Parfois, décrocher un contrat pour un événement peut ressembler à une véritable partie de poker à enjeux élevés.
Entre la négociation de meilleurs tarifs pour les lieux, la gestion de budgets serrés et l’alignement des attentes des parties prenantes, les défis sont nombreux et complexes.
Et pourtant, de bonnes compétences en négociation sont essentielles pour tout organisateur d’événements.
Plongeons ensemble dans les obstacles classiques rencontrés dans la gestion d’événements, et découvrons comment la maîtrise de la négociation peut transformer vos projets en réussites fluides et efficaces.
Les cartes virtuelles sont comme des versions numériques de vos cartes bancaires habituelles, conçues pour des achats spécifiques ou un usage à court terme.
Elles offrent un moyen sécurisé, pratique et flexible pour effectuer des paiements dans de nombreux secteurs.
Lorsqu’il s’agit de négocier des contrats pour des événements, les cartes virtuelles se révèlent particulièrement utiles : elles simplifient le processus de paiement et allègent les tâches administratives chronophages.
Voici comment elles peuvent vous aider dans vos négociations :
De nos jours, disposer de données détaillées est une arme secrète, notamment dans les négociations liées aux événements.
Voici pourquoi :
Cela facilite le suivi des dépenses et garantit une transparence totale. Vous disposez d’une vision complète de vos flux financiers — essentielle pour une comptabilité fiable. Et vous pouvez identifier rapidement toute anomalie ou dépense inhabituelle.
Avec les cartes virtuelles, vous accédez à des données précises sur vos habitudes de dépense — un véritable levier en négociation.
Savoir exactement combien vous avez dépensé pour la restauration, les transports ou les lieux de réception vous permet d’identifier des pistes d’optimisation, et d’utiliser votre pouvoir d’achat pour obtenir de meilleures conditions.
Ces informations détaillées vous donnent un net avantage pour renégocier les prix ou les prestations.
Voici un exemple concret de l’utilisation des cartes virtuelles et des données :
Imaginez que vous dirigiez un cabinet de conseil de taille moyenne, qui organise régulièrement des réunions internes et des rendez-vous clients. Vous constatez une hausse des coûts de restauration. Grâce aux cartes virtuelles, vous collectez les données de transactions sur six mois. Ces données montrent des habitudes de dépenses telles que des commandes fréquentes pour des réunions d'équipe hebdomadaires, des réunions de direction mensuelles et des workshops trimestriels avec les clients.
À partir de vos données détaillées, vous constatez des dépenses élevées liées aux réunions de management mensuelles, qui engendrent systématiquement des frais importants pour les déjeuners.
Certains prestataires sont utilisés de manière répétée en raison de la qualité et de la fiabilité de leurs services. Les données collectées incluent les montants des transactions, indiquant combien est dépensé par événement et par fournisseur. Elles couvrent également les dates d’achat, les informations sur les prestataires (quels prestataires sont sollicités et à quelle fréquence), ainsi que les catégories de dépenses (types de repas et services achetés).
En analysant ces données, vous remarquez que les réunions de management mensuelles représentent à elles seules 30 % du budget total de restauration, avec un coût d’environ 1 200 € par déjeuner. De plus, une part importante est consacrée à des options haut de gamme, qui ne sont pas forcément nécessaires pour chaque réunion.
Munis de ces données précises, vous prenez contact avec votre principal prestataire de restauration. Vous mettez en avant la régularité de vos commandes et proposez plusieurs pistes pour optimiser les coûts.
Tout d’abord, vous suggérez de négocier une remise pour commande groupée, en regroupant les déjeuners de tout un mois, compte tenu de la récurrence de vos besoins.
Ensuite, vous optez pour des menus plus économiques pour les réunions internes, en réservant les options premium aux événements clients.
Enfin, vous proposez la mise en place d’un contrat à long terme en échange de tarifs préférentiels.
Grâce à cette approche fondée sur les données, vous parvenez à négocier une réduction de 15 % sur les coûts de restauration. Cela représente une économie de 180 € par réunion mensuelle, soit 2 160 € par an.
Non seulement vous réduisez les dépenses, mais vous renforcez aussi la relation avec votre fournisseur, qui devient d’autant plus engagé à vous offrir un service de qualité.
AirPlus propose une gamme de solutions pour faciliter et renforcer vos négociations contractuelles.
En combinant paiements centralisés et sécurisés avec une analyse fine des données, nos solutions vous aident à négocier avec assurance.
Voici comment nous pouvons vous aider :
Quand vos prestataires savent qu’ils seront payés à temps, ils sont plus enclins à vous proposer des conditions avantageuses : priorité dans les prestations, remises exclusives, clauses préférentielles...
AirPlus vous fournit également des données de facturation détaillées pour des négociations plus éclairées.
Vous voyez précisément où part votre budget, ce qui vous aide à identifier les leviers d’économies. Connaître vos habitudes de dépenses vous permet également de trouver des idées de négociation créatives, comme regrouper des services ou établir des contrats à long terme qui conviennent à la fois à vous et à vos fournisseurs.
Les cartes virtuelles, associées à des données précises, peuvent transformer votre manière de négocier.
Vous bénéficiez de paiements rapides, d’une vision claire des dépenses et de nouvelles opportunités d’économies — autant d’atouts pour renforcer vos relations fournisseurs.
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