Les solutions de paiement centralisé, comme la carte logée ou la carte virtuelle, s’avèrent de véritables alliées pour optimiser votre politique de voyages.
Loin de se limiter à de simples moyens de paiement, elles ont notamment le pouvoir de responsabiliser vos collaborateurs envers leurs dépenses hôtelières…
…Avec, à la clé, des économies directes pour l’entreprise !
En effet, nous observons trop souvent un manque de responsabilité vis-à-vis des dépenses hôtelières, qui se traduit par :
- Des dépenses abusives, comme des choix d’hôtels extravagants, des achats d’extras non nécessaires, etc.
- Des dépenses non conformes à la politique voyages de l’entreprise et des dépassements de plafonds, souvent par mégarde ou par désintérêt vis-à-vis de la PVE.
- Des surcoûts lorsque les réservations ne sont pas honorées ou sont annulées au dernier moment.
- L’impossibilité d’optimiser les dépenses du fait des tarifs extrêmement variables. Les collaborateurs engagent des dépenses hôtelières inutilement élevées, à cause d’un manque d’organisation, de réservations trop tardives ou d’une méconnaissance d’un marché hôtelier complexe.
La centralisation des paiements est une excellente solution pour responsabiliser vos collaborateurs vis-à-vis de leurs dépenses hôtelières, pour quatre raisons…
Les voici :
La centralisation des paiements garantit une grande visibilité sur les dépenses hôtelières de chacun
Un moyen de paiement centralisé offre une meilleure visibilité sur les dépenses…
… ce qui entraine naturellement une diminution des dépenses hôtelières abusives et des surcoûts liés à une mauvaise volonté du voyageur d’affaires.
En effet, l’une des principales craintes des entreprises concerne les réservations non honorées et non annulées (aussi appelées ‘no-show’). Et même lorsqu’il y a annulation, il faut souvent payer des frais non négligeables.
Comme il est extrêmement difficile d’anticiper ces changements de plans et ces annulations, les entreprises préfèrent que les voyageurs règlent leurs dépenses hôtelières avec leur carte bancaire personnelle ou avec leur carte affaires à débit personnel.
Elles se disent :
“Si le voyageur n’avance pas les frais de réservation de sa poche, ne risque-t-il pas “d’oublier” d’annuler s’il y a un changement de programme ?”
En réalité, non !
Avec les moyens de paiement centralisé, il devient possible de supprimer l’avance de frais par le voyageur tout en le responsabilisant vis-à-vis de ses dépenses.
Cela s’explique par la grande visibilité sur les transactions offerte par la centralisation.
En effet, avec plus de visibilité, vous savez exactement qui dépense quoi… et ce, dans le détail !
Pour vous donner un ordre d’idée, voici le niveau de détails offert par un moyen de paiement centralisé comparé à celui d’une carte bancaire classique :
| Paiement par carte standard au moment du départ | Paiement de vos hôtels avec AirPlus | |
| Date d'achat | O | O |
| Montant total | O | O |
| Description du commerçant | O | O |
| Jusqu'à 9 champs analytiques : - Centre de coût - Matricule employé - Code projet - Jusqu'à 6 autres champs supplémentaires disponibles |
X | O |
| Nom de l'hôtel | X | O |
| Localisation | X | O |
| Date d'arrivée | X | O |
| Date de départ | X | O |
| Nuitées | X | O |
| Parking* | X | O |
| Internet* | X | O |
| Petit-déjeuner* | X | O |
| Autres coûts détaillés par l'hôtel* | X | O |
* ces éléments figurent sur votre relevé si vous possédez une solution complète de refacturation des frais d'hôtel avec votre agence de voyages
Les cartes logées et les cartes virtuelles vous permettent d’obtenir des reportings de qualité, avec un niveau de données très fin.
Ainsi, vous pouvez vous appuyer sur les données pour sensibiliser vos collaborateurs vis-à-vis de leurs dépenses.
Par exemple, si certains extras comme les petits-déjeuners ne sont pas pris en charge dans votre politique de voyages, il vous sera facile de surveiller ces dépenses et d’informer les voyageurs d’affaires qui en profitent.
Toutefois, la visibilité sur les transactions n’est pas simplement utile pour alerter et reprendre les voyageurs après coup.
Elle permet de responsabiliser les collaborateurs d’eux-mêmes, sans effort.
Puisqu’il devient possible d’observer et de comparer les dépenses hôtelières de chacun, les voyageurs sont soumis à la pression de leurs pairs. Sachant que leurs dépenses sont visibles dans le détail, les voyageurs d’affaires qui s’offraient des extras incognito freineront très certainement leurs ardeurs.
De plus, cette pression du regard des autres peut encourager le collaborateur à mieux connaître la politique de voyages et à fournir plus d’efforts pour la respecter.
Résultat : votre entreprise réalise des économies directes !
En moyenne, les dépenses hôtelières diminuent de 12% après la mise en place d’une solution de paiement centralisé, passant d’une moyenne de 112,3 € par nuit à 98,6 € (source : HRS).
Enfin, cette visibilité accrue sur les dépenses de mobilité a de nombreux autres avantages :
- Elle donne la possibilité de mieux identifier les sources d’économies et confère un pouvoir de négociation auprès des fournisseurs.
- Elle contribue à diminuer les litiges avec les hôteliers, puisque vous disposez d’un relevé de facturation dont les données sont corrélées aux données de l’hôtel.
La carte logée : un moyen de paiement centralisé idéal pour encadrer le processus de réservation d’hôtels
La carte logée est la solution idéale pour limiter les dépenses non conformes à la politique de voyages de l’entreprise (PVE).
En effet, de nombreux voyageurs font des choix non conformes à la PVE, et ce dès la réservation de l’hôtel. Ces erreurs sont souvent réalisées par mégarde ou du fait d’une méconnaissance de la PVE.
Grâce à la mise en place de la carte logée, le processus de réservation des hôtels est mieux encadré : les voyageurs ne peuvent plus choisir une chambre non conforme… puisque les chambres non conformes ne leur sont plus proposées !
La carte logée est intégrée facilement et sans frais dans les systèmes du prestataire, souvent une agence de voyages ou un Self Booking Tool. Ainsi, le prestataire met à disposition des voyageurs son processus de réservation standardisé.
Les achats sont donc limités à l’offre proposée par le prestataire, offrant un cadre aux dépenses hôtelières de vos collaborateurs. Bien entendu, vous pouvez vous assurer en amont que cette offre ne permet que des transactions conformes à votre politique voyages.
Avec un cadre ne leur permettant pas de faire de folies, les dépenses hôtelières de vos collaborateurs seront nécessairement plus responsables.
La carte logée : simplifier au maximum la réservation hôtelière pour mieux responsabiliser les collaborateurs
Au moment d’engager des dépenses hôtelières, de nombreux suppléments peuvent venir s’ajouter à la note finale.
Le marché hôtelier étant extrêmement complexe, il est difficile d’optimiser parfaitement les dépenses d’hôtel :
- Les tarifs varient d’un distributeur à l’autre
- Les tarifs varient selon les stocks, la saisonnalité, les promotions, etc.
- Les réservations “de dernière minute” sont souvent plus chères que les réservations anticipées
- Les hôtels pratiquent une politique d’annulation de plus en plus stricte, avec des frais d’annulation élevés
Une méconnaissance du marché, ou parfois simplement une mauvaise volonté de la part du collaborateur, peut être à l’origine de dépenses supplémentaires inutiles.
La mise en place de la carte logée contribue à limiter ces suppléments en simplifiant au maximum l’achat de nuitées d’hôtel.
Vos collaborateurs bénéficient d’une procédure de réservation standardisée. C’est le prestataire logeant la carte qui prend en charge toutes les difficultés liées à ce marché complexe :
- Le choix et la gestion des différents fournisseurs
- La gestion des tarifs et des stocks disponibles dans chaque établissement
- La standardisation de leurs procédures de réservation diverses
De cette façon, les dépenses du collaborateur ne peuvent plus souffrir d’une mauvaise connaissance du marché hôtelier.
De plus, puisqu’il doit passer par la procédure de réservation du prestataire, le voyageur est incité à réserver son hôtel en amont.
Il est plus responsable vis-à-vis de ses dépenses hôtelières et organise davantage ses déplacements professionnels :
- L’achat est réalisé en amont et paramétré. Il n’achète pas ses nuitées sur place avec sa carte individuelle, ce qui permet de maîtriser les dépenses et les extras.
- En moyenne, les réservations ont lieu 11 jours avant le voyage avec la carte logée, contre 8,5 jours sans (source : HRS). Avec moins de réservations tardives, les dépenses sont moins sensibles aux variations de tarifs “de dernière minute”.
Autre conséquence de cette meilleure organisation : les réservations ont davantage tendance à être honorées lorsqu’elles sont faites via un moyen de paiement centralisé !
Le taux de “no-show” passe de 4,1% à 3,5% lorsqu’une solution de paiement centralisé est mise en place (source : HRS).
La centralisation a également d’autres avantages, à ne pas négliger :
- Le confort du voyageur est accru, puisqu’il n’a pas à avancer les frais lors de ses déplacements professionnels.
- La gestion des dépenses hôtelières par les administrateurs est également simplifiée, avec l’automatisation de la réconciliation entre les réservations et les factures; et la suppression de tâches manuelles chronophages.
- La trésorerie de l’entreprise se porte mieux, grâce à l’extension des délais de paiement
La carte virtuelle : pour responsabiliser le voyageur d’affaires occasionnel
La carte virtuelle est une carte à usage unique dont le numéro est associé à un montant et à un fournisseur donnés.
Cette carte virtuelle est émise par une personne habilitée, souvent un travel manager ou un administrateur qui maîtrise la PVE de l’entreprise. De cette façon, elle ne peut être utilisée que pour réaliser une transaction conforme et non abusive !
Elle est idéale pour les entreprises qui n’organisent des voyages d’affaires qu’occasionnellement et pour qui l’investissement dans une carte logée n’est pas indispensable.
La carte virtuelle permet de remplacer l’usage de la carte affaires ou de la carte personnelle. Les dépenses hôtelières sont optimisées et les données de transaction remontent dans vos outils de reporting et de gestion.
En résumé, la carte virtuelle garantit la conformité des dépenses hôtelières et une grande visibilité sur les frais engagés.
