédé de réservation, auquel il faut vous adapter : réservation par téléphone, via un formulaire sur le site internet de l’établissement, sur place, via une plateforme de réservations, etc.
  • La réservation auprès de chaque établissement demande beaucoup de temps. La procédure est nécessairement manuelle, non automatisable, et doit être répétée pour chaque déplacement professionnel et pour chaque voyageur d’affaires.
  • Bien que vous échappiez à la commission d’un distributeur intermédiaire, vous renoncez également aux tarifs spéciaux négociés par les agences et les plateformes partenaires des établissements hôteliers.

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2. Réserver les hôtels via une agence de voyages ou une Travel Management Company (TMC)

Vous préférez faire appel à un intermédiaire pour réaliser vos réservations d’hôtels ?

Passer par une agence de voyages - en ligne ou non - ou par une TMC est une méthode de réservation à l’exact opposé de la réservation en direct :

Les avantages :

  • L’agence de voyages ou la TMC prend en charge le sourcing des établissements hôteliers
  • Vous externalisez la complexité des réservations auprès d’établissements multiples. L’intermédiaire vous fait profiter de son propre système de réservation, la procédure étant alors standardisée et simplifiée.
  • Vous profitez des tarifs préférentiels de l’agence de voyages ou de la TMC, qui ont un fort pouvoir de négociation auprès des établissements inclus dans leur offre hôtelière.

Les inconvénients :

  • L’offre hôtelière proposée à vos collaborateurs se limite à celle de l’agence de voyages. Les prestataires proposent des offres plus ou moins diversifiées. À savoir : en Europe, 50% des hôtels sont des établissements indépendants. Ces derniers sont moins faciles à intégrer dans les offres hôtelières.
  • La visibilité sur les critères de sélection des établissements hôteliers est restreinte. L’offre hôtelière proposée par le prestataire peut manquer parfois de flexibilité pour le voyageur d’affaires.
  • L’intermédiaire se rémunère via une commission sur laquelle vous n’avez que peu de visibilité.

3. Réserver les nuitées via un système de réservation d’hôtels ou une plateforme

système de réservation d’hôtelsCe procédé de réservation est la solution intermédiaire entre la réservation en direct et celle via une agence de voyage.

Les Hotel Booking Toolsou ‘HBT’ (comme HRS, HCorpo ou CDS) et les plateformes (comme booking.com ou AirBnb) sont des solutions de réservation en ligne - les plateformes étant souvent privilégiées par les consommateurs en B2C.

Toutefois, elles sont également pertinentes pour les réservations dans le cadre de déplacements professionnels.

Les avantages :

  • De la même façon que les agences de voyages et les TMC, les Hotel Booking Tools (HBT) et les plateformes vous permettent de standardiser la procédure de réservation des nuitées, peu importe l’établissement hôtelier choisi.
  • L’offre d’hôtels disponibles est plus grande que celle des agences et de TMC. Par conséquent, la préparation des déplacements d’affaires est flexible et vos collaborateurs ont davantage de choix au moment de réserver.
  • L’offre est diversifiée et ne se limite pas aux hôtels classiques. Vous pouvez réserver différents types de logements, de l’appart-hôtel à la chambre chez l’habitant, en passant par les logements entiers et les habitations partagées.

Les inconvénients :

  • L’offre est certes large et diversifiée, mais elle n’est pas sourcée par la plateforme ou par l’HBT. Les établissements hôteliers peuvent s’y inscrire d’eux-mêmes, vous n’avez donc pas de garantie quant à la qualité de la prestation proposée.
  • Ce système de réservation souffre du même problème que les agences : il manque de visibilité. Difficile de connaître les commissions pratiquées par les intermédiaires ou de suivre les variations de tarifs.

4. Réserver un hôtel en passant par une solution de paiement centralisé

La dernière méthode de réservation d’hôtels présentée dans cet article n’est pas celle à laquelle on songe en premier…

… Pourtant, elle présente de nombreux atouts, notamment vis-à-vis de l’accessibilité et de la transparence des dépenses hôtelières.

Il s’agit de la réservation hôtelière associée à une solution de paiement centralisé.

En effet, votre prestataire de moyen de paiement s’avère être un véritable allié pour réserver les nuitées d’hôtel de vos collaborateurs… tout en optimisant la visibilité sur les dépenses engagées.

Les solutions de paiement offrant le maximum de transparence sur les données hôtelières sont les solutions de paiement centralisé : la carte logée et la carte virtuelle, associées à une TMC ou à une agence de voyages.

Concernant la richesse et la flexibilité de l’offre d’hôtels, les solutions de paiement apportent les mêmes avantages et inconvénients que les agences de voyages et les TMC, puisqu’elles sont associées à ces dernières.

Pour le reste, voici ce qui distingue les solutions de paiement des autres distributeurs:

Les avantages :

  • La solution de paiement centralisée apporte une très grande visibilité sur les données relatives aux dépenses hôtelières. Vous pouvez observer l’ensemble des dépenses à mesure qu’elles sont engagées, avec une vue consolidée pour chaque voyageur.
  • De plus, grâce à un grand niveau de granularité des données, vous avez accès au détail de prestations hôtelières (montant de la commission du prestataire, montant des extras, nombre de nuitées, etc.). Idéal pour le reporting, pour l’analyse des coûts et pour responsabiliser vos collaborateurs vis-à-vis de leurs dépenses.
  • La procédure de réservation est celle proposée par le prestataire partenaire - elle est donc déjà standardisée et facile à utiliser. Cependant, votre solution de paiement simplifie encore plus la gestion de vos réservations hôtelières avec la centralisation de toutes les dépenses et l’émission d’un seul relevé de facturation unique par mois. Un seul relevé à traiter, un seul débit à effectuer - et ce, peu importe le nombre de nuitées réservées et le nombre d’établissements hôteliers sollicités.
  • En engageant les dépenses hôtelières avec une solution de paiement centralisé, vos collaborateurs n’avancent plus eux-mêmes leurs frais d’hôtels. Le traitement est simplifié du côté de l’entreprise, le confort est amélioré du côté du voyageur d’affaires.
  • Enfin, le traitement et la gestion des dépenses hôtelières sont largement automatisés après la mise en place d’une solution de paiement comme la carte logée. La réconciliation facture - réservation est automatique, ainsi que l’intégration des données dans les outils de reporting de votre entreprise. Finies, les saisies manuelles des factures, les fautes de frappe et les heures perdues.

Les inconvénients :

  • L’offre d’hôtels est limitée à celle de l’agence de voyages ou de la TMC associée à votre solution de paiement. En effet, les cartes logées et virtuelles sont connectées au système de réservation de l’un de ces intermédiaires, ce qui vous donne accès à l’offre hôtelière de ces derniers.
  • De la même façon, les critères de sélection des établissements sont ceux du prestataire de voyages. Les offres d’hôtels proposées sont souvent exhaustives, mais peuvent manquer de flexibilité.

Cependant, la réservation via votre solution de paiement vous apporte un avantage supplémentaire, dont vous ne pourriez pas bénéficier en réservant directement auprès d’une agence de voyages : une visibilité totale sur les données.

… Vous connaissez même le pourcentage de commission pratiqué par l’agence de voyage partenaire !

La solution de paiement centralisé vous donne alors un nouveau pouvoir de négociation . En moyenne, les entreprises améliorent leurs négociations auprès de leurs fournisseurs de 10 à 15% après adoption de la carte logée.

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Sujets:
Programme Hôtel Dépenses Hôtelières France

Marie Auzanneau

Écrit par Marie Auzanneau

Marketing Communication Manager France