Garantir la conformité des dépenses de mobilité avec la Politique de Voyages d’Entreprise, également appelée PVE, est un enjeu majeur des moyennes et des grandes entreprises.
Et ce n’est pas toujours chose aisée… en particulier pour les dépenses hôtelières !
La PVE est le document qui régit l’ensemble des dépenses relatives aux voyages d’affaires d’une entreprise. Il s’agit d’un ensemble de règles traduisant la stratégie, les objectifs et les besoins de l’entreprise en directives précises à l’attention des employés qui engagent des dépenses.
Son objectif ?
Minimiser les coûts de l’entreprise tout en garantissant le confort des voyageurs d’affaires.
Toutefois, il ne suffit pas de créer une PVE pour que, d’un coup, toutes vos dépenses corporate soient conformes aux règles nouvellement édictées !
La conformité est un enjeu essentiel, pour de nombreuses raisons :
- Pour réduire les coûts de mobilité de votre entreprise
- Pour éviter les litiges à propos des remboursements des notes de frais
- Pour éviter les transactions abusives ou frauduleuses
- Pour respecter la fiscalité (et éviter les redressements judiciaires)
- Etc.
Découvrez nos 10 conseils pour améliorer la conformité de vos dépenses avec votre Politique de Voyages d’Entreprise, et notamment la conformité de vos dépenses hôtelières - souvent les plus difficiles à maîtriser !
Conseil 1 : Communiquer efficacement en interne à propos de la Politique Voyages
Pour garantir la conformité des dépenses de mobilité avec votre Politique de Voyages (PVE), il faut bien entendu que les employés qui engagent des dépenses aient connaissance des règles qui composent cette PVE.
La première chose à faire pour améliorer votre conformité est donc de veiller à faire connaître la PVE en vigueur.
Pour cela, il faut disposer d’un document écrit et facilement accessible.
Sensibilisez vos employés grâce à différentes actions de communication interne :
- Des actions de formation, avec par exemple une formation obligatoire ou un module dédié lors d’un séminaire
- L’envoi d’emails à l’ensemble des collaborateurs
- Une campagne d’affichage dans les bureaux
Maintenant que vos employés connaissent l’existence de la PVE, vous devez les inciter à la respecter. Pourquoi pas, pour cela, utiliser des éléments de gamification en récompensant les collaborateurs les plus exemplaires ?
L’accessibilité du document joue également un rôle primordial pour la conformité. Nous vous recommandons d’en stocker une version numérique sur l’intranet et d’en afficher des impressions dans certains lieux stratégiques, comme le bureau du département Achats ou des travel managers.
Que faire si, malgré ces actions, vos employés ne semblent toujours pas connaître les règles de dépense en vigueur ?
Votre PVE a peut-être été communiquée… mais a-t-elle été comprise ? Parfois, nous nous concentrons sur le fond, au détriment de la forme.
Assurez-vous que votre PVE soit claire, concise, facile à comprendre et à mémoriser dans les grandes lignes.
Pour cela, prêtez une attention particulière à :
- La structure du document. Rédigez votre PVE en parties et en sous-parties. Construisez des catégories de dépenses et des catégories de déplacements.
- La rédaction. Les directives à l’attention des personnes qui engagent des frais professionnels doivent être concises. Idem pour les directives concernant le traitement et la validation des dépenses.
- La formulation. Il est judicieux de ne pas “noyer” les directives les plus importantes dans un flot d’informations. En guise de récapitulatif de la PVE, pourquoi ne pas opter pour un format “FAQ” et répondre aux questions les plus fréquentes (par exemple, la fameuse question “quels sont les frais non remboursés ?”). Cela permettra de retrouver en un instant les informations régulièrement oubliées.
Conseil 2 : Améliorer la visibilité sur les données relatives aux dépenses pour mieux comprendre les forces et les faiblesses de la PVE
Pour créer puis perfectionner la Politique Voyages de l’Entreprise, les travel managers, les administrateurs et les acheteurs s’appuient sur l’analyse des données relatives aux dépenses.
En conséquence, vous ne pouvez améliorer la conformité des dépenses que dans une certaine mesure, selon la qualité des données dont vous disposez.
C’est pourquoi nous vous conseillons de prêter une attention particulière aux données recueillies. Avec une plus grande visibilité sur les données de dépenses, vous aiguisez votre regard sur la conformité, les points d’amélioration et les points forts de la PVE.
La solution idéale pour une meilleure visibilité est d’opter pour une solution de réservation et de paiement centralisée (lien article avantages de la centralisation) : ainsi, vous disposez des données concernant l’ensemble de vos dépenses, avec un grand niveau de détail, et vous pouvez les analyser avec une vue consolidée depuis votre outil de reporting.
Une meilleure visibilité étant synonyme d’une meilleure qualité de reporting et d’analyse, vous avez alors les clés en main pour identifier des points d’amélioration de la PVE et veiller à les mettre en place.
Par exemple, la connaissance des données est une redoutable arme de négociation face aux fournisseurs et aux prestataires.
Conseil 3 : Prendre en compte les besoins des voyageurs (et les satisfaire) pour renforcer leur adhésion à la PVE
Nous le disions en introduction :
La PVE a pour objectif de maîtriser et de réduire les coûts de déplacement de l’entreprise…
… tout en veillant au confort des voyageurs d’affaires !
En édictant des règles allant uniquement dans le sens de la réduction des coûts, vous prenez le risque de vous confronter à des employés insatisfaits, qui n’adhèrent pas à la PVE et ne font aucun effort au regard de la conformité des dépenses.
Le confort de l’employé en voyage d’affaires est donc essentiel. Il lui permet de se concentrer sur sa mission (son rendez-vous, sa présentation, sa conférence…) et d’être au meilleur de sa forme pour performer.
Cependant, aujourd’hui, les attentes du voyageur ne se limitent pas au confort.
On observe notamment de grandes attentes concernant la technologie disponible durant le déplacement d’affaires : en effet, 80% des voyageurs estiment qu’ils sont plus performants s’ils disposent des nouvelles technologies adéquates, comme un ordinateur portable, une connexion internet en déplacement, etc. (source : The Digital Business Traveler, 2017)
Ainsi, pour améliorer votre conformité, il est important d’identifier les besoins des voyageurs et de veiller à les satisfaire. Un employé satisfait de la PVE aura davantage tendance à la respecter !
Conseil 4 : Prêter une attention particulière à la sécurité des voyageurs dans la PVE
Vous suivez probablement déjà ce conseil n°4, puisque 95% des entreprises considèrent leur devoir de vigilance et de sécurisation comme leur priorité (source : Corporate Travel Forum HRS, 2017).
Il reste important de rappeler que l’employeur a le devoir d’assurer la sécurité de l’employé et de protéger sa santé mentale et physique, notamment lors des déplacements professionnels, conformément à l’article L. 4121-1 du Code du Travail.
Dès lors, veiller à la conformité de votre PVE, c’est aussi veiller à ce qu’elle intègre les précautions de sécurité nécessaires !
Pour assurer la sécurité des employés, et plus particulièrement celle des voyageurs d’affaires, vous devez prendre en charge la préparation des déplacements professionnels en vous informant puis en communiquant les informations aux voyageurs concernés. Vous pouvez aussi mener des actions de prévention et de formation pour faire face aux situations de danger.
Notre astuce pour encore plus de sécurité ?
Se pourvoir d’un moyen de paiement et de réservation centralisé. En un coup d’oeil, vous savez où se trouve un employé en déplacement et pouvez réagir en cas de besoin !
Conseil 5 (spécial dépenses hôtelières) : Bien comprendre le marché hôtelier pour améliorer la conformité des dépenses hôtelières
Le marché hôtelier est un marché complexe…
… et cette complexité n’est pas sans conséquence pour vos dépenses hôtelières(lien vers articles 11 : pourquoi le paysage hôtelier) !
1. Il est difficile de choisir le bon prestataire.
Face aux nombreux types de distributeurs, la comparaison des différentes offres hôtelières disponibles souffre d’un manque de visibilité.
Comment mener un appel d’offres “hôtel” ? Mieux vaut-il réserver en direct auprès d’un établissement hôtelier ou passer par une agence de voyages classique ? Quid de l’agence de voyages en ligne ? De la plateforme de distribution d’hôtels comme HRS, booking.com, HCorpo ou CDS ? Du Self Booking Tool ?
2. Il est difficile de disposer d’une procédure de réservation simple et efficace.
Le système de réservation d’une nuitée différent d’un hôtel à l’autre, il n’existe pas de procédure standard, facile à optimiser et à automatiser.
3. Il est difficile d’anticiper les coûts.
En effet, une nuitée est faite de nombreuses composantes ainsi que de tarifs extrêmement variables (selon la saisonnalité, le prix du jour, les promotions…).
Bien s’informer sur le marché hôtelier (lien article 11) est donc la première étape pour améliorer la conformité de vos dépenses d’hôtel !
Conseil 6 (spécial dépenses hôtelières) : Choisir la carte logée pour régler des dépenses hôtelières fréquentes
Ce sixième conseil vaut dans le cas de réservations hôtelières fréquentes au sein de l’entreprise.
Votre entreprise est concernée ?
Alors vous allez adorer la carte logée. Elle offre de nombreux avantages et vous permettra de suivre nos conseils précédents bien plus facilement.
- “Améliorer la visibilité sur les données relatives aux dépenses” (conseil n°2) :
La carte logée est une solution de paiement et de réservation centralisée, idéale pour bénéficier d’une vue consolidée sur l’ensemble de vos dépenses hôtelières, et ce avec un grand niveau de détail.
- “Prêter une attention particulière à la sécurité des voyageurs” (conseil n°4) :
Avec une carte logée, vous pouvez visualiser en un clin d’oeil l’itinéraire d’un voyageur d’affaires. En cas d’urgence, vous savez exactement où votre collaborateur se situe.
- “Bien comprendre le marché hôtelier” (conseil n°5) :
En faisant le choix de la carte logée, vous externalisez la gestion de toutes les difficultés relatives aux dépenses hôtelières !
C’est le prestataire chez qui est logée la carte - une agence de voyages ou un SBT - qui se charge :
- D’effectuer le sourcing des hôtels
- De garantir la qualité des établissements proposés
- De vous mettre à disposition un processus de réservation standardisé
- De piloter la gestion multi-fournisseurs et multi-factures
- Etc.
Conseil 7 (spécial dépenses hôtelières) : Choisir la solution de paiement la plus adaptée si vos dépenses hôtelières ne sont pas fréquentes
Vous ne réalisez pas de réservations d’hôtels de façon fréquente ?
Vous ne disposez donc probablement pas de la carte logée dont nous parlons dans le conseil précédent.
Cela ne signifie pas que vous ne pouvez pas améliorer la conformité de vos dépenses!
Plusieurs moyens de paiement peuvent vous y aider...
… Le tout est de bien les choisir, selon vos usages.
1. Pour régler des réservations d’hôtels non fréquentes : la carte virtuelle ou la carte corporate
Ce sont les solutions les plus avantageuses pour veiller à la conformité des dépenses hôtelières occasionnelles vis-à-vis de votre PVE.
2. Pour régler des dépenses professionnelles individuelles fréquentes (hors hôtel) : la carte corporate
L’idéal ? Y paramétrer directement les règles de la PVE (voir le conseil suivant).
3. Pour régler des dépenses professionnelles individuelles peu fréquentes : la carte virtuelle
La carte virtuelle garantit sécurité et conformité de la transaction, car son émission ne peut être validée que par une personne habilitée et pour une transaction donnée (et conforme à la PVE) : la carte n’est utilisable qu’une seule fois et le montant et le fournisseur sont préalablement définis.
De plus, sa qualité de données délivrée est plus fine qu’avec une carte corporate.
Conseil 8 : Paramétrer la carte corporate avec les règles de la PVE
Comme nous venons de le voir avec le conseil n°7, la carte corporate est utile pour les dépenses professionnelles individuelles fréquentes (hors réservations d’hôtellerie et de transport, pour lesquelles il est plus avantageux d’opter pour la carte logée).
Lors d’un déplacement professionnel, la carte corporate garantit la conformité des dépenses du quotidien (restauration, transport en commun, taxi, etc.)...
… Sans que le voyageur n’ait à retenir par coeur les règles de la PVE !
Plus besoin de vérifier, à chaque transaction, que la dépense est conforme (au risque de ne jamais être remboursé…) : grâce aux paramétrages de la carte, seules les transactions conformes sont autorisées.
Si vos collaborateurs sont pourvus d’une carte corporate pour leurs déplacements, veillez alors à les paramétrer en amont en y ajoutant les règles et les plafonds adéquats.
Voici des exemples de personnalisation des cartes corporate :
- Plafond / Autorisation selon le type d’achat
- Plafond / Autorisation selon le type de fournisseur
- Plafond / Autorisation selon la région
- Autorisation ou non du retrait d’espèces
- Autorisation ou non des achats en ligne
Le seul bémol : contrairement aux cartes virtuelles ou logées, vous ne disposez que du niveau de données le plus simple dans votre reporting. Votre analyse des dépenses est alors moins fine.
Conseil 9 : Faciliter les procédures de contrôle des dépenses pour ne pas laisser passer de coûts non conformes
Le contrôle et la vérification des transactions sont des étapes obligatoires dans la gestion des dépenses.
Cependant, il arrive tout de même que des coûts non conformes passent entre les mailles du filet.
Pour améliorer la conformité des dépenses de votre entreprise, nous vous recommandons d’optimiser vos procédures de contrôle et de validation.
L’un des moyens les plus sûrs pour cela est de les automatiser au maximum.
En effet, en automatisant les procédures les plus chronophages, souvent à faible valeur ajoutée, vous permettez à vos gestionnaires :
- De gagner en efficacité et de dédier davantage de temps aux tâches qualitatives
- De réduire le nombre d’erreurs causées par des traitements ou des saisies manuels (comme les fautes de frappe)
Ainsi, les gestionnaires en charge de la validation des dépenses bénéficient de procédures simplifiées et de davantage de temps pour bien contrôler la conformité des transactions.
Conseil 10 : Mesurer l’efficacité de la PVE et l’améliorer en continu
Avec nos 9 conseils précédents, vous savez comment améliorer la conformité de vos dépenses avec la Politique de Voyages de votre Entreprise.
Cependant, garantir la conformité n’a de sens que tant que la PVE reflète les besoins et les objectifs actuels de l’entreprise et de ses employés.
La PVE d’une entreprise n’est donc pas gravée dans le marbre.
Les règles qui la composent doivent être régulièrement remises en question et adaptées.
Pour améliorer votre politique en continu, nous vous recommandons d’en mesurer l’efficacité.
- Mettez en place des indicateurs concrets et quantitatifs pour mesurer les résultats de la PVE et la conformité
- Analysez régulièrement les reportings et tirez-en des apprentissages pour définir des règles plus précises et plus granulaires
- Sondez régulièrement vos collaborateurs - aussi bien les voyageurs que les travel managers et les administrateurs en charge de traiter les transactions - afin de vérifier que la PVE est bien comprise et qu’elle est perçue comme étant conforme aux attentes des employés et aux nouvelles réalités de l’entreprise.
