L'art de négocier des contrats événementiels

Parfois, décrocher un contrat pour un événement peut ressembler à une véritable partie de poker à enjeux élevés.

Entre la négociation de meilleurs tarifs pour les lieux, la gestion de budgets serrés et l’alignement des attentes des parties prenantes, les défis sont nombreux et complexes.

Et pourtant, de bonnes compétences en négociation sont essentielles pour tout organisateur d’événements.

Plongeons ensemble dans les obstacles classiques rencontrés dans la gestion d’événements, et découvrons comment la maîtrise de la négociation peut transformer vos projets en réussites fluides et efficaces.

Le rôle des cartes virtuelles dans la négociation

Les cartes virtuelles sont comme des versions numériques de vos cartes bancaires habituelles, conçues pour des achats spécifiques ou un usage à court terme.

Elles offrent un moyen sécurisé, pratique et flexible pour effectuer des paiements dans de nombreux secteurs.

Lorsqu’il s’agit de négocier des contrats pour des événements, les cartes virtuelles se révèlent particulièrement utiles : elles simplifient le processus de paiement et allègent les tâches administratives chronophages.

Voici comment elles peuvent vous aider dans vos négociations :

• Paiement immédiat
  Les cartes virtuelles permettent de payer fournisseurs et prestataires instantanément, rendant les transactions rapides, fluides et sans tracas. Cet aspect est un atout majeur lors de la négociation de contrats : il renforce la fiabilité perçue et la confiance dans vos relations partenaires.
  
  
• Sécurité renforcée
  Les cartes virtuelles génèrent un numéro unique pour chaque transaction, réduisant considérablement les risques de fraude ou d’utilisation non autorisée — un point crucial lorsqu’on traite avec plusieurs prestataires et des montants importants.
  
  
• Réconciliation simplifiée
  Avec les cartes virtuelles, le suivi des dépenses et le rapprochement des paiements deviennent plus simples. Chaque transaction est traçable, ce qui aide les organisateurs à tenir une comptabilité précise et à fluidifier les audits.
  
  
• Plafonds de dépenses personnalisés
  Il est possible de définir des plafonds de dépenses spécifiques pour chaque carte virtuelle. Cela permet de garder le contrôle budgétaire et d’éviter les dépassements, essentiels pour une bonne gestion financière.
  
  
• Reporting automatisé
  Les cartes virtuelles intègrent souvent des fonctionnalités avancées de reporting qui catégorisent automatiquement les dépenses et génèrent des rapports détaillés. Moins de paperasse, plus de temps pour se concentrer sur l’essentiel.
  
  

Cartes virtuelles : championnes de la collecte de données

De nos jours, disposer de données détaillées est une arme secrète, notamment dans les négociations liées aux événements.

Voici pourquoi :

• Meilleur suivi des dépenses et plus de transparence
  
  Les cartes virtuelles offrent un enregistrement clair et détaillé de chaque paiement : montant, date, bénéficiaire.
  
  

  Cela facilite le suivi des dépenses et garantit une transparence totale. Vous disposez d’une vision complète de vos flux financiers — essentielle pour une comptabilité fiable. Et vous pouvez identifier rapidement toute anomalie ou dépense inhabituelle.

• Des données plus précises sur vos habitudes d’achat
  
  

  Avec les cartes virtuelles, vous accédez à des données précises sur vos habitudes de dépense — un véritable levier en négociation.

  Savoir exactement combien vous avez dépensé pour la restauration, les transports ou les lieux de réception vous permet d’identifier des pistes d’optimisation, et d’utiliser votre pouvoir d’achat pour obtenir de meilleures conditions.

  Ces informations détaillées vous donnent un net avantage pour renégocier les prix ou les prestations.

Étude de cas : réduire les coûts de restauration grâce aux données des cartes virtuelles

Voici un exemple concret de l’utilisation des cartes virtuelles et des données :

Imaginez que vous dirigiez un cabinet de conseil de taille moyenne, qui organise régulièrement des réunions internes et des rendez-vous clients. Vous constatez une hausse des coûts de restauration. Grâce aux cartes virtuelles, vous collectez les données de transactions sur six mois. Ces données montrent des habitudes de dépenses telles que des commandes fréquentes pour des réunions d'équipe hebdomadaires, des réunions de direction mensuelles et des workshops trimestriels avec les clients.

Le constat

À partir de vos données détaillées, vous constatez des dépenses élevées liées aux réunions de management mensuelles, qui engendrent systématiquement des frais importants pour les déjeuners.

Certains prestataires sont utilisés de manière répétée en raison de la qualité et de la fiabilité de leurs services. Les données collectées incluent les montants des transactions, indiquant combien est dépensé par événement et par fournisseur. Elles couvrent également les dates d’achat, les informations sur les prestataires (quels prestataires sont sollicités et à quelle fréquence), ainsi que les catégories de dépenses (types de repas et services achetés).

En analysant ces données, vous remarquez que les réunions de management mensuelles représentent à elles seules 30 % du budget total de restauration, avec un coût d’environ 1 200 € par déjeuner. De plus, une part importante est consacrée à des options haut de gamme, qui ne sont pas forcément nécessaires pour chaque réunion.

La solution

Munis de ces données précises, vous prenez contact avec votre principal prestataire de restauration. Vous mettez en avant la régularité de vos commandes et proposez plusieurs pistes pour optimiser les coûts.

Tout d’abord, vous suggérez de négocier une remise pour commande groupée, en regroupant les déjeuners de tout un mois, compte tenu de la récurrence de vos besoins.

Ensuite, vous optez pour des menus plus économiques pour les réunions internes, en réservant les options premium aux événements clients.

Enfin, vous proposez la mise en place d’un contrat à long terme en échange de tarifs préférentiels.

Le résultat

Grâce à cette approche fondée sur les données, vous parvenez à négocier une réduction de 15 % sur les coûts de restauration. Cela représente une économie de 180 € par réunion mensuelle, soit 2 160 € par an.

Non seulement vous réduisez les dépenses, mais vous renforcez aussi la relation avec votre fournisseur, qui devient d’autant plus engagé à vous offrir un service de qualité.

Les solutions AirPlus pour optimiser vos négociations

AirPlus propose une gamme de solutions pour faciliter et renforcer vos négociations contractuelles.

En combinant paiements centralisés et sécurisés avec une analyse fine des données, nos solutions vous aident à négocier avec assurance.

Voici comment nous pouvons vous aider :

• Des paiements centralisés et sécurisés
  
  AirPlus centralise tous vos paiements et garantit leur sécurité et leur ponctualité. Cette fiabilité améliore vos relations fournisseurs.
  
  

  Quand vos prestataires savent qu’ils seront payés à temps, ils sont plus enclins à vous proposer des conditions avantageuses : priorité dans les prestations, remises exclusives, clauses préférentielles...

• Des insights fondés sur la donnée
  
  

  AirPlus vous fournit également des données de facturation détaillées pour des négociations plus éclairées.

  Vous voyez précisément où part votre budget, ce qui vous aide à identifier les leviers d’économies. Connaître vos habitudes de dépenses vous permet également de trouver des idées de négociation créatives, comme regrouper des services ou établir des contrats à long terme qui conviennent à la fois à vous et à vos fournisseurs.

Cartes virtuelles et données : vos alliées en négociation ?

Les cartes virtuelles, associées à des données précises, peuvent transformer votre manière de négocier.

Vous bénéficiez de paiements rapides, d’une vision claire des dépenses et de nouvelles opportunités d’économies — autant d’atouts pour renforcer vos relations fournisseurs.

Envie d’échanger plus en détail sur vos challenges en matière de négociation ? Contactez nos experts pour en discuter !