Les frais de voyages d’affaires peuvent se gérer de multiples façons et au vu des nombreuses solutions de paiement, il est facile de s’y perdre. Quelle est alors la meilleure option ? - une carte logée, une carte virtuelle ou une carte corporate ? Quelles sont les différences ? Ou bien vaut-il mieux que le voyageur avance les frais ?
Pour choisir la meilleure offre possible, les conseils d'un expert sont utiles. AirPlus est spécialisé dans les solutions de paiement dédiées aux entreprises depuis plus de 30 ans. Nous vous expliquons dans cet article les différentes solutions proposées sur le marché ainsi que les avantages que chacune présente pour vous et votre entreprise.
Découvrez comment les cartes logées et les cartes virtuelles peuvent être utilisées pour les dépenses avant les voyages d’affaires.
La carte logée en quelques mots
La carte logée est désormais largement connue comme une solution de paiement. Elle est utilisée comme moyen de paiement virtuel auprès d'un prestataire de services (par exemple : une agence de voyages) et elle peut ainsi être utilisée pour des prestations de voyages réservées à l'avance (par exemple : des billets d’avion ou de train).
La comptabilité se fait automatiquement à la fin du voyage et synthétise toutes les dépenses. Dans l’idéal, une intégration avec le système de gestion de votre entreprise (ERP) est effectuée. En bref, la carte logée est un moyen de paiement centralisé qui permet une analyse détaillée des frais de voyages.
La carte virtuelle en quelques mots
Contrairement à la carte logée, la carte virtuelle est générée pour payer une seule prestation de voyage comme par exemple l’hôtel.
Cette carte, qui n’est utilisable qu’une seule fois auprès d’un fournisseur, est uniquement valable pour une période et un montant bien définis.
Les principaux avantages de la carte virtuelle :
- un meilleur contrôle et une plus grande transparence des frais de voyages
- des données précises et des champs de données analytiques personnalisables facilitent l'affectation de tous les postes de dépenses
- l’automatisation des processus administratifs grâce à l'intégration avec les systèmes existants de l'entreprise pour la comptabilité analytique
- un faible risque de fraude grâce à des normes de sécurité élevées
Cette carte a pour spécificité de n’être utilisable que pour les achats et réservations de billets planifiés avant le voyage. Elle ne convient pas par contre pour les dépenses imprévues et spontanées encourues pendant le voyage d’affaires.
La Carte Corporate en quelques mots
Les Cartes Corporate sont la solution idéale lorsque vous êtes en déplacement. Il suffit d’avoir été un jour en voyage d’affaires pour savoir combien les petites dépenses imprévues se multiplient vite une fois sur place. Avec les Cartes Corporate ou Cartes Affaires, il est facile d'effectuer des paiements sans contact tout en évitant d’enfreindre la politique voyages de votre entreprise (PVE). Car chaque carte corporate peut être configurée pour une utilisation limitée en termes de fournisseur, de pays, de plafond et plus encore.
Comment les cartes logées, virtuelles et corporate se complètent à la perfection ?
Ces trois types de carte sont chacune d’excellentes solutions de paiement pour les voyages d’affaires : la gestion des dépenses est centralisée et l’automatisation des formalités administratives fait gagner énormément de temps aux voyageurs.
Une gestion optimisée et efficace des frais de voyages d'affaires nécessite une offre complète et diversifiée des trois modes de paiement présentés, afin de répondre à toutes les exigences de l'entreprise et des voyageurs.
À chaque situation sa carte
La meilleure solution pour les voyages d'affaires consiste donc à diversifier les moyens de paiement. Pour couvrir toutes les dépenses encourues avant et pendant le voyage, il est utilisé non pas une seule carte mais une combinaison des cartes dont chacune a ses propres fonctions et avantages.
Avant le voyage, nous recommandons d’utiliser les Cartes Virtuelles ainsi que les cartes logées qui vous permettront de régler à l’avance les frais d’hôtel, de train, d’avion ou de voiture de location.
Pendant le voyage, c’est la Corporate Card qui s’impose pour payer les dépenses ponctuelles telles que le carburant, les frais de stationnement ou les notes de restaurant.
Et le plus simple pour vous est de choisir ces cartes auprès d’un seul et même prestataire. AirPlus propose ces trois solutions de paiement et garantit ainsi un maximum en transparence, en gestion simplifiée et en qualité de données. Vous serez alors en mesure d’analyser les données des différents modes de paiement.
Avant de choisir votre combinaison de cartes, il est conseillé d’analyser les types de dépenses habituellement engagées par votre entreprise pour ensuite développer une solution sur mesure. Le paiement des voyages d’affaires n’a plus rien de secret pour notre équipe expérimentée qui se fera ici un plaisir de vous aider.